6 tips om je horeca arbeidskosten bij te houden

Als horeca-ondernemer ben je blij met goed personeel, maar minder blij met de tijdrovende personeelsadministratie die erbij komt kijken. Zaken zoals het opslaan van persoonlijke informatie, het maken van het rooster en dit op het laatste moment weer aanpassen kunnen veel frustratie opleveren. Het ene moment heb je een tekort aan bediening, het andere moment moet je je werknemers vertellen dat je niet genoeg uren voor ze hebt. Maar wees gerust: een eenvoudige berekening van het arbeidskostenpercentage die je consistent bijhoudt en waarnaar je je loonlogboek organiseert, gecombineerd met een geautomatiseerd planningsproces zorgt ervoor dat  overbezetting of onderbezetting snel tot het verleden behoort.

In dit artikel delen we 6 tips voor het bijhouden van de horeca arbeidskosten:

1. Evalueer je rooster regelmatig
2. Noteer taken in het loonlogboek
3. Bereken je personeelsverloop
4. Maak een rooster op basis van verkoop- en weersvoorspellingen
5. Speel in op de sterkte punten van je werknemers
6. Automatiseer het roosterproces

Wat zijn horeca arbeidskosten?

Het arbeidskostenpercentage is het percentage van de restaurantkosten dat wordt besteed aan het aannemen en behouden van werknemers. Hoewel het ideale percentage van de inkomsten dat gaat naar salarissen en lonen afhankelijk is van je bedrijfstype, is het verstandig om te voorkomen dat de arbeidskosten te hoog oplopen. Voor restaurants is 35% een algemeen aanvaarde doelstelling.

Fastfoodketens hebben vaak slechts 25 procent arbeidskosten, terwijl restaurants met bediening aan tafel waarschijnlijk tussen de 30 en 40 procent zitten. Dit hangt helemaal af van het menu en de manier van bedienen. De kosten voor eten en drinken voor de horecaindustrie bedragen doorgaans tussen de 28 en 35 procent.

Hier is de eenvoudige formule om de horeca arbeidskosten te berekenen:

Arbeidskostenpercentage = totale arbeidskosten / totale omzet x 100

Als je werknemersbeheersysteem integreert met je online kassasysteem, wordt het percentage automatisch voor je berekend met gegevens die rechtstreeks uit je database worden gehaald.

1. Evalueer je rooster regelmatig

Het lijkt makkelijk om je werknemers maandenlang volgens een vast rooster te laten werken, maar het is een goed idee om je rooster regelmatig te evalueren. Het aantal bezoekers in je restaurant zal van dag tot dag, van week tot week en van maand tot maand fluctueren. Hoewel een consistent rooster soms door het personeel wordt gewaardeerd, is het niet optimaal voor je onderneming.

Als je tijdens bepaalde diensten meer bediening dan gasten in je restaurant hebt, verspil je geld aan arbeidskosten. Bovendien zullen je medewerkers meer flexibiliteit en controle over hun rooster op prijs stellen, met een lager personeelsverloop als resultaat.

2. Noteer taken in het loonlogboek

Het kan handig zijn om precies te weten hoe je medewerkers hun tijd besteden. Een ogenschijnlijk kleine taak, zoals het opbergen van nieuwe voorraad, kan bijvoorbeeld langer duren dan je denkt.

Als je je werknemers in hun loonlogboek laat bijhouden waar ze hun tijd aan besteden, kun je erachter komen welke processen je moet automatiseren. Het laat je ook zien wanneer je piekuren zijn en je dus meer personeel moet inzetten. In het algemeen helpt het bijhouden van specifieke taken je om te bepalen of je werknemers hun tijd op de meest productieve manier besteden, en kun jij je personeel inzetten op een manier die de arbeidskosten minimaliseert.

3. Bereken je personeelsverloop

Een hoog personeelsverloop kan de horeca arbeidskosten aanzienlijk verhogen. Bovendien kan de prijs voor het werven en opleiden van nieuw talent in de loop van de tijd de efficiëntie van je personeel verminderen.

Stappen ondernemen om de personeelstevredenheid te garanderen, is een slimme manier om een betere manager te worden en het personeelsverloop te verminderen. 

Hoe je het personeelsverloop kunt berekenen

Stel dat je het personeelsverloop voor een periode van zes maanden wilt berekenen.

