How to: horeca btw voor beginners

Btw is een gevoelig gegeven in de horeca en valt niet perse onder de meest favoriete gespreksonderwerpen van horecaondernemers. Niet geheel onverstaanbaar, want voor velen is het een kluwen aan regels, deadlines en verplichtingen waar vaak geen voordehandliggende weg doorheen te vinden valt. 

In deze blog zetten wij de basisprincipes van horeca btw voor jou op een rij en kom je te weten wat btw precies is, wat de verschillende horeca btw-tarieven zijn met enkele concrete voorbeelden, wat een btw-aangifte is en wanneer en hoe je deze moet indienen.

Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:

• Wat is btw en hoe werkt het?
• Wie is btw-plichtig en wie niet?
• Wat zijn de verschillende btw tarieven in de horeca?
• Concrete voorbeelden
• De btw-aangifte: wat, wanneer en hoe

Wat is btw en hoe werkt het?

Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde. Het is een vorm van belasting die de staat je over jouw omzet aanrekent en wordt ook wel omzetbelasting genoemd – niet te verwarren met inkomstenbelasting. Btw wordt op de verkoopprijs (of omzet) van producten of diensten aangerekend, in elke fase van het bestaan van een product of dienst. Met andere woorden: telkens als er aan een product of dienst een waarde wordt toegevoegd, wordt deze waarde ook belast met btw – ook in de horeca. Maar hoe werkt dat nu precies?

1. Btw aanrekenen en doorstorten naar de staat
2. Btw betalen en terugvorderen van de staat
3. Het verschil tussen ontvangen en betaalde btw
4. Btw is geen winst

Btw aanrekenen en doorstorten naar de staat

Op enkele uitzonderingen na, ben je als zelfstandige horeca-ondernemer in het merendeel van de gevallen btw-plichtig. Dat betekent dat je verplicht bent om btw toe te voegen aan de verkoopprijzen van de gerechten en dranken op jouw menukaart, en aan te rekenen aan je gasten. Je rekent deze btw enkel aan om uiteindelijk door te storten naar de staat, wat via de btw-aangifte gebeurt.

Btw betalen en terugvorderen van de staat

Tegelijkertijd betaal jij net zoals je gasten ook btw op alle producten (ingrediënten, materiaal, accessoires, …) en diensten (boekhouder, elektricien, loodgieter, …) die je zelf voor jouw horecazaak aankoopt. Maar omdat je als zelfstandige btw-plichtig bent, kun je de btw op aangekochte producten of diensten “in mindering brengen” of terugvorderen van de staat. Dat wordt ook de btw-aftrek genoemd en gebeurt tevens via de btw-aangifte.

Het verschil tussen ontvangen en betaalde btw

Omdat je btw zowel moet aanrekenen en doorstorten als betalen en terugvorderen, rekent de staat natuurlijk bij elke btw-aangifte het verschil uit tussen de door jou ontvangen en betaalde btw. Het positief of negatief verschil wordt je door de staat meegedeeld via een brief van de belastingdienst of online in jouw persoonlijk belastingportaal. 

Indien je btw tegoed hebt, wordt dit door de staat ook beschouwd als een tegoed en bijgehouden als reserve voor je volgende btw-aangifte; indien je btw moet bijbetalen, staan de nodige instructies om dat te doen in de brief of op het portaal.

Btw is geen winst 

Bij het starten van een horecazaak komen heel wat kosten kijken, zoals grote investeringskosten voor renovaties, materiaal en inrichting. Indien je btw-plichtig bent, is het vrij waarschijnlijk dat je in deze fase van het starten van een zaak in de horeca meer btw betaalt dan aanrekent. Je zaak is mogelijk zelfs nog niet eens open. Dat kan ervoor zorgen dat je in deze fase ook meer btw kunt terugvorderen dan door moet storten naar de overheid. 

Natuurlijk gaan we ervan uit dat horecaondernemers op termijn minder moeten aankopen en meer gaan verkopen – anders maak je namelijk geen winst – dus is het waarschijnlijker dat je na de opstartfase in de horeca btw vaker aan de staat zal moeten doorstorten dan dat je ze terug kunt vorderen.

Het belangrijkste om hier te onthouden is dat btw in de horeca moet beschouwd worden als een doorgeefluik van geld van en aan de staat en – voor jouw eigen financiële gemoedsrust – nooit als deel van je inkomen of winst mag beschouwd worden.

Wie is btw-plichtig en wie niet?

