Je eigen bedrijf starten: de ultieme checklist

Loop je ook met een ondernemersplan in je hoofd en wil je nu eindelijk de sprong wagen en je eigen bedrijf starten? Je bent niet de enige die niet weet waar je moet beginnen en geen overzicht heeft van wat er allemaal komt kijken bij het starten van een eigen bedrijf. We hebben daarom een handige checklist voor je gemaakt met de belangrijkste zaken waar je rekening mee moet houden; ook als je een bedrijf wil starten met weinig geld.

Gebruik deze checklist om te zien of je klaar bent om je eigen bedrijf te starten en hoe je je zo goed mogelijk kunt voorbereiden op het ondernemersavontuur. Een goed voorbereide start kan namelijk het succes van je bedrijf bepalen.

Je eigen bedrijf starten – de checklist:

1. Roadmap
2. Ondernemingsplan
3. Financier je onderneming
4. Kies een rechtsvorm
5. Kies de naam van je onderneming
6. Inschrijven KVK
7. Vergunningen, wetten en regels
8. Administratie

1. Maak een roadmap voor de eerste 12 maanden

Allereerst heb je een plan nodig. Maak een roadmap voor de eerste 12 maanden. Dit is een plan dat je opdeelt in verschillende periodes; koppel aan iedere periode een realistisch doel. Zo krijg je een beter beeld van wat je in de eerste 12 maanden wilt én kunt bewerkstelligen. Daarnaast geeft het behalen van deze doelen energie en vertrouwen om door te zetten naar het volgende doel. 

Een roadmap zal je rust en houvast geven in het eerste jaar en je helpen bepaalde mijlpalen te bereiken. 

2. Maak een ondernemingsplan

Het ondernemingsplan is de rode draad van je bedrijf. Dit plan brengt het doel, de organisatie en de potentiële klanten van je toekomstige bedrijf in kaart. Dit plan maak je op de eerste plaats voor jezelf, maar ook investeerders kunnen hier naar vragen. Een ondernemersplan maken kan een stap zijn waar veel ondernemers tegenop zien, maar dit is niet nodig. Je kunt niets goed of fout doen.

Je kunt in deze 5 stappen een ondernemingsplan opstellen.

• Introduceer jezelf. Schrijf een introductie over jezelf, je ambitie en waarom je deze onderneming wilt starten.
• Probleem & oplossing. Op welk bestaand probleem of gemis speelt je bedrijf in? Hoe gaat je product of dienst dit probleem op een unieke manier oplossen en waarom is dit het juiste moment om te starten.
• Marketingplan. Dit is een actieplan dat laat zien wie je klanten zullen zijn en hoe je deze klanten gaat bereiken en overtuigen van je product of dienst.
• De organisatie. Ga je alleen aan de slag? Dan hoef je hier enkel je eigen naam te noteren. Wanneer je met anderen een bedrijf gaat starten, moet je hier duidelijk aangeven wie welke rol en verantwoordelijkheden heeft binnen je onderneming.
• Financieel plan. In de financiële planning vertaal je alle bovenstaande punten in geld. Meestal voor een periode van drie jaar. Deze planning geeft potentiële kapitaalverschaffers inzicht in het verdere verloop van je onderneming.

3. Financier je onderneming

Veel bedrijven hebben een startkapitaal nodig. Natuurlijk is het fijn als je dit kapitaal van je eigen bankrekening kunt halen, maar helaas is dit over het algemeen niet het geval. Ook zijn banken niet altijd bereid om kapitaal te lenen aan starters. Hieronder vind je een aantal mogelijkheden waarmee je je onderneming kunt financieren.

Crowdfunding

Deze populaire manier van financiering is een laagdrempelige manier om je bedrijf aan de wereld te presenteren en direct geld op te halen.

Meest voorkomende crowdfunding varianten:

• Lening: Het bedrijf genereert al omzet en kan met de huidige cashflows aantonen dat terugbetaling van de hoofdsom en de rente (4%-10%) een reële optie is.
• Achtergestelde converteerbare lening: Deze leningsvariant kan na afloop van de termijn worden omgezet in aandelen. Deze variant heeft een hoog risicoprofiel en wordt vaak gekozen door jonge snelgroeiende bedrijven met onvoorspelbare cashflows.
• Voorverkoop: Je verkoopt producten tegen een voortijdige betaling. Met andere woorden, door nu alvast omzet binnen te halen kun je alvast starten met de productie zonder dat hier eerst een lening voor hoeft te worden afgesloten. Je test ook direct of de markt klaar is voor je product.
• Donatie: Je levert geen tegenprestatie, of slechts een kleine attentie. Deze vorm komt vaak voor bij de inzameling van geld voor een goed doel.

Crowdfunden lijkt ideaal wanneer je een bedrijf wil starten met weinig geld, maar je moet wel rekening houden met fiscale valkuilen en risico’s. 

