How-to: een eigen café openen 

Een café openen is voor veel mensen een droom. Het idee van een gezellige plek waar mensen graag komen voor een drankje, is zeker aanlokkelijk, maar er is veel kennis en doorzettingsvermogen nodig om een café van de grond te krijgen en ervoor te zorgen dat het een stabiele winst maakt. 

Deze checklist voor het openen van een café helpt je bij de voorbereiding op een succesvolle lancering en helpt je op weg naar succes.

In deze blog hebben we het over:

• Een bedrijfsplan schrijven
• Een naam en locatie kiezen
• De benodigde vergunningen
• Voorraad, technologie en personeel
• Operatiekosten

Een bedrijfsplan schrijven

In de vroege stadia van een café openen is het belangrijk om precies vast te stellen wat je wilt bereiken, zowel wat betreft je opening als voor de lange termijn.

Een bedrijfsplan schrijven is daar een belangrijk onderdeel van. Door precies op te schrijven wat je wilt bereiken, wordt het makkelijker om doelen voor jezelf te stellen. Misschien maak je wel actieplannen en takenlijsten, zodat je die doelen makkelijker kunt bereiken.

Om je op weg te helpen hebben we een lijst samengesteld met enkele algemene tips voor het schrijven van je bedrijfsplan.

Bepaal wat voor soort bedrijf je gaat beginnen

Cafés en bars zijn er in vele soorten en maten, van mega populaire sportcafés tot kleine, intieme buurt-cafeetjes. Sommige serveren eten en andere niet. Sommigen laten minderjarigen overdag toe en zijn geschikt voor gezinnen. Anderen niet.

Voordat je een ruimte kiest, moet je weten wat voor soort café je wilt openen. Denk goed na over je algehele visie, aangezien een paar gemiste details het verschil kunnen maken tussen succes en mislukking. Denk niet alleen aan wat je zelf het leukst vindt, maar neem ook de tijd om een concurrentieanalyse uit te voeren om er zeker van te zijn dat je de markt en de spelers daarin begrijpt. Het laatste dat je wilt doen, is een ambachtelijke cocktailbar openen om erachter te komen dat er twee straten verderop nog een zit. Zoek naar hiaten in de markt die je kunt opvullen. Probeer niet te concurreren op een toch al drukke doelmarkt.

Maak een financiële routekaart

Opstartkosten en kapitaal zijn belangrijke factoren voor elk nieuw bedrijf. Een café openen kan, vanwege de hoeveelheid benodigde voorraad en vergunningen, een aanzienlijke investering vooraf vereisen, vooral voor degenen die eten serveren. Bij het bepalen van je algehele financiële plaatje moet je rekening houden met vier aspecten: je verwachte uitgaven, je persoonlijke risicotolerantie, je financieringsbronnen en de middelen waarover je zelf beschikt.

Sommige ondernemers zijn van mening dat grote risico’s grote beloningen betekenen, terwijl anderen voorzichtiger zijn. Bepaal welke ondernemer jij bent voordat je bepaalt hoeveel je wilt uitgeven. Bovendien moet je beslissen hoeveel kapitaal je persoonlijk kunt investeren en hoeveel je uit andere bronnen moet verwerven.

Lenen lijkt misschien een geweldig idee, maar lenen betekent ook dat je veel geld verliest als het niet lukt. Houd er ook rekening mee hoeveel je daadwerkelijk kunt lenen. Leningen zijn niet onbeperkt en een slecht kredietrapport of gebrek aan liquiditeit kan ertoe leiden dat je slechts een zeer klein bedrag aan kapitaal kan lenen. Je kunt ook overwegen om een particuliere investeerder te zoeken, maar dit brengt ook extra risico (of voordeel) met zich mee, afhankelijk van de kennis en vaardigheden van een zakenpartner.

Stel je plan op

Met een of meer bedrijfsdoelen en een sterke financiële routekaart, is het tijd om te beginnen met het schrijven van je eigenlijke bedrijfsplan. Een sterk bedrijfsplan gaat verder dan conceptualisering. Je moet bepalen wat je wilt en hoe je daar komt. Het is een belangrijk onderdeel van het verkrijgen van financiering, het aantrekken van investeerders en het aantonen van de kracht van jouw idee. Het kan je ook helpen je doelen en plannen duidelijk te visualiseren en een routekaart te bieden voor je eerste paar weken en maanden in het bedrijfsleven.

Een businessplan bevat over het algemeen de volgende onderdelen.

