Optimalisatie van een hotelecosysteem: hoe Generator een internationale operatie vereenvoudigde met Lightspeed

Hoe kun je als groeiend internationaal bedrijf operationele uniformiteit en consistentie waarborgen op meerdere locaties over heel de wereld? De houding en ingesteldheid van boutique hostel- en hotelketen Generator ten opzichte van technologie biedt mogelijks een antwoord op deze vraag.

Met 19 locaties verspreid over Europa en de VS – en één in Amsterdam met zicht op het Oosterpark – besloot de hotelgigant alles wat te maken had met financiële en operationele rapportage en workflow te standaardiseren en samen met het Property Management System (PMS) te beheren vanuit één compleet horecaplatform: Lightspeed. 

• Noem Generator niet te snel “een hostel”
• De plooien uit datarapportage gladstrijken
• Digitale tijden vragen om geïntegreerde betalingen
• Uitbreiding van het aanbod met bestellen aan tafel en maaltijdbezorging
• Vooruitgang ondanks alles

Noem Generator niet te snel “een hostel”

De missie van Generator is om in elke locatie een unieke ervaring te bieden aan alle bezoekers – of het nu om zakenreizigers of Gen Z-backpackers gaat, en of het nu in Miami Beach, in Kings Cross in Londen, langs de grachten van Venetië of de Mauritskade in Amsterdam is.

De Generator-naam combineert een eersteklas merk met een pretentieloze benadering van accommodatie voor een citytrip of een kort verblijf. Onvergelijkbaar met een traditioneel hostel voor backpackers, en toch ook niet in de lijn van een klassiek hotel. “We zitten ergens tussenin,” verklaart Svenja Siltmann, Group Operations Manager bij Generator. “In ons accommodatie aanbod vind je gedeelde slaapzalen zoals in een hostel, maar ook privékamers en een uitgebreid aanbod aan eet- en drinkmogelijkheden zoals in een boutique hotel.”

Dit hybride model speelt feilloos in op de transformatie en verschuiving van de parameters van het traditionele hotel sinds de opkomst van platformen zoals Airbnb en de toenemende kapitaalkracht van jongere generaties die avontuur willen combineren met comfort en daar gerust iets voor over hebben. De definitie van een hotel is de voorbije jaren steeds losser en breder geworden, een evolutie waar Generator perfect op heeft ingespeeld.

Evengoed zijn de uitdagingen waar een internationale hotelketen vandaag mee wordt geconfronteerd gelijk, hoe uniek het concept ook mag zijn. Overzicht bewaren op zo’n omvangrijke operatie vereist een overkoepelend kassasysteem dat op naadloze communicatie, vereenvoudiging en opschaling gefocust is.

De plooien uit datarapportage gladstrijken

“De voornaamste reden waarom we Lightspeed in zoveel mogelijk locaties wilden gebruiken, was om onze algemene bedrijfsopzet en rapportage in elke locatie te stroomlijnen en standaardiseren,” zegt Svenja.

“We zochten een systeem dat naadloos kon samenwerken met ons PMS, MEWS. Lightspeed leek de perfecte match. Wanneer we bijvoorbeeld een transactie op Lightspeed uitvoeren, worden die gegevens naar ons PMS gestuurd, zodat we de omzet kunnen volgen, ongeacht de locatie – geen fouten, geen tegenstrijdigheden of inconsistenties.”

Een dergelijke automatische synchronisatie van gegevens tussen PMS en POS staat Generator toe om de dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse inkomsten van hun hele internationale onderneming op de voet te volgen.

Digitale tijden vragen om geïntegreerde betalingen

Digitaal en contactloos betalen zijn als betaalmethodes in een absolute stroomversnelling geraakt sinds het begin van de pandemie. In 2021 waren 87% van alle Nederlandse kaartbetalingen contactloos, wat slechts één van de vele redenen was waarom Generator in Lightspeed ook een perfecte match vond, dankzij de mogelijkheid om betalingen te integreren. 

Lightspeed Payments is een geïntegreerde betalingsoplossing die betalingen automatische en rechtstreeks doorstuurt naar het kassasysteem, zonder vertraging, manuele invoering of afstemming. “Een geïntegreerde betaaloplossing maakt alles zoveel eenvoudiger,” zegt Svenja. “Onze servers kunnen nu betalingen en bestellingen in één keer aannemen doordat de iPad-interface van ons kassasysteem en betaalterminals rechtstreeks met elkaar samenwerken.” 

Laten we het anders verwoorden: wanneer een gast klaar is om af te rekenen, hoeft een hotelmedewerker slechts op “Betalen” te klikken op de interface van het kassasysteem waardoor het factuurbedrag rechtstreeks naar de betaalterminal wordt gestuurd – een functie die de meeste betaaloplossingen mogelijk maken. Tijd bespaard dus. Wat een geïntegreerde betaaloplossing onderscheidt van de rest is de automatische en realtime overdracht en verzoening van ontvangen transacties met de openstaande verkoopdata in het Lightspeed kassasysteem en het MEWS PMS. Het handmatig afstemmen van transacties met verkopen – wat vaak een tijdrovend gebeuren is – wordt hierdoor onnodig.  