Externe investeerders aantrekken

Een externe investeerder aantrekken is niet altijd even makkelijk en kan best spannend zijn. Je geeft vaak een deel van je bedrijf uit handen. Daar tegenover staat dat je, naast het kapitaal, ook vaak van de kennis en het netwerk gebruik kunt maken van de investeerder. Het kan dus verstandig zijn om een investeerder te zoeken binnen je eigen branche. De keuze van je rechtsvorm kan belangrijk zijn voor een investeerder. Hier gaan we bij het volgende punt op in.

Mocht je binnen je netwerk geen investeerders hebben, dan zijn er diverse venture capitalists die je wellicht zouden kunnen helpen. Een venture capitalist is een investeringsfonds met een ‘potje’ waarmee ze investeren in veel verschillende start-ups om hun risico’s te spreiden. Ze gebruiken naast kapitaal hun kennis om bedrijven te laten groeien. Een aantal voorbeelden zijn: Rockstart, Startup Bootcamp, Money Meets Ideas en Investormatch.

4. Kies een rechtsvorm

De keuze van rechtsvorm voor je zaak bepaalt onder andere welke boekhouding je moet voeren, wat je aansprakelijkheid is en welke belastingen je betaalt. Voordat je aan zelfstandige activiteiten begint, kun je eerst bepalen wat soort activiteit je wil gaan uitvoeren, welke investeringen je wil doen en of je met anderen wil samenwerken. In Nederland zijn er twee basisvormen: 

Eenmanszaak

• Er is één bedrijfseigenaar.
• Je staat met heel je vermogen in voor de risico’s van de onderneming, inclusief je persoonlijke vermogen. Er is geen scheiding en je bent persoonlijk aansprakelijk.
• Je hebt meestal in het begin meer belastingvoordeel dan bijvoorbeeld een bv.

Vennootschap

• Ondernemers die samen een bedrijf beginnen, kiezen vaak voor een vennootschap onder firma (vof) als rechtsvorm.
• Een vennootschap staat juridisch op zichzelf en heeft rechtspersoonlijkheid. Dit betekent: eigen rechten, plichten en een vermogen dat gescheiden is van dat van de vennoot.
• Er is een duidelijke scheiding tussen uw persoonlijke vermogen en dat van de vennootschap. Mocht er onverhoopt iets mis gaan, kunnen schuldeisers dus niet aan het privé en het zakelijk vermogen komen. 
• Over de winst van de vennootschap moet inkomstenbelasting worden betaald. 

Verschillende vennootschapsvormen waar u uit kan kiezen:

• Commanditaire vennootschap (cv)
• Vennootschap onder firma (vof)
• Naamloze vennootschap (nv)
• Besloten vennootschap (bv)

Cv en vof zijn rechtsvormen zonder aansprakelijkheid, terwijl bv en nv rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid zijn.

Elke rechtsvorm heeft financiële en administratieve voor- en nadelen. Ondernemers die voor het eerst hun eigen zaak beginnen kiezen vaak voor een eenmanszaak, die minder startkapitaal vereist, eenvoudiger en flexibeler is. Uiteindelijk verschilt het per onderneming wat de meest geschikte vorm is.

5. Kies de naam van je bedrijf

De naam van je bedrijf moet jaren mee gaan. Het is dus verstandig om een goede naam te kiezen. Een aantal punten waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een naam:

• De naam is onderscheidend. Het is belangrijk dat je naam niet al in gebruik is of veel lijkt op een andere naam. Google de naam, check bij Benelux Merkenbureau en de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) of de naam al is geregistreerd.
• Er is een domeinnaam beschikbaar. Het is belangrijk dat je op internet goed en snel vindbaar bent. Een bijpassende domeinnaam is dus essentieel. Het is verstandig ook op social media de beschikbaarheid van je naam te checken. Bekijk hier tips voor het kiezen van een goede domeinnaam. 
• Kies een naam die goed bij je product of dienst past. Kies een naam die door de associatie of betekenis bijdragen, geen betekenis heeft of afbreuk doet aan je product of dienst, om zodoende je naamsbekendheid op te bouwen.
• Kies een internationale naam. Ben je van plan om internationaal te groeien of internationale investeerders aan te trekken, kies dan een naam die ook in het Engels toegankelijk is.

6. Inschrijven KVK

Elke ondernemer in Nederland moet zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KVK). Hiervoor moet je een afspraak maken. 