• Samenvatting. Dit biedt een algemeen overzicht van je bedrijfsmodel, aangeboden diensten en algemene doelstelling.
• Bedrijfsomschrijving. Dit is een uitgebreide uitleg van de juridische structuur, de aard van je bedrijf, de specifieke aangeboden diensten, de groeivoorspellingen van het bedrijf en de zakelijke doelstellingen voor de lange en korte termijn.
• Marktanalyse. Deze analyse legt uit hoe je bedrijf past in de lokale of regionale economie.
• Concurrentie-analyse. Deze analyse laat zien hoe je van plan bent concurrerend te blijven en hoe je bedrijf boven andere cafés in de omgeving zal uitstijgen.
• Bedrijfsvoering en management. Dit onderdeel behandelt alle operationele en logistieke overwegingen voor je bedrijf, evenals wie deel gaat uitmaken van het leiderschapsteam, hoeveel werknemers je gaat aannemen en wat hun rollen zullen zijn.
• Financieel overzicht. Dit overzicht bevat inzichten voor het eerste jaar en de toekomst, geschatte kosten en plannen op schaal.

Een goed uitgevoerd businessplan kan je kansen op succes vergroten. 

De basisprincipes

Nu je weet wat voor soort café je wilt openen en een businessplan hebt, moet je nog veel doen voordat je daadwerkelijk je deuren kunt openen.

Kies de juiste locatie

Waar je café is gevestigd, heeft een groot effect op wie je onderneming bezoekt, de prijzen die je kunt rekenen, hoe je het café inricht, met welke leveranciers je kunt werken en zelfs op het personeel dat je inhuurt.

Als je bijvoorbeeld je café op loopafstand van een universiteitscampus plaatst, zul je waarschijnlijk een jonger publiek trekken. Als je een café opent in de buurt van restaurants, zullen je klanten waarschijnlijk meer geld te besteden hebben en op zoek zijn naar luxe cocktails en een chiquere ervaring in het algemeen. En als je je café in een buitenwijk plaatst, weg van andere winkel- of horecabuurten, krijg je misschien helemaal niet veel klanten.

Houd bij het beoordelen van locaties rekening met deze punten.

• Voetgangers. Omdat veel mensen niet drinken als ze nog moeten autorijden, geven veel cafébezoekers de voorkeur aan plaatsen dicht bij huis, op loop- en fietsafstand of in de buurt van het openbaar vervoer.
• Buurt. Als je een bruine kroeg opent in een chique eetwijk, kan je look en feel afwijken van de omgeving als je niet zorgvuldig plant.
• Parkeergelegenheid. De meeste cafébezoekers willen niet betalen om te parkeren.

De concurrentie zou ook een rol moeten spelen bij je locatieanalyse. In een straat met vijf sportcafés zal een zesde waarschijnlijk niet lang overleven. Je wil echter proberen om in de buurt van andere cafés te zitten, zodat café-hoppende klanten je bar gemakkelijk kunnen vinden en bereiken. Het vinden van dit evenwicht kan lastig zijn, maar cafébezitters die erin slagen de juiste plek te kiezen, zullen vanaf het begin hogere winsten behalen en een betere kans op succes op lange termijn hebben.

Je moet ook rekening houden met de grootte van de ruimte. Een groter café lijkt misschien beter, dat betekent immers meer ruimte voor betalende klanten. Bovendien heb je met een groter café misschien ruimte voor een restaurantgedeelte. Het serveren van eten kan een slimme manier zijn om de kaartgrootte te vergroten. Maar ook je huur- en exploitatiekosten zullen hoger zijn. Zoek een locatie die groot genoeg is voor jouw doeleinden, maar niet te groot voor je budget. Vooral als je voor het eerst een café bezit, kan het zinvol zijn om op veilig te spelen en klein te beginnen. Zodra je een formule hebt gevonden die voor jou werkt, begin je met het plannen van de uitbreiding.

Naam- en logohandelsmerken

De naam en het logo dat je kiest voor je café, bepalen wie je bent, dus het is belangrijk om deze zaken te beschermen. Anders kan iedereen je intellectuele eigendom gebruiken of misbruiken, en dat wil je niet.

Als je naam te algemeen is of samenvalt met een reeds geregistreerde naam van een ander bedrijf, moet je misschien iets anders kiezen om mogelijke inbreuk te voorkomen. Een aanvraag die te veel op een bestaand bedrijf lijkt, kan worden aangevochten, dus zorg ervoor dat je je onderscheidt van de massa.

