De voordelen van inklokken voor restaurantondernemers

Inklokken, het lijkt misschien een ouderwetse manier van werken, maar toch zitten er een aantal voordelen aan. Het begon allemaal in 1888, toen de Amerikaan Alexander Dey de prikklok introduceerde: werknemers klokte in en uit met een kaartje. Na al die jaren is is het concept hetzelfde gebleven, maar de manier waarop het gedaan wordt en de redenen om het te gebruiken zijn veranderd. Tegenwoordig gebruiken werknemers systemen met vingerafdrukken of toegangspasjes, en wordt het meestal niet meer gebruikt om werknemers te controleren. Zolang dat laatste ook duidelijk is voor je werknemers, is er geen reden om het inklokken de rug toe te keren, urenregistratie is zelfs verplicht. De volgende voordelen van inklokken kunnen je helpen bij je horecaonderneming.

1. Voorkom fouten en bespaar tijd

Handmatig invoeren heeft plaats gemaakt voor systematisch invoeren, wat minder foutgevoelig is. Dit is fijn voor zowel de werknemer en de werkgever. Werknemers voeren snel hun uren in en kunnen erop vertrouwen dat werkgevers niet (per ongeluk) uren foutief overnemen. Werkgevers daarentegen krijgen met één druk op de knop een overzicht van alle gewerkte uren. Door het snelle foutloze systeem bespaar je als ondernemer meer geld en tijd. Deze tijd kun je weer spenderen aan andere taken.

2. Krijg beter inzicht in je personeelsmanagement

Inklokken helpt je om beter inzicht te krijgen in je personeelsmanagement. Zodra je weet hoeveel uur er per werknemer is gewerkt kun je door middel van KPI’s bekijken of je de verwachtingen waar hebt gemaakt. In de horeca wordt vaak per uur uitbetaald door het werken in shifts met onregelmatige werktijden. Een nauwkeurige urenregistratie is dan ook belangrijk om onder- of overbezetting zichtbaar te maken.

Je kunt de data ook gebruiken om je planning onder de loep te nemen. Een hoog conversiepercentage correleert met een effectieve planning. Gebruik daarvoor de volgende formule:

Totaal winkelpubliek/Totaal verkooppersoneel in de winkel

Bereken het conversiepercentage met deze formule:

(Totaal aantal transacties in de winkel/ Totaal aantal klanten in de winkel) x100%

Naast de planning geven je uren ook meer inzicht in je personeelskosten. Op die manier kun je ook de personeelskosten ten opzichte van je omzet te berekenen door middel van deze formule:

Totale personeelskosten / totale omzet * 100% = personeelskostenpercentage.

In de horeca-industrie wordt een gemiddeld personeelskostenpercentage van 25-30% aangehouden. Hoe lager het percentage is, hoe beter.

3. Bescherm je personeel en houd ze verantwoordelijk

Een van de voordelen van inklokken is dat je je personeel verantwoordelijk kunt houden voor hun werk. Zodra je je personeel meer verantwoordelijkheden geeft, moeten ze die verantwoordelijkheid ook nemen. Mocht er onverhoopt toch iets misgaan, kun je samen met het personeel de cijfers, waaronder de gewerkte uren, erbij pakken en bekijken waar het precies mis gaat en hoe je het kunt oplossen. Er zijn ook voordelen voor inklokken voor werknemers, want het beschermt hen tegen overwerken. Geef je medewerkers niet het gevoel dat je ze wilt controleren, maar dat het dient ter verduidelijking. Dit komt de motivatie op de werkvloer ten goede.

Lightspeed helpt je met de urenregistratie

Met het Lightspeed kassasysteem voor restaurants kun je makkelijk bijhouden hoeveel uren je personeel werkt. Zodra een medewerker inlogt op zijn account klokken ze automatisch in. Het enige wat ze zelf moeten doen is uitklokken. Als admin kun je ook iemand uitklokken, mocht dat nodig zijn om fouten te corrigeren.

In het werkrapport kun je de inklok- en uitkloktijden van elke medewerker terugvinden. Om het werkrapport te vinden gebruik je de restaurant manager. Klik op Rapporten > Werkrapporten.

Daarnaast kun je ook de gewerkte uren zien in de dagrapporten. Zo krijg je een duidelijk overzicht van allerlei zaken die relevant zijn voor die dag:
Ga hiervoor naar: Instellingen > rapportinstellingen > Dagrapporten > Vink ‘samenvatting gebruiks weergeven’ aan.