Tips & tricks voor een optimale horeca heropening

Eindelijk is het zover! Na maandenlang opgestapelde stoelen en opgerolde luifels, mogen vanaf 28 april de terrassen weer open! Menig horeca-ondernemer zal de vlag uithangen, terwijl anderen nog even moeten wachten op gehele heropening. Desalniettemin is officieel het startschot gegeven voor het begin van een ongekend belangrijk terrassenseizoen!

In de afgelopen maanden werd er veel van het aanpassingsvermogen van horeca-ondernemers gevraagd, en ook nu is het belangrijk om je goed voor te bereiden. Met deze tips & tricks zorg je ervoor dat je gasten na de heropening zonder angst en met veel plezier van hun restaurantbeleving kunnen genieten en creëer je ook veilige omgeving voor je personeel.

In deze blog lees je meer over de horeca heropening regels, het algemene stappenplan voor de heropening én tips voor Lightspeed klanten. 

De heropenings regels voor de terrassen

De terrassen mogen weer open, maar onder bepaalde voorwaarden. Dit zijn de regels: 

• Terrassen die aan de bovenkant en in ieder geval aan drie zijkanten open zijn mogen open. 
• De openingstijden zijn van 12.00 uur tot 18.00 uur.
• Per tafel mogen er maximaal 2 personen plaatsnemen, tenzij ze uit hetzelfde huishouden komen of jonger zijn dan 13 jaar. 
• Er mogen maximaal 50 gasten op het terras.
• Gasten moeten 1,5 meter afstand houden en een mondkapje dragen wanneer ze zich verplaatsen.
• Zelfbediening en entertainment is niet toegestaan.
• Gasten moeten zoveel mogelijk blijven zitten. Enkel voor een toiletbezoek of betaling mogen gasten naar binnen. 
• Contactloos betalen wordt aanbevolen. 

Reserveren

• Reserveren is verplicht en mag telefonisch, digitaal of aan de deur worden gedaan.
• Personeel moet een gezondheidscheck doen en de gasten registreren.
• Drukte rondom het terras moet worden voorkomen.

Het algemene stappenplan voor de heropening van de terrassen

1. Informatie inwinnen

Informeer jezelf over de maatregelen vanuit de Rijksoverheid. Ook Koninklijke Horeca Nederland voorziet je van de laatste branche informatie.

2. Nieuwe doelen stellen

Wat kun en wil je bereiken zodra je de nieuwe maatregelen hebt doorgevoerd? Door nieuwe doelen te stellen en alles op een rijtje te zetten kom je voor minder verrassingen te staan.

3. Menu & prijzen

Heb je je menu en prijzen moeten aanpassen om ze beter aan te laten sluiten bij de nieuwe maatregelen of om meer omzet te genereren met minder gasten? Zorg ervoor dat deze aanpassingen worden doorgevoerd in je kassasysteem.

4. Verse voorraad

Zorg dat je genoeg nieuwe voorraad hebt ingekocht om de drukte en verschillende shifts in je restaurant aan te kunnen. Vergeet ook de drank niet te controleren op de houdbaarheidsdatum.

5. Hygiëne als hoogste prioriteit

Bied genoeg desinfectie materiaal aan voor zowel je gasten als je personeel. Denk ook na over hoe je verdere verspreiding van bacteriën kunt voorkomen: bied bijvoorbeeld geen fysieke menu’s aan, maar laat gasten bestellen via hun eigen telefoon (zie tip 7). Plan daarnaast extra schoonmaakrondes in om alles spik en span te houden.

6. Hardware check

Test of alle hardware (kassa, printers, keukenschermen, handhelds) functioneert en verbonden is met het internet. Voer vervolgens enkele test bestellingen uit om te controleren of het systeem werkt en de pinautomaten communiceren met je kassasysteem.

7. Contactloos betalen

Om contact te voorkomen kun je gasten vragen contactloos te betalen. Er zijn tal van mogelijkheden. Lightspeed Order Anywhere maakt het mogelijk dat gasten met hun telefoon via een QR-code kunnen bestellen en afrekenen, of tijdens het maken van een reservering hun bestelling vooraf afrekenen. 

8. Optimaliseer je reserveringssysteem

Pas je reserveringssysteem zo aan, dat het werk uit handen neemt van je personeel en je gasten bij aankomst niet teleur hoeft te stellen. Maak je gebruik van tijdslots? Voer ze in in je reserveringssysteem. Verplicht grotere groepen (meer dan 2) om van tevoren door te geven of ze uit één of meerdere huishoudens bestaan.

9. Vloerplan op 1,5 meter

Zet je tafeltjes op 1,5 meter afstand en voer deze nieuwe opstelling in in je kassasysteem. Let op looppaden en zet barricades neer daar waar nodig. Dit kun je op een gezellige manier aankleden door middel van bijvoorbeeld bloempotten of planten.

10. Delivery & eten in het restaurant

Bood je al bezorgmaaltijden aan via verschillende maaltijdbezorgplatformen en wil je hiermee doorgaan? Stem dan met de keuken af hoe je dit gaat aanpakken. Wil je graag wijzigingen doorvoeren in je bezorgmenu? Vergeet dit niet in je kassasysteem aan te passen, zodat het perfect gesynchroniseerd is met verschillende maaltijdbezorgplatformen.

11. Communiceer met je personeel

Licht je personeel in over de maatregelen die jouw restaurant heeft genomen. Geef een training over hoe ze om kunnen gaan met de hygiënemaatregelen, het reserveringssysteem en het bieden van een optimale service op 1,5 meter afstand van de gasten. Bespreek regelmatig hoe alles verloopt en pas processen indien nodig aan.

12. Laat de gasten maar komen!

Informeer je gasten over het moment van heropening, de nieuwe hygiënemaatregelen die je hebt genomen, de eventuele tijdslots die je hebt ingesteld en hoe ze kunnen reserveren. Communiceer de horeca heropening in de buurt, op social media en op je horeca website. Je gasten zullen blij zijn weer aan te mogen schuiven. 

Heropeningschecklist voor Lightspeed Restaurant klanten

Kun je niet wachten om je Lightspeed Restaurant kassasysteem weer te laten ‘rinkelen’? Check dan snel deze heropeningschecklist die we speciaal hebben opgesteld voor onze klanten.

1. Controleer je accountconfiguratie in de Restaurant manager

• Producten: controleer of de producten, toevoegingen, combo’s en/of keuzes, categorieën, menu’s en de bijbehorende prijzen nog up to date zijn en pas ze zo nodig aan. 
• Gebruikers: controleer of alle gebruikersrollen nog actueel zijn. 
• Vloerplannen: zorg dat je je vloerplan aanpast aan de COVID-19 maatregelen. Bied je ook afhalen aan? Maak dan een aparte vloer met ‘afhaaltafels’. 
• Quick Service Modus: schakel de quick service modus in bij de instellingen om tafels en processen over te slaan en het afrekenen te versnellen. 

2. Controleer toegevoegde producten of integraties

• Afhalen en bezorgen: zorg dat menu’s en openingstijden aangepast worden wanneer nodig. Stuur een testbestelling via Lightspeed Delivery om er zeker van te zijn dat je kassasysteem en de bestelplatformen met elkaar zijn gesynchroniseerd.
• Loyalty: breng je gasten via een e-mail op de hoogte van je heropening en geef bijvoorbeeld een extraatje weg aan je vaste gasten die als eerste reserveren. 
• Self-Order Menu: Als je werkwijze op Quick Service is gericht, configureer dan je Self-Order Menu naar de Kiosk-modus.

3. Check je hardware

• Router: Verifieer op elk apparaat dezelfde netwerkverbinding om zo de Lightspeed apparaten met elkaar te laten communiceren. 
• iOS-Apparaten: Zorg dat je de meest recente versie van de Lightspeed Restaurant app op je iOS-apparaten hebt staan. 
• Printers: Alle printer en iOS-apparaten moeten aanstaan en met hetzelfde netwerk verbonden zijn. 
• Betaalterminals: Alle betaalterminals en iOS-apparaten moeten aanstaan en met hetzelfde netwerk verbonden zijn. 
• Beschik je over een Liteserver, scanners, Customer Facing Displays (CFD), Kitchen display systems en/of self-order menu’s? Dan vind je alle gedetailleerde informatie op onze Support pagina. 

4. Test de werking van de Lightspeed Restaurant app

• Log in op de Lightspeed Restaurant app en controleer of alle gebruikers kunnen inloggen.
• Bevestig de gebruikersrechten voor elk gebruikerstype.
• Controleer je menu’s, categorieën en producten door items aan een kasticket toe te voegen.
• Stuur een bestelling naar een bar- of keukenprinter, en pint een kasticket.
• Voltooi een testtransactie op een betaalterminal.
• Voltooi een kasticket.
• Annuleer een betaling of voltooid kasticket.

Werkt alles? Dan is niet alleen jij, maar ook je kassasysteem klaar voor de horeca heropening. 

Voor meer details en het oplossen van eventuele foutmeldingen verwijzen we je naar onze Support pagina: Checklist voor heropening na COVID-19. Kom je er niet helemaal uit? Neem dan contact op met ons Support team.

Lightspeed wenst alle horecaondernemers een succesvolle heropening!