Voorbereiding inschrijving

Je kunt je maximaal 1 week voor de start van jouw onderneming inschrijven bij de KvK. Je mag er al eerder langsgaan om dit te regelen, het wordt 1 week voor start officieel. Je hoeft niet altijd persoonlijk langs te gaan bij de KVK, echter raden we dit wel aan. Je wordt goed geholpen en krijgt belangrijke tips mee. Dit moet je doen:

• Vul het digitale inschrijfformulier in met je DigiD.
• Zodra het formulier 100% en juist is ingevuld kun je een afspraak maken bij een KVK-kantoor naar keuze.
• Bij de KVK checken ze je legitimatie en bekijken ze of je aan de inschrijfvoorwaarden voldoet.
• Houd rekening met de kosten van €50,- voor de inschrijving en €15,- voor het uittreksel.
• Weet dat je moet kunnen vertellen wat je wilt doen en waarom.
• Je moet je bedrijfsnaam klaar hebben. Er zal worden gekeken of deze naam al in de regio bestaat of geregistreerd is. Controleer dit dus ook zelf van te voren.
• Vragen die op je af kunnen komen (die echter niet bindend zijn):
  • Zal er personeel in jouw bedrijf werken?
  • Zal er import/export plaatsvinden?
  • Wat wordt het domeinnaam van jouw bedrijf?

Dan is het nu tijd om een handtekening te zetten. Nadat de handtekening is gezet en het inschrijfgeld is gepind ben je klaar – je kunt nu ondernemen!

7. Vergunningen, wetten en regels

Een start zonder boetes en onverwachte kosten is een betere start. Lees de checklist even goed door en let op dat je niets bent vergeten.

Het hangt ervan af in welke sector je werkt wanneer het gaat om wetten en vergunningen die van toepassing zijn. Laten we beginnen met wat er voor veel ondernemer geldt.

Denk aan…

• Algemene voorwaarden
• Bedenktijd en ruilen
• Betalingstermijnen
• Eisen aan etiketten en verpakkingen
• Bevoorradingstijden
• Muziekrechten
• Prijzen vermelden
• Reclame maken
• Openingstijden
• Productaansprakelijkheid
• Webshop verkoop
• Etc.

8. Verzorgen van de administratie

Je hebt de bovenstaande informatie zorgvuldig doorgelezen en bent klaar om je eigen bedrijf te starten – óf je bent misschien al gestart. Je hebt de nodige vergunningen, alles is legaal en je bent er klaar voor. Je kunt nu beginnen met verkopen, nabestellen, roosters voor je medewerkers opzetten en zoveel mogelijk improviseren. Als de zaak maar draait en het snel druk wordt.

Je administratie op orde hebben is net zo belangrijk. Ten eerste is het een wettelijk verplichting en ten tweede om zal het je bedrijfsvoering versoepelen. Je krijgt namelijk een beter inzicht in je financiële situatie en kan de juiste beslissingen nemen.

Wie helpt mij met mijn administratie?

Sommigen besteden hun administratie het liefst uit aan een boekhouder. Dat is geen slecht idee en kan helpen kosten te besparen, maar is vooral voor startende ondernemers soms een duur grapje. En ook bij uitbesteding geldt: je moet de volledige administratie bij de boekhouder aanleveren.

De boekhouding verschilt naargelang de omvang en aard van het bedrijf, er zijn namelijk twee type boekhouding:

• Een vereenvoudigde boekhouding 
• Een dubbele boekhouding

Hoe kan een kassasysteem je helpen bij je administratie?

Kies systemen waarmee je werkt goed uit. Ze moeten je werkdag verlichten en zeker geen extra werk opleveren. Kassasystemen hebben tegenwoordig veel meer functies dan verkopen registreren en aankoopbewijzen printen. Zo zijn er verschillende features die je administratie helpen vereenvoudigen.

Wat kan je precies in het kassasysteem doen om je administratie in orde te hebben?

• Als je je personeel direct in de kassa laat in- en uitklokken houd je gewerkte uren automatisch bij en hoef je aan het einde van de maand alleen een rapportering te exporteren. Ook als diensten geruild worden of iemand niet komt opdagen zal je het daadwerkelijke aantal gewerkte uren per persoon altijd snel kunnen inzien.
• Maak gebruik van geïntegreerde rapporten op productniveau, per dag, per week, per maand, per jaar of vergelijk verschillende momenten of producten met elkaar.
• Exporteer regelmatig een rapportering van je verkoopresultaten. Zo kun je gericht plannen en groeien.
• Meerdere locaties? Een goed kassasysteem helpt je administratie centraal bij te houden.
• Als je goed nadenkt over welke kassa het meest geschikt is voor je bedrijf, heb je een goede basis voor je bedrijfsvoering. Daarnaast zorgt een kassa die aan de wettelijke eisen voldoet voor meer garantie en minder problemen bij controles van de Belastingdienst.

Je kunt alle plannen klaar hebben liggen, maar je onderneming moet nog worden opgericht om daadwerkelijk te bestaan. Hoe je je bedrijf kunt oprichten is afhankelijk van de door jou gekozen rechtsvorm.

Je eigen bedrijf starten: de volledige handleiding

Wil je je eigen bedrijf starten, maar ben je na het lezen van deze checklist nog niet helemaal overtuigd van je kunnen? Wij hebben een volledige handleiding samengesteld, speciaal voor startende ondernemers in Nederland.

Download de gratis checklist voor het starten van uw eigen retailbedrijf: 

De volledige handleiding voor het starten van uw eigen horecazaak: