Boekhouding voor horeca eenvoudig uitgelegd

Boekhouding. Voor velen een vreemd, complex en cijfermatig concept. Niet onmiddellijk iets waar de doorsnee horecaondernemer graag mee bezig is. Gelukkig hebben we daarom ook boekhouders. Maar dan nog is het voor veel horecaondernemers frustrerend om elk kwartaal simpelweg te horen  hoeveel btw en belastingen ze moeten betalen. Voor velen staat boekhouding in de horeca daarom ook gelijk aan betalen, terwijl het opvallend genoeg vooral bedoeld is om geld te besparen. Really?

Really. Om dat beter te kunnen begrijpen, moeten we wat dieper duiken in de basisbegrippen van boekhouding voor horeca. 

Navigeer naar één van de belangrijke begrippen voor boekhouding in de horeca:

• Variabele onkosten
• Vaste onkosten
• Omzet
• Break-evenpunt
• Bruto- & nettowinst
• Facturen en creditnota’s
• Balans
• Vaste & vlottende activa
• Passiva
• Winst- en verliesrekening
• Belastingen

Belangrijke financiële gegevens voor restaurants

Een horecazaak draait zoals elke andere onderneming: er komt geld binnen en er gaat geld naar buiten. De belangrijkste financiële gegevens voor restaurants zijn dan ook te herleiden tot twee categorieën: onkosten en winst. Binnen deze twee groepen in boekhouding voor de horeca bestaan er een hoop termen die wel wat toelichting verdienen. De voornaamste termen vind je hieronder. 

Onkosten

Onkosten zijn alomtegenwoordig in de horeca. Evengoed wordt in horeca boekhouding een onderscheid gemaakt tussen variabele onkosten en vaste of constante onkosten.

Variabele onkosten

Variabele onkosten zijn onkosten die kunnen stijgen of dalen naargelang de “productie”. Op kalmere dagen werkt je personeel mogelijk minder uren, terwijl drukke dagen vaak tot langere uren leiden – wat hun loon respectievelijk doet zakken en stijgen. Hetzelfde geldt voor ingrediënten: hoe drukker het is, hoe meer er verkocht wordt, hoe hoger de totale kostprijs van alle gebruikte ingrediënten. 

Naast personeelskosten zijn de voornaamste variabele kosten van een restaurant die van de voorraad en, specifieker, de ingrediënten en producten die uit de voorraad gebruikt worden om gerechten te bereiden. Het is belangrijk om bij twee details  iets langer stil te staan: de kostprijs van verkochte goederen en foodcost – en wat het verschil is tussen beide. 

Kostprijs van verkochte goederen

De cost of sold goods (COSG) of kostprijs van verkochte goederen is geen officiële boekhoudkundige term – men spreekt eerder van “handelsgoederen”.Het is wel een cruciaal gegeven voor grip te krijgen op de financiële staat van je restaurant. De kostprijs van verkochte goederen is niet meer dan een lange (onhandige) term om het te hebben over de kostprijs van gerechten. 

Opgelet: vaak wordt hier ook gesproken over foodcost, maar beide termen verschillen aanzienlijk. Terwijl de COGS namelijk enkel een algemene kostprijs van gerechten berekent (en dat doet op basis van voorraadwaardes), kijkt de foodcost naar de verhouding tussen kostprijs en omzetwaarde van elk gerecht – of van je hele menukaart. 

In een formule ziet dat verschil er als volgt uit:

_{Terug naar begin}

Foodcost

Kort samengevat, bestaat de foodcost dus uit de verhouding tussen de kosten van je ingrediënten (uit je voorraad) die nodig zijn om een bepaald gerecht te bereiden en de omzet die de ingrediënten opleveren wanneer je dat gerecht verkoopt. 