Zoals aangegeven is het absolute merendeel van de horecaondernemers per definitie btw-plichtig, op één uitzondering na. 

Kleine ondernemersregeling (KOR)

Indien je een eenmanszaak, vennootschap-onder-firma, vereniging of besloten vennootschap runt, en jouw jaaromzet lager is dan €20.000 (exclusief btw!), kun je de kleine ondernemersregeling aanvragen. Als de belastingdienst jouw aanvraag goedkeurt, geniet je voor minimaal drie jaar van de regeling. 

Het voordeel? Bij deze vrijstelling hoef je geen btw aan te rekenen aan jouw gasten, geen btw door te storten naar de staat, en ook geen btw-aangiftes in te dienen. Een hoop minder boekhouding dus.

Het nadeel? Het is in dit geval heel belangrijk dat je goed jouw jaaromzet in de gaten houdt. Eens je boven de €20.000-omzetdrempel gaat, vervalt de regeling automatisch en kun je ze as opnieuw na drie jaar aanvragen. Daarnaast kun je ook geen btw van aankopen of investeringen terugvorderen van de staat, waardoor de feitelijke kostprijs van producten en diensten voor jou inclusief btw zal zijn en dus hoger zal liggen.

Wat zijn de verschillende btw-tarieven in de horeca?

In Nederland gelden er twee horeca btw-tarieven: 9% en 21%. 

Onder de 9% horeca btw-regel vallen de volgende zaken:

• Alle vormen van eten, eetwaren of afhaalmaaltijden of maaltijden die bezorgd worden;
• Alle non-alcoholische dranken (koffie, thee, softdrinks, fruitsappen, maar ook bier dat minder dan 0.5% alcohol bevat en alle overige dranken die minder dan 1.2% alcohol bevatten)
• Alle vormen van logies (hotel, hostel, camping, Airbnb, …)

Onder de 21% horeca btw-regel vallen de volgende zaken:

• Alle vormen van alcoholische dranken (wijn, bier (hoger dan 0.5%), gedistilleerd en alle andere dranken die meer dan 1.2% alcohol bevatten) 
• Alle vormen van tabak (sigaretten, sigaren, vapers die je in je horecazaak verkoopt)
• Alle vormen van zaalverhuur (bijvoorbeeld het verhuren van een deel van je restaurant, een zaal in je café of hotel).

Gelukkig voor horecaondernemers is de opsplitsing tussen deze twee horeca btw-tarieven helder en eenduidig. Het is aan jou als eigenaar om de correcte btw-tarieven toe te passen om achteraf boetes of (tijdrovende en dure) controles van de Belastingdienst te vermijden.

Concrete voorbeelden

Maar wat betekenen de horeca btw-tarieven nu concreet voor jouw prijzen? Wij geven enkele voorbeelden om de rekensommen die achter de horeca btw-tarieven schuilen nader toe te lichten:

Voor een maaltijd van 9% btw

Stel nu dat de foodcost van één van jouw gerechten €5.00 is en je een gemiddelde marge van 100% aanrekent (= foodcost X 2), dan zou de totaalprijs van dat gerecht op €10 uitkomen. Op de rekening zal dit bedrag opgesplitst worden in €9.17 en €0.83 btw (= 9% van €10.00). 

Voor een alcoholisch drankje van 21% btw

Stel nu dat je een fles wijn hebt aangekocht met een netto aankoopprijs van €7.50 en je een gemiddelde marge van 200% aanrekent (= aankoopprijs X 3), dan zou de totaalprijs op €22.50 uitkomen. Op de rekening zal dit bedrag opgesplitst worden in €18.60 en €3.90 btw (= 21% van €22.50).

Hoe bereken je de btw voor mixdrankjes, cocktails en speciale koffies?

Als je mixdrankjes, cocktails of speciale koffies aanbiedt die zowel uit non-alcoholische drankjes als uit alcoholische drankjes bestaan, zoals Rum-Cola, Gin & Tonic of Irish coffees, mag je voor elk component het correcte btw-tarief toepassen – bijvoorbeeld 21% op de gin en 9% op de tonic. Doe je dat niet en reken je ook 9% btw op de alcoholische component, riskeer je bij controle van de Belastingdienst een boete.

Hoe combineer je meerdere btw-tarieven? 

Als je all-in of menu-formules aanbiedt die maaltijden met alcoholische dranken combineren, zal je op een gelijkaardige manier als bij mixdrankjes ook een onderscheid moeten maken tussen de 9% btw op maaltijden en 21% btw op dranken. Opnieuw raden we je aan de juist tarieven toe te passen, om onaangename gesprekken met de Belastingdienst te vermijden. 

