Accounting in de hospitality industrie: haal alles eruit wat erin zit

Realtime inzicht in financiële resultaten is key voor hospitality ondernemers die hun bedrijf goed willen managen. Nu zijn er legio accountancy oplossingen voorhanden die vaak goed toepasbaar zijn in verschillende industrieën en bedrijven. Maar de hospitality industrie is andere koek! Waarom? Simpel: de complexiteit van de data. 

Behalve de normale inkomsten en uitgaven moet je als hospitality ondernemer rekening houden met veel andere zaken, zoals verschillende kamertarieven, extra kosten per kamer, bezettingsgraad, upgrades, en minibars. Hoe kun je dit het beste organiseren? We lichten een paar manieren uit hoe een hotel omzet genegeerd en laten met een stappenplan zien hoe je alles uit je accounting kunt halen.

Omzet genereren in de hospitality industrie

Hotels genereren op verschillende manieren omzet. De omzet van hotelkamers hangt af van de kamertarieven en de bezettingsgraad. Beiden fluctueren, afhankelijk van het seizoen. De bezettingsgraad, die wordt uitgedrukt in een percentage, laat zien hoeveel kamers er bezet zijn ten opzichte van het totaal aantal kamers. De hoogte van hotelkamerprijzen varieert, afhankelijk van de dag van de week of de tijd van het jaar. 

Veel hotels genereren ook omzet door restaurant- en barverkopen, vergaderzaalverhuur, en verkopen door drank- en snackapparaten.

Al deze inkomstenstromen worden apart geregistreerd in hotel accounting om zo een beter beeld te krijgen welke activiteiten het meest winstgevend zijn. Een extra service die weinig tot niets oplevert zou je daarom kunnen afschaffen, tenzij deze er juist voor zorgt dat je gasten gebruik maken van andere diensten die wél winstgevend zijn. Dit is een constante afweging en een beslissing die je alleen kunt maken als je verschillende informatie combineert. 

Koppel relevante data en maak de juiste beslissingen

Voor managers is het belangrijk om zoveel mogelijk informatie over deze inkomstenstromen te verzamelen en te koppelen, om zo de juiste beslissingen te kunnen maken. In de drukke hospitality industrie is het cruciaal om de juiste sturingsinformatie te krijgen zonder veel tijd kwijt te zijn aan administratieve werkzaamheden. Een goede hospitality accounting oplossing, die de informatie van het PMS (Hotel Property Management System), het kassasysteem en de financiële bedrijfssoftware koppelt, kan je daarbij helpen.  

Stappenplan om alles uit je accounting te halen

Stap 1. Krijg inzicht in jouw bedrijf

Om een goede geautomatiseerde hospitality accounting oplossing te implementeren moet je eerst een goed inzicht krijgen in je bedrijf. Stel jezelf daarom de volgende vragen: wat is jouw bedrijfs- en administratieflow? Via welke dagboeken verwerk je de informatie? Wil je alle zalen met kostenplaatsen in de administratie of wil ze het juist comprimeren? Wil je splitsingen aanbrengen in verschillende betaalmogelijkheden? Bepaal wat voor jou belangrijk is en spendeer extra tijd aan deze stap – het betaalt zich later dubbel en dwars uit. 

Stap 2. Automatiseer het administratieve proces

In restaurants en hotels wordt veel informatie verzameld in de kassasystemen. Zodra je gaat automatiseren wordt er een software koppeling gemaakt waarmee deze (financiële) informatie dagelijks wordt opgehaald. Vervolgens wordt deze informatie vertaald in één of meerdere journaalposten om uiteindelijk in de administratie gezet te worden. Door de automatisering heb je er geen omkijken meer naar. Welke informatie en welke journaalposten hangt af van de antwoorden die je in stap 1 hebt gegeven.

Stap 3: Krijg relevante inzichten 

Zodra stap 1 en 2 zijn doorlopen is het kassasysteem en de administratie op elkaar afgestemd. Een accounting software die één centrale database heeft waar je alle informatie uit verschillende systemen en pakketten kunt opslaan, zorgt ervoor dat je beschikt over overzichten met relevante informatie. Deze overzichten helpen bij de sturing van jouw bedrijfsprocessen.

Ideaal gezien kun je als hotel- of restaurantmanager met gerichte zoekopdrachten alle gewenste overzichten uit deze database halen – tot weerdata en vakantiedagen aan toe. 

Een accounting oplossing die verbanden legt 

Een accounting oplossing dat verbanden legt, geeft je inzichten en daardoor directe invloed op je bedrijfsresultaten. Als manager kun je bijvoorbeeld makkelijk een overzicht opvragen waarin je de bezettingsgraad en de omzet van diverse zalen van de afgelopen maand ziet. Dit kun je vergelijken met de begroting of data van een jaar eerder. Je krijgt daardoor een goede indicatie hoeveel personeel je nodig hebt en hoeveel eten en drinken je moet inkopen voor de zalen. 

Elk systeem dat gebruikt wordt in de hospitality industrie bevat specifieke data en overzichten die je kunt opvragen, maar je krijgt pas een totaaloverzicht als je die data met elkaar kunt combineren en verbanden kunt leggen. Een hospitality accounting oplossing die jou daarbij helpt is goud waard!