Die verhouding wordt uitgedrukt in een percentage. Dat foodcost percentage laat zien hoeveel je van je totale omzet uitgeeft aan ingrediënten. Doorgaans ligt het foodcost percentage in de horeca rond de 30% – afhankelijk van wat voor horecazaak je uitbaat. Met andere woorden: de kostprijs van de ingrediënten van een gerecht mag bij voorkeur niet boven de 30% van de verkoop- of omzetwaarde van dat gerecht liggen. Het foodcost percentage helpt je dus ook je menuprijzen te bepalen en de winstmarge van je hele zaak te optimaliseren. 

Meer informatie over dit onderwerp vind je in ons artikel over het berekenen en verlagen van je foodcost.

Om goed te kunnen begrijpen wat voor impact foodcost op je winstmarge kan hebben, is het voor horecazaken interessant om deze kost apart van andere variabele en vaste onkosten te beschouwen – ook al zijn COGS en foodcost in essentie variabele onkosten.  

Vaste onkosten

Vaste of constante onkosten zijn niet afhankelijk van productie: denk aan de kostprijs van bepaalde maandelijkse of jaarlijkse verzekeringspremies of vergunningen, de huurprijs van je pand, en afbetalingen van grote machines en apparaten. Dit soort onkosten stijgen of dalen niet naargelang drukte of kalmte.

Dekkingsbijdrage

Bij het bereiden van een gerecht komen natuurlijk meer kosten kijken dan enkel die van ingrediënten. Variabele onkosten zoals gas, water, elektriciteit en de lonen van het keukenpersoneel en vaste of constante onkosten zoals verzekeringen van je personeel en de huur (of afbetaling) van je pand tellen namelijk ook mee. 

De kostprijs van variabele kosten per gerecht bereken je door de totale kostprijs van die variabele kosten te delen door het aantal gerechten dat je per week, maand of kwartaal verkocht hebt. 

Zodra je dat gedaan hebt, komt de dekkingsbijdrage ter sprake. De term dekkingsbijdrage wordt beschouwd als het deel van de omzetwaarde van je gerechten en dranken dat je gebruikt om je vaste of constante kosten te dekken.

Kostprijs van je restaurant

De kostprijs van je restaurant bestaat uit alle variabele en vaste of constante (on)kosten die je moet maken over een bepaalde periode. Zowel de COGS van gerechten, dranken en producten als de loonkosten en sociale bijdragen van je vaste en tijdelijke personeelsleden, nutsvoorzieningen, verzekeringen, en vergunningen. 

_{Terug naar begin}

Winst

Na de belangrijkste onkosten te hebben besproken, is het tijd om het over winst te hebben. Toch is het belangrijk om niet elke vorm van winst te beschouwen als geld dat je rechtstreeks in je zak mag steken en niets meer van af moet staan. Daarom maken we onderscheid tussen:

Omzet

Omzet is alles wat je verdient van verkopen – zij het per directe cash- of digitale betaling van gasten of via facturen. Omzet houdt geen rekening met onkosten; het is louter het bedrag dat je hebt verdiend over een bepaalde periode. 

Break-evenpunt

Het break-evenpunt is – zoals de term laat vermoeden – het punt waar je onkosten en omzet gelijk zijn. Met andere woorden: je bent break-even op het moment dat je evenveel kosten hebt gemaakt als omzet hebt gedraaid. 

Brutowinst

Vanuit een boekhoudkundig standpunt is de brutowinst dat deel van de omzet waar enkel de inkoopwaarde (van die omzet) van af is getrokken. In de horeca staat inkoopwaarde gelijk aan de COGS. Bij het berekenen van de brutowinst worden dus geen andere variabele of vaste onkosten of belastingen in rekening gebracht.

Nettowinst

Nettowinst is het bedrag dat je overhoudt van de brutowinst nadat je al je (on)kosten daarvan hebt afgetrokken – vast en variabel, zonder uitzondering.

Opgelet: soms wordt er onderscheid gemaakt tussen nettowinst vóór belastingen en nettowinst na belastingen. Als jouw boekhouder spreekt van nettowinst vóór belastingen spreekt, betekent dat je een deel van die nettowinst aan de staat zal moeten afstaan.