Zorg voor de juiste vergunningen

Een café of bar openen is niet zo eenvoudig als het uitkiezen van een locatie, wat alcohol kopen en je deuren openen. Vanwege de aard van alcoholische dranken in Nederland, zijn verkoop en distributie gereguleerd. Voordat je de tappen opengooit, heb je een drank- en horecavergunning van jouw gemeente nodig. 

Op het Ondernemersplein vind je de regels per gemeente. De Drank en Horecawet stelt daarnaast ook een aantal eisen aan de inrichting van je café. Lees de eisen op Koninklijke Horeca Nederland. 

Een drankvergunning is niet de enige vergunning die je nodig hebt. Andere vereisten zijn onder meer:

• SVH verklaring sociale hygiëne 
• Muzieklicentie
• Exploitatievergunning
• Omgevingsvergunning
• Mileuvergunning
• Terrasvergunning

De essentiële onderdelen

Je hebt een bedrijfsplan, een locatie en alle licenties die je nodig hebt om verder te gaan. Je naam is een handelsmerk en je bord hangt aan de gevel. Wat nu?

Inventaris

Bij het plannen van de noodzakelijke stappen voor een succesvol café, is het van belangrijk om ervoor te zorgen dat je alles in huis hebt wat je nodig hebt, inclusief het volgende:

• Barbenodigheden inclusief goede en eersteklas sterke drank, biertaps en vaatjes, glazen, mixers, garnituren, rietjes, cocktailshakers, servetten, borrelglaasjes en maatbekers
• Serviesgoed zoals glazen, bestek, borden, servetten en tafelkleden
• Meubilair, zoals tafels, stoelen, cabines en barkrukken
• Kookgerei, zoals grills, bakplaten, ovens, fornuizen, steamers en friteuses
• Keukenapparatuur, zoals inloopkoelkasten en diepvriezers, warmtelampen, condensatie-artikelen, koffiemachines, ijsmachines, frisdrankfonteinen en vaatwassers
• Werkplekken, zoals toonbanken, opslagruimtes, voedselkoelers en bereidingstafels
• Kookgerei, zoals spatels, messen, snijplanken, containers, pollepels, handschoenen en tangen
• Diverse benodigdheden, zoals bezems, dweilen en schoonmaakproducten

Als je besluit om naast drankjes ook eten te serveren, kun je op keukenapparatuur niet beknibbelen, dus zorg ervoor dat je precies weet wat je nodig hebt voor je feestelijke opening. Voor een gemiddelde horeca-keuken geef je tussen de 10.000 en 100.000 euro uit. Een manier om wat geld te besparen, is door de tweedehands producten te kopen. Je kunt vaak apparatuur van kwaliteitsmerken vinden tegen een fractie van de kosten van nieuwe producten, vooral als je bereid bent een beetje te reizen.

Een perfect kassasysteem

Naast de fysieke items die je nodig hebt om je café te ondersteunen, heb je ook een manier nodig om bestellingen te ontvangen, klantenrekeningen te beheren en de betaling snel en efficiënt te verwerken. Een online kassasysteem zoals Lightspeed kan je helpen deze doelen snel en gemakkelijk te bereiken, door flexibiliteit en functionaliteit binnen handbereik te brengen.

Lightspeed werkt perfect voor cafés en restaurants en biedt krachtige mogelijkheden voor voorraadbeheer, aanpasbare menu-opties, splitten van rekeningen, functies voor open tabs en tools voor personeelsbeheer om je bedrijf soepel te laten draaien. Bovendien biedt Lightspeed ook uitgebreide analyses, waardoor je inzicht krijgt in verkooptrends, voorraadomzet, personeel en meer om je te helpen je bedrijf te optimaliseren.

Het juiste team inhuren

Het maakt niet uit hoe bekwaam je bent, je zult waarschijnlijk je café niet alleen runnen. Er is gewoon te veel te doen, en het runnen van een succesvol café betekent zowel late nachten als vroege ochtenden. Als je dat allemaal zelf probeert te doen, gaat de kwaliteit van het werk eronder lijden, of je verliest de passie die je hier in de eerste plaats toe heeft gebracht. De oplossing is om een gekwalificeerd team van medewerkers aan te nemen om je te helpen.