“Ook onze betalingsrapportage is geautomatiseerd,” voegt Svenja toe. “Het maakt niet uit wat voor betaalkaart onze gasten gebruiken, ons systeem weet bij elke betaling meteen over welke factuur het ging, of er fooi werd toegevoegd en wat voor type betaalkaart het was.”

“Het systeem weet dit omdat Lightspeed deze informatie doorgeeft, zonder dat wij tussenbeide hoeven te komen en dat handmatig moeten melden. Voordat we met Lightspeed werkten, hadden we constant te maken met discrepanties, inconsistenties en dubbel-geboekte transacties tegen – wat nu niet meer het geval is.”

Uitbreiding van het aanbod met bestelling aan tafel en maaltijdbezorging

Voor Generator eindigt het benutten van technologie echter niet bij het automatiseren en optimaliseren van inkomsten rapportage. Ook op vlak van gastervaring heeft de hotelketen zich op moderne tech beroepen om de kwaliteit van bediening te stroomlijnen en te vereenvoudigen, mede door het introduceren van digitaal bestellen aan tafel in de eet- en drinkgelegenheden die elke locatie aanbiedt.

“Ook op het gebied van bestellen aan tafel is Lightspeed heel intuïtief,” zegt Svenja. “We hebben geen trainer nodig om het personeel op te leiden in het gebruik van het systeem, omdat het zo gebruiksvriendelijk is, wat vooral helpt in stressvolle situaties.” 

Bestellen aan tafel geeft gasten de vrijheid om te bestellen wanneer ze maar willen – wat vaker leidt tot grotere bestellingen – en het hotelpersoneel meer tijd en ruimte geeft om zich te concentreren op het creëren van een aangenamere gastervaring, betere bediening en informatieverstrekking. 

“Vóór Lightspeed hadden we te vaak kampen met storingen en was de ondersteuning van ons systeem dikwijls niet bereikbaar. In stressvolle situaties met beperkte personeelsbezetting – wat zich de voorbije jaren dankzij de pandemie vaker heeft voorgedaan dan gewenst –  helpt het om een ​​stabiel systeem te hebben waarop het personeel kan vertrouwen.” 

Lightspeed biedt ook talloze add-ons die Generator geholpen hebben om inkomstenstromen in uitdagende tijden te diversifiëren. Zo werkt het Generator Hotel in Amsterdam met Lightspeed Delivery, dat alle bestellingen van alle bekende bezorgplatformen zoals Deliveroo, Ubereats en Takeaway bijeenbrengt op één centrale plek: het Lightspeed kassasysteem.

“Lightspeed Delivery maakt onze bezorgactiviteiten zoveel eenvoudiger,” zegt Svenja. “We hebben niet langer vijf verschillende tablets nodig om elk bezorgplatform individueel te bedienen. Alle bestellingen van elke provider waar we mee samenwerken zijn samengebracht in één platform. We hoeven ook niet langer elke bestelling handmatig te accepteren. Het is gewoon zoveel sneller en efficiënter proces.”

Vooruitgang ondanks alles

Net als de meeste hotelketens heeft ook Generator geleden onder de constante schommelingen en veranderingen in het uitgaven- en consumptiegedrag van gasten als gevolg van herhaalde lockdowns, restricties en heropeningen sinds het uitbreken van de pandemie.

“Zodra er restricties komen, gaat het bedrijfsleven achteruit – vooral in Europa – en dat heeft een drastische impact gehad op onze inkomsten,” zegt Svenja. “Maar we zien ook dat zodra de beperkingen worden opgeheven, het leven snel terug normaliseert. In de afgelopen twee jaar zijn we gewend geraakt aan dat soort extremen: van het ene moment helemaal volgeboekt zijn naar het volgende moment waar we volledig moeten sluiten.”

Het hoeft niemand te verbazen dat de bezettingsgraad in de hotelsector nog steeds niet terug op het niveau is van vóór de pandemie. Als reactie op deze vertraging plant Generator de inkomstenstromen van alle locaties verder te diversifiëren. 

“De volgende stap is om het aanbod van het Generator merk uit te breiden en te verder te laten groeien,” verklaart Svenja. “Voor ons gaat dat van het opnemen en integreren van evenementen of online bestellen in onze website. Extra diensten zoals bediening aan tafel en maaltijdbezorging zijn ondertussen succesvol geïmplementeerd. Lightspeed stelt ons in staat om ons aanbod aan diensten en stijl van bediening te transformeren, verbeteren en aan te passen aan elke nieuwe situatie.” 

Sinds de implementatie van Lightspeed en de adaptatie van verschillende add-ons en functionaliteiten op meerdere locaties beschikt Generator over de nodige stabiliteit en flexibiliteit om te reageren op onvoorziene omstandigheden en ontwikkelingen. 

Op zoek naar hetzelfde voor jouw hotel? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts.