Zo bereken je het personeelsverloop van je restaurant

De horecasector wordt geplaagd door een hoog personeelsverloop. In de Nederland heeft het verloop in de horeca zelfs een recordhoogte van 40% bereikt, zo blijkt uit een onderzoek van ABN Amro. Dit kost de branche per jaar 1,4 miljard euro.

Als je medewerkers steeds na korte tijd vertrekken, ben je voortdurend bezig ze te vervangen. Dat is een dure aangelegenheid, die bovendien van invloed is op het teamgevoel, de betrokkenheid en de prestaties van je medewerkers.

Maar kennis is macht als het aankomt op het verlagen van het hoge personeelsverloop.

Je kunt je personeelsverloop pas aanpakken als je precies weet hoe hoog het is in jouw zaak. In deze blog over personeelsverloop komen de volgende onderwerpen aan bod:

• Wat bedoelen we met personeelsverloop?
• Waarom is een hoog personeelsverloop een probleem?
• Waarom is het goed te weten hoe hoog je personeelsverloop is en waarom ze vertrekken?
• Hoe bereken je het personeelsverloop van je restaurant?
• Drie maatregelen om het personeelsverloop te beperken

Wat bedoelen we met personeelsverloop en waarom is een hoog personeelsverloop een probleem in de horecasector?

Met het personeelsverloop wordt aangegeven hoeveel medewerkers binnen een bepaalde periode worden ontslagen of zelf ontslag nemen. Verderop in dit artikel geven we je een simpele formule waarmee je het personeelsverloop van je restaurant kunt berekenen.

In Nederland is het jaarlijkse personeelsverloop in de horeca opgelopen tot 40%. Dat betekent dat er binnen één jaar voor bijna de helft van de restaurantmedewerkers een vervanger moet worden gezocht.

Een hoog personeelsverloop is een probleem voor de horecasector, en wel om de volgende redenen:

Een hoog personeelsverloop kost veel geld

Het kost een horecazaak gemiddeld 42.000 euro in 2019 om horecamedewerkers te vervangen, dat is ongeveer 6% van de totale omzet. Hoe zit dat?

Elke stap van het wervingsproces gaat gepaard met kosten: verlies van productiviteit, een vacature plaatsen, sollicitatiebrieven doorspitten, sollicitatiegesprekken voeren, medewerkers inwerken en trainen. 

Restaurants investeren tijd, geld en moeite in nieuwe medewerkers die waarschijnlijk al snel weer vertrekken. Het gemiddelde dienstverband van een horecamedewerker bij dezelfde werkgever duurt 2,5 jaar, afhankelijk van de opleiding en de leeftijd. Maar het is zorgelijk dat van het personeel met een vakopleiding, nog maar 47% na een half jaar in de branche werkt. Juist deze mensen kosten een horecazaak minder geld, omdat ze over de nodige skills beschikken en geen lange training nodig hebben. 

Het geld dat je nu kwijt bent aan het hoge personeelsverloop zou je ook kunnen investeren  in manieren om je bedrijf te laten groeien in plaats van het met moeite draaiende houden.

Een hoog personeelsverloop is nadelig voor de werksfeer

Medewerkers die maar kortstondig bij je werken, voelen niet de behoefte hun collega’s te leren kennen. Uit onderzoek blijkt echter dat het scheppen van een gemoedelijke werksfeer tot betere resultaten leidt. 

Een hoog personeelsverloop verlaagt je omzet

Het hoge personeelsverloop kost bedrijven in de horecasector veel geld en heeft nadelige gevolgen voor de bedrijfscultuur en de resultaten. Zonder teamgevoel krijgen je medewerkers niet de indruk dat ze op hun plaats zijn binnen je bedrijf.

Medewerkers die zich in hoge mate betrokken voelen bij je restaurant, zetten een tandje bij en overtreffen de verwachtingen, waardoor ze een hogere omzet genereren. 

Waarom is het goed te weten hoe hoog je personeelsverloop is en waarom ze vertrekken?

Je weet nu hoe het personeelsverloop van invloed is op de horecasector, maar weet je ook wat de gevolgen zijn voor jouw restaurant? Dat hoge jaarcijfer van 40% is zorgwekkend, maar wat is de stand van zaken in jouw bedrijf? Pas als je weet hoe hoog je personeelsverloop is, kun je er iets aan doen.

Waarom? Omdat informatie over je huidige personeelsverloop je een referentiepunt biedt waarmee je je toekomstige personeelsverloop kunt vergelijken.

Stel dat je hebt berekend dat je huidige personeelsverloop 25% is. Dat lijkt laag vergeleken met het gemiddelde voor de sector, dus doe je niets om het personeelsverloop in te perken. Maar door deze lakse houding ontdek je een jaar later dat je personeelsverloop is gestegen tot 50%. 

Door het verloop in de gaten te houden, kun je achterhalen waarom medewerkers vertrekken. Vaak zijn dit een van de belangrijkste redenen:

• Ontevreden over salaris
• Hoge werkdruk
• Matige begeleiding bij aanvang baan
• Gebrek aan doorgroeimogelijkheden
• Waardering voor flexibiliteit

Zodra je de reden weet kun je maatregelen treffen om een hoger verloop te voorkomen.