Dit zijn enkele van de functies die je wilt inhuren:

Barpersoneel

Hoewel je misschien zelf de rol van hoofdbarman wilt vervullen, zal een drukke avond in het weekend meer dan één barman vereisen. Bovendien kunnen er doordeweekse avonden zijn waarin je ander werk moet doen in plaats van voor de bar. In deze gevallen is een team van getraind barpersoneel van onschatbare waarde.

Bedienend personeel

Afhankelijk van de grootte van je café, heb je mogelijk bediening aan tafel of een zitgedeelte buiten. Deze gebieden kunnen het best worden geholpen door bedienend personeel.

Keukenpersoneel

Als je eten wilt serveren, heb je iemand nodig die het kookt. Dat is waar een chef-kok, lijnkoks, voorbereidende kok en ander keukenpersoneel een rol vervullen. Mogelijk heb je ook bedienend personeel nodig om eten naar klanten te brengen. Een alternatief is om alleen balieservice aan te bieden of klanten eten te laten afhalen aan de bar.

Zakelijk personeel

Zoals we in dit artikel hebben besproken, is het runnen van een café veel meer dan het maken van drankjes. Voor hulp bij gespecialiseerde taken zoals boekhouden en licentieverleningen, wil je misschien samenwerken met een accountant en een advocaat. Marketing is ook iets waar je hulp bij kunt vragen, vooral als je een robuust marketingplan hebt dat meerdere kanalen omvat, zoals je website, sociale media, e-mail, evenementen en meer. Het goede nieuws is dat je waarschijnlijk met deze professionals kunt werken op vaste of projectbasis, afhankelijk van je markt en behoeften. Je hoeft hier niet mensen fulltime voor aan te nemen.

Schoonmaakpersoneel

Het onderhouden van een schoon café is een belangrijk onderdeel van klanttevredenheid (niemand wil rondhangen in een vies café) en wettelijke naleving. Als je weinig tijd hebt (of gewoon een hekel hebt aan schoonmaken), kan het gemakkelijker en efficiënter voor je zijn om een team van schoonmaakpersoneel te laten komen om je café schoon te maken als onderdeel van het sluiten van de bar.

Bedrijfskosten vaststellen

Het mixen van een geweldige cocktail kan wonderen doen om je reputatie als café te vestigen, maar als je je niet concentreert op back-endactiviteiten, blijf je niet lang in bedrijf. Naast het opstellen van een plan voor de aanschaf van apparatuur, heb je ook een plan nodig voor de onderstaande uitgaven.

• Huur en nutsvoorzieningen
• Salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden, indien van toepassing
• Inkoop en voorraadbeheer
• Marketinguitgaven

Hier kun je niet omheen. Je werknemers moeten worden betaald en je moet je bedrijf op de markt brengen als je op de juiste manier wilt beginnen. Hoewel sommige hiervan, zoals het betalen van een verhuurder en het opzetten van leveranciers, enige handmatige inspanning vergen, kan een efficiënt werkend kassasysteem een last van je schouders nemen en tools bieden die deze processen aanzienlijk eenvoudiger maken. Lightspeed kan je helpen met voorraadbeheer, het volgen van hoeveelheden, verkooptrends en zelfs kostenmarges presenteren om je tijd en geld te besparen.

Verder zijn marketingtools binnen handbereik met de mogelijkheid om een e-mailmarketinglijst samen te stellen, aangepaste e-mailontvangstbewijzen te maken en zelfs terugkerende bezoeken van loyale klanten bij te houden. Personeelsbeheer kan ook via je kassasysteem worden afgehandeld, met tijdregistratie en statistieken die je kunnen helpen toppresteerders te markeren en je budget beter te begrijpen.

Met het juiste kassasysteem kun je de noodzakelijke backofficetaken vereenvoudigen, waardoor je meer tijd vrijmaakt om te investeren in het succes van je front-of-house. In plaats van de vervelende taken zelf aan te pakken, kun je de technologie het moeilijkste deel laten doen terwijl je de focus weer verschuift naar het opbouwen van een uitstekende reputatie.

Je café openen: maak het een succes!

Het runnen en exploiteren van een succesvol café kan veel tijd en moeite kosten, maar met deze checklist ben je volledig voorbereid om je deuren te openen, klanten te bedienen en de drankjes in te schenken.

Je café openen kan nu werkelijkheid worden Vergeet het kassasysteem niet. Praat met een van onze experts om te ontdekken hoe het kassasysteem van Lightspeed je een voorsprong kan geven bij het openen van een succesvol café.