Btw verrekenen in of toevoegen aan de totaalprijs?

Btw reken je door aan je gasten, louter en alleen om door te storten naar de staat. Dat betekent natuurlijk dat je nettowinst gebaseerd is op het totaalbedrag exclusief btw min kosten. In het geval van het voorbeeld van een maaltijd is dat €4.17 (€9.17 – foodcost); in het geval van de fles wijn is dat €11.10 (€18.60 – netto aankoopprijs)

Bepaal daarom best vooraf hoe je horeca btw precies wil verrekenen in je totaalprijs. In de meeste horecazaken wordt de btw toegevoegd aan de totaalprijs van gerechten en dranken en vervolgens (naar boven) afgerond naar een rond cijfer met slechts één decimaal. 

De btw-aangifte: wat, wanneer en hoe

Wat is de btw-aangifte?

De periodieke btw-aangifte is bedoeld om de staat op de hoogte te brengen van hoeveel btw je zelf hebt betaald en hoeveel je hebt aangerekend. Als je btw-plichtig bent, ben je per definitie ook verplicht om een btw-aangifte in te dienen.

Wanneer dien je een btw-aangifte in?

Afhankelijk van bepaalde voorwaarden en in samenspraak met de Belastingdienst moet je in Nederland per maand, kwartaal of jaar een btw-aangifte doen. Als je maandelijks of per kwartaal je btw-aangifte indient, ben je verplicht dit telkens ten laatste te doen op de laatste dag van de maand die volgt op de maand of het kwartaal waarin de verkopen en aankopen hebben plaatsgevonden. Dezelfde datum geldt voor het betalen van het verschil in btw.

Met andere woorden: voor maandelijkse btw-aangiftes moet de aangifte voor januari ten laatste op 28 februari ingediend worden, voor februari ten laatste op 31 maart, voor maart ten laatste op 30 april, enzovoort. Voor btw-aangiftes per kwartaal geldt hetzelfde principe::

• 1ste kwartaal (januari, februari & maart) = 30 april
• 2de kwartaal (april, mei & juni) = 30 juli
• 3de kwartaal (juli, augustus & september) = 31 oktober
• 4de kwartaal (oktober, november & december) = 31 januari

Indien je per jaar je btw-aangifte indient, moet dit ten laatste op 31 maart van het jaar volgend op het jaar waarin de verkopen en aankopen hebben plaatsgevonden. 

Op de website van de Nederlandse Belastingdienst staat er een handige kalender die de deadlines voor het indienen van de btw-aangifte en het betalen van het verschil aan btw op lijst. 

Hoe dien je een btw-aangifte in?

Via het online Mijn Belastingdienst Zakelijk-portaal kun je jouw btw-aangiftes digitaal indienen. 

De meest voordehandliggende manier om uw btw-aangifte in te dienen, is via een boekhouder of boekhoudkantoor. De kost van de boekhouder is fiscaal aftrekbaar en de aangerekende btw op die kost kun je bovendien terugvorderen van de staat. Het lijkt misschien duur om daarvoor vier keer per jaar (elk kwartaal) te betalen, maar een goeie boekhouder bespaart je normaal niet alleen tijd en moeite, maar ook geld. Je kunt er ook voor kiezen om zelf je btw-aangifte in te dienen, maar daar komt voor zelfstandigen heel wat bij kijken en is best wel kennis van zaken vereist. 

De Belastingdienst hamert namelijk op punctueel indienen en is ook vrij streng in het beoordelen van je btw-aangifte. Laatkomers worden beboet en dat geldt ook voor inconsistenties of fouten – ook al gebeuren die per ongeluk.

Horeca btw voor beginners: eenvoudiger dan gedacht

Het hele horeca btw-gegeven mag dan misschien op het eerste zicht wel complex lijken, maar als je weet welke horeca btw-tarieven op jouw activiteiten van toepassing zijn, kom je al een heel eind en kun je onaangename gesprekken met de fiscus vermijden.

Ook btw-aangiftes voor horecaondernemers lijken misschien een grote uitdaging, maar een basisbegrip van jouw verplichtingen en de nodige deadlines – in combinatie met een alerte boekhouder – zullen je ongetwijfeld helpen bij het verkrijgen van een duidelijk overzicht op jouw boekhouding.

Benieuwd naar hoe Lightspeed je nog meer kan helpen bij het controleren en optimaliseren van de financiële stand van jouw horecazaak? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts.