Professionele keukens digitaliseren in snel tempo. De grote vraag is: wat is het juiste moment om te investeren in software voor de keuken?
Wanneer ruil je Excel en pen en papier in voor gespecialiseerde tools? Uit gesprekken met honderden horeca-professionals distilleerden we acht groeipijnen waarvoor food management software een oplossing biedt.
Wat is food management software?
Food management software ondersteunt horeca-keukens door de back-of-house te digitaliseren en bepaalde taken te automatiseren.
Het resultaat is winst op vlak van tijd en efficiëntie.
Het voordeel van een compleet food management platform is dat je met één dashboard alle keukenprocessen beheert:
- voorraadbeheer,
- receptbeheer,
- bestellen,
- kostprijsberekening,
- margecontrole en
- allergenenbeheer.
Maar, vanaf wanneer is het interessant om over te schakelen?
Herken je deze signalen?
Dan is het tijd voor food management software:
- De impact van iemand die opstapt is enorm (elke keer weer)
- Je kent je marges niet (of kan ze niet controleren)
- Je verliest geld aan voorraadbeheer
- Bestellen is tijdrovend
- Allergenen en voedingswaarden houden je uit je slaap
- Je opent een tweede of meerdere vestigingen
- Je bent niet zeker van de consistentie in elke locatie
- Je schakelt voortdurend tussen softwarepakketten (en geeft overal dezelfde gegevens in)
1. De impact van iemand die opstapt is enorm (elke keer weer)
Knaagt de angst dat een vaste medewerker opstapt? Kopzorgen als personeel ziek wordt? Als ondernemer tast je vaak in het duister over het werk op de vloer. Als je meerdere vestigingen beheert, groeit die onzekerheid exponentieel.
- Zijn de sauzen gemaakt?
- Is de voorraad geteld?
- Waar is het inkooporder voor de levering van morgen?
Je bent afhankelijk van medewerkers. Dat maak je business kwetsbaar. Goed horecapersoneel vinden is sowieso ontzettend moeilijk. Als iemand weggaat begin je elke keer weer van vooraf aan. Kennis en ervaring gaan verloren. Het duurt een hele tijd voor een nieuwe collega ingewerkt is.
Met een food management systeem begin je nooit van nul. Bij een personeelswissel gaat er niets verloren. Het houdt alles bij: bestellingen, voorraad, recepturen, kostprijsberekeningen, marge controles… alles zit in één systeem.
2. Je kent je marges niet (of kan ze niet controleren)
Hoeveel verdien je op een dame blanche? Is het 2 euro, 5 euro of helemaal niets?
Kostcontrole is, naast het vinden van personeel, de grootste uitdaging voor elke horeca-onderneming.
Toch blijft foodcostberekening in veel bedrijven giswerk. Begrijpelijk, want er zijn veel parameters en het lijkt alsof je de kosten nooit volledig in kaart kan brengen.
Het is verleidelijk om gemiddelden te gebruiken of bepaalde kosten weg te laten (hoelang duurt het om die dame blanche te maken?).
Het akelige is dat je daardoor nooit weet hoeveel elk item op de kaart opbrengt. En je kan niet controleren of de winst stabiel is.
Nauwkeurigheid maakt het verschil.
Food management software automatiseert kostprijsberekening. Op basis van recepten en aankopen rekent het systeem een nauwkeurige kostprijs per portie.
Dat is één zorg minder.
Je geeft eenmaal de parameters in, daarna doet de software alles voor jou. Verandert de prijs van een ingrediënt dan rekent het systeem die verandering automatisch door in al je recepten.
Om te groeien is grip op foodcost de belangrijkste voorwaarde.
Een scherpe foodcost biedt een betrouwbare basis voor je marges. Food management software volgt automatisch op of je die marges ook haalt. Zo kan je snel ingrijpen als de winst begint te dalen
3. Je verliest geld aan voorraadbeheer
Voelt de voorraad aan als een zwart gat? Je bestelt iedere dag, maar wat er daarna gebeurt is een groot vraagteken. De ene keer moet je gasten op een gewone dinsdag teleurstellen en de andere keer puilt de afvalcontainer uit.
Voorraadbeheer is je financiële hoeksteen. Op ieder ogenblik zit er kapitaal vast in de stock.
Je wil dus genoeg in voorraad hebben voor piekmomenten, maar zeker niet te veel.
Voorraad is bovendien vluchtig. De samenstelling verandert bij elke verkoop. Dat maakt het moeilijk om bij te houden. Een dagelijkse telling is vaak de enige manier om het overzicht te behouden, maar dat vraagt tijd. Tijd die je wellicht niet hebt.
Dankzij de koppeling met je POS past food management software de stock automatisch aan. Je vraagt een statusrapport op met een druk op de knop.
Als je food management systeem gekoppeld is met je kassasysteem dan wordt de voorraad bij elke verkoop automatisch aangepast. Zo weet je op elk moment hoe groot de voorraad is, zonder dat er kostbare tijd verloren gaat aan tellingen.
4. Bestellen is tijdrovend
Herken je deze situatie?
Na de mise-en-place tel je de stock en vink je alles af in je ingrediëntenboek. Daarna open je de laptop en noteer je de bestellingen. De ene leverancier verwacht een mail, bij de andere geef je alles in de webshop in en bij een derde geef je de bestelling telefonisch door. Af en toe gaat er zelfs nog een fax de deur uit.
Bestellen is omslachtig. Als head chef ben je snel een uur per dag kwijt.
Met food management software is het in vijf minuten geklaard. Je slaat de tijdrovende onderdelen grotendeels over omdat het meeste automatisch verloopt. Op basis van je digitale stockstatus creëert het systeem een bestelsuggestie. Die moet je enkel nakijken en bevestigen. Vervolgens stuurt de software de bestelling naar de juiste leverancier.
Horeca-ondernemers winnen tijd, dankzij slimme bestelsuggesties.
5. Allergenen en voedingswaarden houden je uit je slaap
Allergenen en voedingsinfo zijn in snel tempo vaste waarden geworden in de horeca. Maar het beheer ervan bezorgt de gemiddelde horecaondernemer nogal wat kopzorgen.
Een goede organisatie is noodzakelijk om gasten steeds de juiste informatie te kunnen geven. Zeker als de kaart verandert of recepten aangepast worden.
Food management software bewaart al je ingrediënten en gaat in officiële databanken na welke allergenen je recepten bevatten en wat de voedingswaarden zijn.
Verandert je recept – een nieuwe saus of andere groente – dan wordt de voedingsinfo meteen aangepast.
Elke locatie heeft op elk ogenblik toegang tot de meest recente voedingsdata.
Hebben gasten een vraag? Geen probleem, je medewerkers kunnen onmiddellijk op hun tablet nakijken wat de voedingswaarden zijn en een label printen.
Het up-to-date houden van de allergenen info bij je recepten is een doorlopende opdracht. Een food management systeem voert die taak automatisch uit.
6. Je opent een tweede of meerdere vestigingen
Bij de opening van een tweede vestiging is food management software een must. Ongeacht of schaalvergroting deel uit maakt van je businessplan of dat het een natuurlijk gevolg is van groei.
De reden: controle.
Controle is nodig, want je beheert de keuken niet zelf, maar laat het over aan anderen.
Drie uitdagingen presenteren zich onmiddellijk bij de opening van een tweede locatie:
- Hoe behoud je het overzicht?
- Hoe geef je jouw ervaring door aan nieuwe medewerkers?
- Hoe zorg je ervoor dat medewerkers op locatie efficiënt werken?
Het antwoord is: standaardprocedures. Ze garanderen dat elke vestiging beheerd wordt zoals jij gepland had. Met food management software ontwikkel je standaardprocedures voor elke locatie. De software is een bibliotheek, logboek, draaiboek en krachtige rekenmachine voor je onderneming.
7. Je bent niet zeker van de consistentie in elke locatie
Consistentie is cruciaal bij de uitbouw van een hospitality-merk. Als je verschillende locaties beheert dan verwachten gasten overal dezelfde kwaliteit en herkenbare smaken. Bij het openen van een tweede of meerdere locaties is consistentie de eerste uitdaging.
Dat vraagt een nauwkeurige opvolging. Het trainen van medewerkers kost tijd. Zeker voor de executive chef die heen en weer reist tussen de locaties. De opleiding moet zo efficiënt mogelijk gebeuren. Anders lopen de reiskosten op en dat vreet aan de marges.
En dan is er nog een fysiek probleem. Je kan eenvoudigweg niet overal op hetzelfde moment aanwezig te zijn.
Food management software garandeert consistentie. De centrale bibliotheek met recepten en bereidingswijzen is toegankelijk vanop elke locatie. Executive chefs voegen vanuit hun thuisbasis bereidingsvideo’s, foto’s en gedetailleerde beschrijvingen toe. Chefs wereldwijd hebben op hetzelfde moment toegang tot de methodologie en kunnen meteen aan de slag.
8. Je schakelt voortdurend tussen softwarepakketten (en geeft overal dezelfde gegevens in)
Je gebruikt al software om keukenprocessen in goede banen te leiden. Perfect: een professionele keuken kan niet zonder een kassasysteem en aanvullende software.
Een krachtig food management systeem integreert de data uit die tools om je diepgaandere inzichten te presenteren.
Een goed voorbeeld is hoe de verkoopgegevens uit je kassasysteem de voorraad up-to-date helpen houden. Of hoe software voor personeelsplanning je kostprijsberekening exacter maakt door actuele loonkosten toe te voegen.
Daarnaast bestaan er heel wat systemen die keukenprocessen professionaliseren:
- Bestelsystemen van leveranciers
- Websites om allergenen en voedingswaarden te vergelijken
- Sales analytics
- Software om food cost te berekenen
- Systemen voor voorraadbeheer
Het nadeel is dat deze systemen onafhankelijk van elkaar werken. Ze lossen een specifiek probleem op, maar beantwoorden niet alle vragen. Je bent verplicht om iedere keer je recepten en andere gegevens in te voeren. Dat kost tijd. Veel tijd.
Food management software brengt alle data samen. Je beheert alle keukenprocessen vanuit één dashboard. Van recept tot bestellen, alles zit samen in één platform. Dat werkt prettig en nauwkeurig. Het dashboard biedt diepgravende inzichten en levert een grote tijdswinst op.
Conclusie
Food management software vangt de uitdagingen op die horen bij groei. Hierdoor win je tijd, kun je efficiënter werken en vergroot je je marges.
Nieuws en handige tips, speciaal voor jou.
Alle tools om jouw onderneming te groeien, direct in je inbox.