_{Terug naar begin}

Basisbegrippen binnen horeca boekhouding

De bedoeling van dit onderdeel is om ervoor te zorgen dat als je als horeca-ondernemer ooit in contact komt met één van de onderstaande begrippen of rapporten, je een basisidee hebt van waar het precies over gaat. Als je zelf met een boekhouder werkt, kan die je zeker nog meer uitleg geven over de relevantie van deze begrippen en rapporten bij je belastingaangifte. Als je zelf je boekhouding doet, is het fundamenteel dat je deze termen kent en hun impact op de financiële toestand van jouw horecazaak goed begrijpt. 

In dit onderdeel behandelen we: 

• Facturen en creditnota’s
• Balans
• Winst- en verliesrekening
• Belastingen

Facturen en creditnota’s

Facturen zijn officiële documenten met een betalingsverzoek of -verplichting. Elke factuur die je ontvangt van je leveranciers wordt vanuit een boekhoudkundig perspectief beschouwd als een in- of aankoopfactuur; elke factuur die je zelf opstelt en verstuurt als een verkoopfactuur. Al je aankoop- en verkoopfacturen moet je bijhouden voor je belastingaangifte en zelfs na het indienen ben je verplicht om deze voor 7 jaar bij te houden – in papieren of digitale versie. 

Op elke factuur moeten bepaalde gegevens staan – zowel van jouw zaak als van de persoon of het bedrijf voor wie de factuur is bedoeld. In onze gratis gids over administratie, boekhouding en belastingen worden deze gegevens stuk voor stuk opgenoemd. 

Het tegenovergestelde van een factuur is een creditnota, waarbij een aan- of verkoopfactuur wordt gecrediteerd of kwijtgescholden. Het bedrag dat betaald moest worden – hetzij door een gast of klant, hetzij door jou aan een leverancier – is daardoor niet meer verschuldigd.

_{Terug naar begin}

De balans

Boekhouders spreken vaak van de balans van een horecazaak. De balans is een verticaal  overzicht van de financiële staat van een horecazaak op een bepaald moment. Op de linker- of debetzijde van de balans staan alle “activa” of bezittingen; op de rechter- of creditzijde staan de “passiva” of schulden.

Het doel van boekhouders bij het opstellen van een balans is om activa en passiva – debetzijde en creditzijde – met elkaar te verzoenen, tot op de laatste eurocent.

Activa

In boekhouding voor restaurants verwijzen activa op de balans naar alle bezittingen van een horecazaak. Binnen activa maken boekhouders een onderscheid tussen vaste activa, vlottende activa en liquide middelen. Vaste en vlottende activa worden ook wel materiële activa genoemd. 

Vaste activa

Zoals de term doen vermoeden zijn vaste activa fysieke bezittingen van een horecazaak: denk aan het pand van je horecazaak, grote machines die je in je zaak gebruikt (industriële vaatwassers, ovens, en andere grote apparaten), maar ook bedrijfswagens. Ook bestelbusjes of scooters die je eventueel voor delivery gebruikt vallen daaronder.

Vlottende activa

Wanneer het in boekhouding voor restaurants gaat over vlottende activa wordt voornamelijk verwezen naar alle producten, ingrediënten en spullen die je in je voorraad hebt. Vlottend verwijst hier naar het flexibele karakter van deze producten: je koopt en verbruikt namelijk ingrediënten op een dagelijkse basis, wat deze activa minder vast maakt.  

Liquiditeit

Liquiditeit of liquide middelen zijn termen die gebruikt worden om te verwijzen naar het geld dat je in de kassa en op je bankrekening hebt. Net zoals bij vlottende activa, spreken we van “liquide” of vloeibare middelen om te verwijzen naar hoe snel dit geld zich kan verplaatsen. Dus zowel de beweging van kassa naar bank en van bank naar vennoten, als de toe- en afname van de hoeveelheid beschikbare liquide middelen of geld. 