Hoe bereken je het personeelsverloop van je restaurant (met voorbeelden)?

Dit is ‘m dan, de formule voor het berekenen van het personeelsverloop van je restaurant:

Eerst kies je een periode waarover je het personeelsverloop wilt berekenen. Kies bijvoorbeeld een periode van een jaar als je je cijfers wilt vergelijken met het gemiddelde voor de sector. Bekijk je personeelsverloop daarna elke maand of elk kwartaal om te zien hoe het cijfer zich gedurende het jaar heeft ontwikkeld.

Stel dat je je jaarlijkse personeelsverloop wilt berekenen. Daarvoor tel je hoeveel medewerkers in dat jaar bij je restaurant zijn weggegaan.

Laten we zeggen dat er 15 medewerkers zijn ontslagen of ontslag hebben genomen in 2019. 

Nu moet je het gemiddelde aantal medewerkers in 2019 berekenen.

Stel dat je in 2019 begon met 6 medewerkers. Aan het einde van 2019 waren dat er 10.

Met die cijfers kun je het gemiddelde aantal medewerkers van je restaurant als volgt berekenen:

Dus: in 2019 vertrokken 15 medewerkers bij je restaurant en had je een gemiddelde van 8 medewerkers voor het hele jaar.

Nu gaan we het personeelsverloop van 2019 berekenen:

Oei! Je personeelsverloop is veel hoger dan het nationale gemiddelde. Hoe komt dat? 

Laten we het maandelijkse personeelsverloop van je restaurant eens bekijken; misschien is er een opvallend slechte maand te ontdekken.

Hoe bereken je het maandelijkse personeelsverloop?

Je herinnert je dat er in april 3 collega’s vertrokken en dat je in die maand een gemiddelde van 7 medewerkers had.

In april bedroeg het personeelsverloop dus 42%; dat is vrij laag vergeleken met het jaarlijkse personeelsverloop van 187%. 

Nu bekijk je december, een maand waarin al je medewerkers ontslag namen omdat ze niet zelf mochten bepalen wanneer ze zouden werken tijdens de feestdagen.

In december namen er 8 medewerkers ontslag en had je een gemiddelde van 4 medewerkers. Het personeelsverloop in december was 200%; dat zou wel eens de reden van je hoge jaarlijkse personeelsverloop kunnen zijn.

Gebruik HRM-software om het verloop in je restaurant in de gaten te houden

Het berekenen van het personeelsverloop in je restaurant is vrij eenvoudig, maar je moet wel goed bijhouden hoeveel mensen er vertrokken en hoeveel mensen je aannam.

Je kunt dit proces automatiseren met HRM-software die gegevens automatisch synchroniseert met je kassasysteem. Het grootste voordeel? Je kunt precies zien wie je medewerkers zijn, wanneer ze moeten werken en wat je ze moet betalen.

In tegenstelling tot een Excel-bestand kan HRM-software je helpen werkzaamheden, tijd en aanwezigheid, planning en HR-taken te beheren en te automatiseren.

Bij Lightspeed zijn we fan van Shift Base, omdat deze software planning, gewerkte uren en HR-beheer combineert in één HRM-oplossing.

Met dit platform maak je makkelijk werkroosters door het slepen van diensten op basis van een ingestelde bezetting, vaardigheden, verwachte omzet en verwachte personeelskosten.

Een ander personeelsplanningplatform dat inspeelt op het personeelstekort is L1nda. Met L1NDA Connect linken zij mensen die werk zoeken in de horeca direct met werkgevers, zonder een tussenpersoon. Dit versimpelt het vinden van nieuw personeel. 

Er zijn natuurlijk nog tal van andere fantastische HRM-platforms die je kunt integreren met je kassasysteem. Kijk bijvoorbeeld eens naar deze lijst:

• Planday
• Horeko
• Nostradamus

Drie maatregelen om het personeelsverloop in je restaurant te beperken

Nu je weet hoe je het personeelsverloop van je restaurant kunt berekenen, is het tijd aandacht te besteden aan de pieken in het verloop.

Met de volgende simpele tips kun je het personeelsverloop in je restaurant beperken:

1. Vraag feedback

Houd exitgesprekken met alle werknemers die vertrekken om inzicht te krijgen in hun redenen om ontslag te nemen. Gebruik die feedback om je HR-beleid te verbeteren.

Het is natuurlijk verleidelijk om je tijdens zo’n gesprek te verdedigen, maar het is verstandiger te luisteren naar je vertrekkende medewerker. Vraag hem of haar om eerlijk te zijn en gebruik de antwoorden om de verbeteringen door te voeren voor je resterende medewerkers.

Waarschijnlijk kun je die vertrekkende medewerker niet meer op andere gedachten brengen, maar door te luisteren en de feedback ter harte te nemen, kun je misschien wel voorkomen dat andere medewerkers binnenkort ook hun ontslag indienen.

Exitgesprekken zijn slechts een deel van een oplossing. Als je je medewerkers om feedback vraagt nadat ze hun ontslag al hebben ingediend, kun je niets meer doen om ze toch bij je te houden.

Het is dan ook verstandig regelmatig om feedback te vragen. Vraag je medewerkers hoe het met ze gaat en of zij nog tips en ideeën hebben. Doe dat tijdens teamvergaderingen en persoonlijke gesprekken. Misschien komen er problemen aan het licht waarvan je helemaal geen weet had.

Misschien ontdek je dat je obers (zelfs de allerbeste) het lastig vinden uitleg te geven over de items op je menukaart. Ga dan niet voor de makkelijke weg door de schuld te zoeken bij hun onkunde, maar organiseer proeverijen voor nieuwe medewerkers en serveer nieuwe gerechten aan je personeel voordat hun dienst begint. Laat je chef-kok uitleg geven over de ingrediënten en herkomst.

Of misschien krijg je te horen dat de keuken de bestellingen bijna niet kan bijbenen door je verouderde ticketsysteem. Dat is niet alleen van invloed op je koks, maar ook op de doorstroming in je restaurant. Op basis van die feedback kun je investeren in een Kitchen Display System (KDS) dat ervoor zorgt dat bestellingen meteen worden doorgestuurd naar het juiste deel van je keuken.

Beschouw feedback als een mogelijkheid tot verbetering, dan kun je de band met je medewerkers versterken en de werksfeer verbeteren. Daardoor daalt je personeelsverloop en verbeter je je omzet en inkomsten.

2. Vergroot de betrokkenheid

Je kunt het personeelsverloop ook beperken door je medewerkers enthousiaster te maken over hun werk. Enthousiaste medewerkers voelen zich meer betrokken bij hun werkgever en zullen minder snel hun ontslag indienen dan ongeïnteresseerde medewerkers.

Met de volgende tips vergroot je het enthousiasme onder je medewerkers:

Creëer groeikansen

Investeer in de toekomst van je personeel via opleidings- en groeimogelijkheden. Geef promoties aan de beste medewerkers. Ontwikkel een managementtraining zodat je medewerkers hun baan zien als een carrière, niet als een tussenstop in hun loopbaantraject.

Bied een concurrerend salaris en/of gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden

Nederland telt meer dan vijftigduizend eet- en drinkgelegenheden. Als je medewerkers niet genoeg verdienen met hun salaris en fooien, gaan ze al snel op zoek naar een andere baan waar ze meer betaald krijgen.

Houd je medewerkers bij je door ze een concurrerend salaris te bieden. Zoek uit wat andere restaurants in je omgeving hun personeel betalen en bied je medewerkers een vergelijkbaar (of hoger) salaris en een gunstige fooienregeling. 

Kun je je medewerkers niet meer betalen dan de concurrentie, houd ze dan tevreden met gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk aan meer vakantiedagen of andere voordelen die andere restaurants niet bieden. Of bied flexibele diensten en opleidingsmogelijkheden.

Zorg voor een familiegevoel

Mensen worden gelukkig als ze mogen werken met fijne collega’s. Als je medewerkers het gevoel hebben deel uit te maken van een familie, zijn ze minder snel geneigd te vertrekken. Met leuke activiteiten als gezamenlijke maaltijden en evenementen buiten werktijd zorg je voor een gevoel van saamhorigheid.

Maak een goede planning

Geef medewerkers de kans om vrije dagen aan te vragen en kom ze zoveel mogelijk tegemoet. Als je medewerkers door hun werk in de knel komen met hun gezin, opleiding of andere belangrijke levenszaken, zullen ze al snel op zoek gaan naar een andere baan.

3. Wees gul met erkenning

Het salaris is natuurlijk een bepalende factor voor de tevredenheid van je medewerkers, maar wist je dat erkenning ook erg belangrijk is?

Onthoud daarbij de gouden regel: waardeer in het openbaar, geef kritiek één op één.

Medewerkers die merken dat je het ziet als ze hun werk goed doen, presteren beter en zullen minder snel hun ontslag indienen. Positieve bevestiging is een ontzettend krachtige motivator en voorspeller van toekomstige performance.

Erkenning van je medewerkers hoeft niet moeilijk te zijn; spreek tijdens een teambespreking je waardering uit voor die medewerker die altijd 110% geeft of kies een medewerker van de maand.

Het gaat erom dat je je medewerkers een goed gevoel geeft en dat je laat zien dat je hun harde werk op prijs stelt. Met een klein beetje erkenning voor medewerkers die hun werk goed doen, kom je een heel eind.

In het kort: het personeelsverloop van je restaurant beperken

Het valt niet mee om de juiste mensen voor je restaurant te vinden; niet voor niets is het personeelsverloop in de horeca ontzettend hoog. Maar als je weet wat het verloop in je restaurant is, kun je gericht actie ondernemen om het te beperken.

Bereken het personeelsverloop in verschillende periodes om de ontwikkeling te volgen. Zie je dat het verloop te hoog wordt, onderneem dan actie om de schade te beperken. Laat je waardering blijken aan medewerkers die hun werk goed doen, pas verschillende tactieken toe om hun betrokkenheid te vergroten en vraag om feedback; zo houd je grip op je personeelsverloop.