Bereken eerst je gemiddeld aantal werknemers. Aan het begin van de periode had je dertig personeelsleden, zes maanden later was je personeelsbestand gedaald tot 18. Maak de volgende berekening om het gemiddelde aantal werknemers te berekenen:

Gemiddeld aantal medewerkers = (aantal medewerkers aan het begin van de periode) + (aantal medewerkers aan het einde van de periode) / 2

Gemiddeld aantal medewerkers = 30 + 18 / 2

Gemiddeld aantal medewerkers = 24

In die periode hebben dertien medewerkers je bedrijf verlaten. Om je personeelsverloop te berekenen deel je het aantal werknemers dat is vertrokken door het gemiddelde aantal werknemers en vermenigvuldig je dit met 100.

Personeelsverloop = (werknemers die vertrokken) / (gemiddeld aantal medewerkers) x 100

Personeelsverloop = 13 / 24 x 100

Personeelsverloop = 54%

Bepaal van tevoren wat een gezond personeelsverloop is voor jouw zaak, om zo te kunnen bepalen of het personeelsverloop te hoog of te laag is. Volgens een onderzoek in personeelsverloop in de horeca, uitgevoerd door ABN AMRO en Fairkitchens, scoort de sector met 40% aan jaarlijks personeelsverloop hoog ten opzichte van andere sectoren. Gemiddeld blijven horecamedewerkers gemiddeld 2,5 jaar bij dezelfde werknemer werken. In deze cijfers is nog geen rekening gehouden met de coronapandemie. 

Meer weten over personeelsverloop in de horeca en hoe je het kunt voorkomen? Lees er alles over in deze blog. 

4. Maak een rooster op basis van verkoop- en weersvoorspellingen

Natuurlijk kan het verleidelijk zijn om het hele jaar hetzelfde aantal werknemers voor elke dienst beschikbaar te houden. De werkelijke behoefte aan werknemers kan echter gedurende het jaar variëren. Daarom is het goed om te weten wanneer de drukste periodes zijn. 

Met oplossingen voor personeelsplanning, zoals Horeko, kun je op verschillende tijdstippen de juiste personeelsbezetting plannen. Als je bijvoorbeeld een groot buitenterras hebt, is het verstandig om minder werknemers in te plannen als het gaat regenen (zeker nu dat dit de enige manier is om überhaupt open te zijn). Als er in de toekomst weer meer events mogelijks zijn en een speciale gebeurtenis in de omgeving plaatsvindt, plan dan meer werknemers in of houd er een paar op oproepbasis voor de verwachte toename van gasten.

5. Speel in op de sterke punten van je werknemers

Als je je arbeidskosten al enige tijd analyseert, is de kans groot dat de individuele sterke en zwakke punten van je werknemers te zien zijn. Een ober kan bijvoorbeeld een meester zijn in het managen van de drukste avond van de week, terwijl een andere ober de gave heeft om gasten te verleiden om extra gerechten te bestellen. Door deze talenten te erkennen, te belonen en in je voordeel te gebruiken, optimaliseer je de horeca arbeidskosten (en zorg je ervoor dat je medewerkers zich gewaardeerd voelen).

6. Automatiseer het roosterproces

De tijd van inklokken en papieren roosters is allang voorbij en het beheren van werknemersroosters hoeft niet enorm veel tijd in beslag te nemen. Je kunt gratis planningssoftware zoals Homebase gebruiken om tijd te besparen en meer inzicht te krijgen in je arbeidskosten op het moment zelf, vooral als deze rechtstreeks in je kassasysteem is geïntegreerd.

Van weersvoorspellingen tot individuele sterke punten van je werknemers, er is veel dat je kunt doen om een efficiënter restaurant te runnen. Als je de bovenstaande suggesties in gedachten houdt, kun je je personeel beter managen en de arbeidskosten laag houden!

Haal alles uit je personeel met het kassasysteem van Lightspeed.

Het Lightspeed horeca kassasysteem kan worden geïntegreerd met personeelsplanningssoftware, zodat je realtime prestatiegegevens van je personeel kunt gebruiken om alles uit je werknemers te halen. Benieuwd naar de mogelijkheden? Vraag een 14 daagse proefperiode aan (deze verloopt automatisch) of neem contact op met een van ons horeca experts.