Immateriële activa

Tegenover de materiële activa staan immateriële activa. Immateriële activa zijn minder veelvoorkomend in boekhouding voor restaurants, omdat het hier gaat over bezittingen die niet tastbaar zijn. Voorbeelden van immateriële activa zijn bijvoorbeeld patenten of een bestaand klantenbestand in het geval van de overname van een horecazaak. Immateriële activa moeten wel een objectief bepaalbare waarde hebben om opgenomen te kunnen worden in de balans – en dat is vaak niet zo eenvoudig als het lijkt.

_{Terug naar begin}

Passiva

De passiva of “schulden” van een horecazaak laten zien op welke manier de activa van een horecazaak worden gefinancierd, betaald en hoeveel er precies is geïnvesteerd. Passiva worden uitgedrukt op twee manieren: in eigen vermogen en vreemd vermogen. 

Eigen vermogen

Je eigen vermogen is jouw eigen kapitaal dat je in je zaak hebt gestoken. Op de balans wordt het eigen vermogen vanuit een boekhoudkundig standpunt beschouwd als een schuld van de onderneming aan de uitbater of vennoten. 

Vreemd vermogen

Met vreemd vermogen wordt voornamelijk verwezen naar je “schulden” aan externe partijen, zoals banken en financierders van wie je geld hebt geleend. Bij vreemd vermogen maken boekhouders een onderscheid tussen langlopende (of soms zelfs “lang vreemd vermogen”) en kortlopende schulden (ook wel “kort vreemd vermogen”). Alles wat binnen een jaar afbetaald wordt, is een kortlopende schuld; alles wat langer duurt dan een jaar wordt beschouwd als een langlopende schuld. 

Rendabiliteit

Rendabiliteit is een maatstaf voor de winstgevendheid van je horecazaak. Op basis van een wiskundige formule kun je berekenen hoe winstgevend jouw zaak precies is. Die formule berekent de verhouding tussen hoeveel winst je hebt gemaakt en hoeveel je hebt moeten investeren in je zaak om die winst te kunnen maken. Die investeringen worden ook het vermogen van je zaak genoemd, en daarmee worden de activa bedoeld.

Naargelang je investeringen uit je eigen zak of van externe financierders komen, spreekt men van rendabiliteit van het eigen vermogen of rendabiliteit van het vreemd vermogen. Samen vormen ze de rendabiliteit van het totaal vermogen.

Solvabiliteit

Met solvabiliteit wordt verwezen naar in welke mate een onderneming financieel in staat is om haar schulden af te betalen. Hoe hoger de solvabiliteit, des te groter de kans dat een onderneming haar schulden kan afbetalen – zowel op korte als op lange termijn – en hoe gezonder de financiële toestand van een onderneming is.

Om de solvabiliteit van je horecazaak te berekenen, deel je het eigen vermogen van je zaak door het vreemd vermogen en vermenigvuldig je het resultaat met 100. 

Solvabiliteit is vooral een belangrijk gegeven voor potentiële investeerders en banken. Hoe lager de solvabiliteit van jouw horecazaak, des te kleiner de kans dat je een (extra) lening zal kunnen aangaan. Minder of een te klein eigen vermogen beschouwen investeerders als een risico voor het terugbetaald krijgen van hun lening en rente.  

_{Terug naar begin}

Winst- en verliesrekening

In boekhoudkundige termen wordt een winst-en verliesrekening ook wel de resultaten– of exploitatierekening genoemd. De winst- en verliesrekening geeft exact weer wat de naam stelt: het is een jaarlijks overzicht van al je inkomsten en onkosten, en geeft op basis van die cijfers aan of je winst of verlies hebt gedraaid.

Samen met de balans vormen deze rapporten de zogenaamde jaarrekening. Dit zijn de twee voornaamste rapporten binnen boekhouding voor restaurants. Ze dienen om jou en potentiële investeerders te informeren over de financiële status van je zaak. Bovendien geven ze je het inzicht om bij te sturen indien dat nodig zou zijn.

Hoe meer gedetailleerd je exploitatierekening is, des te waardevoller de informatie die je eruit kunt halen. 

Belastingen

Belastingen in Nederland bestaan in verschillende vormen, maar de voornaamste vormen van belastingen voor horecaondernemers zijn omzetbelasting, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Sommige vormen van belasting betaal je over je omzet, andere vormen op je winst. 

Btw of omzetbelasting

De meest gekende vorm van belastingen voor ondernemers is btw of omzetbelasting. Zoals de term doet vermoeden, is btw een vorm van belasting die bovenop je verkoopprijs (of omzet) wordt geheven. Naargelang het soort product of dienst geldt er een bepaald btw-tarief. 

Het belangrijkste om te onthouden is dat btw geen winst is. Hoewel jij als horeca-ondernemer btw doorrekent aan je gasten, moet je dat bedrag ook doorstorten aan de staat. 

Meer informatie over dit onderwerp vind je in ons artikel over wat btw is, welke btw-tarieven er zijn en wanneer je je btw-aangifte hoort in te dienen.

Inkomstenbelasting

Inkomstenbelasting – ook wel simpelweg belasting of personenbelasting genoemd – is een vorm van belasting die je betaalt over je “belastbaar inkomen”. Je belastbaar inkomen is je nettowinst, dat deel van je omzet dat je overhoudt na aftrek van al je onkosten en beroepskosten.

Inkomstenbelasting is gebaseerd op schalen. Hoe meer je verdient, des te meer inkomstenbelasting je zal moeten betalen. De belastingdienst deelt je belastbaar inkomen onder in schijven, en per schijf betaal je een uniek percentage aan inkomstenbelasting. Die schijven zijn gebaseerd op een boven- en ondergrens.Veel horecaondernemers denken dat ze standaard 50% belastingen betalen, maar dat is dus niet het geval.

Meer informatie over dit onderwerp vind je in ons artikel over inkomstenbelasting voor beginners.

Vennootschapsbelasting

Als jouw ondernemingsplan bedoeld is om een vennootschap op te richten, zal je vennootschapsbelasting moeten betalen. Enkel het inkomen van je onderneming – en niet je persoonlijk inkomen, of het loon dat de vennootschap jou als vennoot uitbetaalt – wordt voor het berekenen van de vennootschapsbelasting in overweging genomen. Let wel: natuurlijk betaal jij niet persoonlijk die vennootschapsbelasting, maar komt dat geld uit het inkomen van de vennootschap zelf.

Belastingaangifte

Een belastingaangifte is een periodieke verklaring waarin je de staat op de hoogte brengt van al je beroepskosten, onkosten, omzet, winst en verlies, de hoeveelheid btw die jij hebt betaald en mag terugvorderen. 

Op basis van je belastingaangifte berekent de staat hoeveel btw je moet bijbetalen of terugkrijgt en hoeveel belastingen je moet betalen. Dit gebeurt meestal  per kwartaal of om de drie maanden.

_{Terug naar begin}

Krijg grip op de boekhouding van jouw restaurant

Naargelang de omvang van jouw horecazaak kan boekhouding voor restaurants vrij complex worden. Bij het uitbesteden van je boekhouding komt uiteraard een (stevig) prijskaartje kijken, maar denk daarnaast ook aan de vele uren die je bespaart door niet zelf je boekhouding te moeten doen. Daarnaast is het ook de missie van professionele boekhouders om je geld te doen besparen – door de hoeveelheid belastingen die je moet betalen zo laag mogelijk te houden. 

Uiteraard bestaan er ook talloze boekhoudapplicaties die eenvoudig te integreren zijn met het Lightspeed Restaurant kassasysteem en je kunnen helpen bij het verwerken van je boekhouding. Benieuwd op welke manieren Lightspeed je nog meer kan helpen bij de operationele kant van het runnen van je restaurant? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts.