De voordelen van een dagelijkse open- en sluitlijst voor je restaurant

 De werkdag in je restaurant begint en eindigt altijd met twee belangrijke taken: zorgen dat je restaurant klaar is voor een nieuwe dag en je zaak afsluiten nadat de laatste gasten zijn vertrokken.

Door COVID-19 is het schoonmaken en ontsmetten van je restaurant belangrijker dan ooit tevoren; je moet er zeker van zijn dat je medewerkers hun werkomgeving consistent schoon en veilig houden voor iedereen. Een open- en sluitlijst is een handig hulpmiddel om je medewerkers daarvoor verantwoordelijk te houden en te zorgen dat je dagelijkse bedrijfsvoering soepel verloopt.

De eerste en laatste dienst in je restaurant zijn misschien wel de belangrijkste diensten van de dag. Er moet veel gedaan worden en het is handig een duidelijk overzicht te maken van de taken die je personeel moet uitvoeren. Met een open- en sluitlijst zorg je dat de werkzaamheden die nodig zijn voor een schoon, overzichtelijk en veilig restaurant niet worden vergeten.

De meeste restaurants delen de taken op in drie categorieën:

Opstartlijst:

• Bediening
• Keuken
• Bedrijfsleiders

Afsluitlijst:

• Bediening
• Keuken
• Bedrijfsleiders

De medewerkers aan wie je de lijst toewijst, hoeven niet alle taken persoonlijk uit te voeren, maar zijn er wel verantwoordelijk voor dat iemand dat doet.

In dit artikel lees je welke taken je moet vermelden op de open- en sluitlijst voor je verschillende teams. In onze voorbeelden gaan we uit van de richtlijnen van gezondheidsorganisaties, maar het is raadzaam contact op te nemen met lokale overheidsinstanties om te controleren of de taken die je op je checklist zet, voldoen aan toepasselijke lokale en nationale wetgeving en richtlijnen met betrekking tot COVID-19 en je lijsten aan te passen aan jouw specifieke situatie.

Wat zijn de voordelen van open- en sluitlijsten?

Vooral in de nasleep van COVID-19 heeft iedereen, van je gasten tot je medewerkers én jij zelf, baat bij een dagelijks systematisch schoonmaakproces.

We benoemen graag een paar van de belangrijkste voordelen van het gebruik van open- en sluitlijsten:

Handige herinnering

Voor een goede samenwerking is het belangrijk dat je teamleden een gezamenlijk doel hebben. Als er veel mensen zijn en er veel gedaan moet worden, kunnen zelfs de meest voor de hand liggende taken, zoals het schoonmaken van de deurklinken, worden vergeten. Met een takenlijst zorg je dat je personeel een overzicht heeft van alle uit te voeren werkzaamheden, groot en klein.

Verantwoordelijkheid

Als je werkt met takenlijsten die je medewerkers aan het begin en einde van elke werkdag moeten invullen en ondertekenen, kun je deze medewerkers verantwoordelijk houden als er iets fout gaat of een taak niet is uitgevoerd.

Of je nou één persoon alle takenlijsten laat invullen, of de taken toewijst aan meerdere mensen die hun initialen naast elke uitgevoerde taak moeten zetten, je weet in ieder geval wie er op welke dag verantwoordelijk was voor welke taak.

Als je bijvoorbeeld merkt dat je elke keer door je voorraden heen bent als Jack heeft afgesloten, is het wellicht verstandig zijn kennis op het gebied van inventarisatie en inkoop bij te spijkeren.

Besparingen

Aan het einde van een werkdag moeten de lampen worden uitgedaan en moet de verwarming of airconditioning een standje lager worden gezet. Daarmee bespaar je aanzienlijk op je energiekosten. Als deze taken op de afsluitlijst van je restaurant staan, is de kans groter dat ze ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. En met een lager gas- en elektriciteitsverbruik bespaar je geld en wordt je restaurant energiezuiniger.

Veiligheid

Andere belangrijke taken aan het einde van de dag zijn het fysiek afsluiten van het restaurant, het inschakelen van het beveiligingssysteem en het controleren of alle grote apparatuur is uitgeschakeld. Bij een inbraak of brand komt de veiligheid van je medewerkers en gasten in het gedrang en kunnen de kosten zó hoog oplopen dat je je restaurant moet sluiten. Als je deze kritieke taken op je sluitlijst zet, is de kans groter dat ze worden uitgevoerd en wordt je restaurant dus veiliger.

Tips voor het invoeren van open- en sluitlijsten

Wat is de beste manier om open- en sluitlijsten in te voeren? We geven je een stappenplan om je team enthousiast te maken over deze werkwijze.

1. Brainstorm over taken. Eerst moet je bedenken welke taken op je takenlijsten moeten komen. Kijk naar je bedieningsmedewerkers, keukenpersoneel en bedrijfsleiders en noteer de routinetaken die ze aan het begin en einde van de dag uitvoeren. Vraag ze ook welke taken zij graag op de open- en sluitlijsten zouden zien. Zij zijn degenen op de werkvloer en hun inzichten zijn waardevol.
2. Stel de lijsten op. Maak daarbij gebruik van de input van je personeel. Zet een vakje naast elke taak en laat je medewerkers elke uitgevoerde taak afvinken. Zorg ook dat je medewerkers de lijst ondertekenen en van de datum en tijd voorzien zodra alle taken zijn uitgevoerd. Verdeel je de taken onder meerdere medewerkers, laat iedereen dan zijn of haar initialen naast de uitgevoerde taken zetten om het verantwoordelijkheidsgevoel te versterken. Maak aparte takenlijsten voor de eerste en laatste dienst en voor de verschillende teams in je restaurant (bediening, keuken en bedrijfsleiders).
3. Deel je takenlijsten met je team. Heb je nog nooit eerder met takenlijsten gewerkt, dan is het slim een vergadering te plannen met al je medewerkers. Of informeer je personeel via jullie gezamenlijke communicatieplatform. Leg uit hoe de takenlijsten werken en wat je van je medewerkers verwacht.
4. Blijf georganiseerd. Bewaar kopieën van de takenlijsten in een map op kantoor of op een geschikte locatie per team (bijvoorbeeld een lijst voor je bedieningsmedewerkers bij de ingang van je restaurant, een lijst voor je keukenteam bij de keukendeur en een lijst voor je bedrijfsleiders in het kantoor). Wil je helemaal digitaal werken, dan kun je bijvoorbeeld een takenlijst maken in Notes op je iPad en deze delen met de medewerker die ervoor moet zorgen dat elke taak wordt uitgevoerd.

Met deze stappen heb je in een mum van tijd een effectief protocol voor het gebruik van open- en sluitlijsten.

De 3 soorten openlijsten voor restaurants

Met een dagelijkse opstartlijst kun je je team voorbereiden op een succesvolle dag. De meeste restaurants maken een aparte lijst per team en de taken waarvoor dat team verantwoordelijk is: bediening, keuken en bedrijfsleiders. We geven je drie voorbeelden van takenlijsten voor de eerste dienst van de dag, eentje voor elk team.

1. Openlijst voor bediening en bar

Je bedieningsmedewerkers moeten ervoor zorgen dat je restaurant klaar is om gasten te ontvangen zodra de deur opengaat. Bekijk deze opstartlijst voor bedieningsmedewerkers om je team te helpen zich voor te bereiden op een nieuwe dag.

Opstelling

• Plaats bestek en servies op de tafels
• Zorg voor verse bloemen, nieuwe kranten enz.
• Maak de ramen, tafels en alle andere oppervlakken schoon
• Controleer of de afvalbakken zijn geleegd
• Maak de toiletten grondig schoon

Organisatie

• Vouw servetten en zet decoratie op de tafels

Voorraad

• Vul tafelbenodigdheden aan (suikerzakjes, peper en zout, ketchup enz.)
• Maak de zitplaatsen aan de bar in orde
• Vul de drankvoorraad van de bar aan
• Voorzie de bar van schone glazen

Werkt je restaurant voornamelijk met afhaal- en bezorgmaaltijden, pas deze dagelijkse openlijst dan aan en richt je op bezorgtaken.

2. Openlijst voor de keuken

Omdat de afsluitende werkzaamheden van het keukenteam al deels ter voorbereiding zijn op een nieuwe dag, bestaan de meeste taken in de ochtend uit het voorbereiden van de werkstations in de keuken en het aanvullen van de voorraad.

Schoonmaken

• Poets de oppervlakken waarop voedsel wordt bereid

Mise en place

• Snijd ingrediënten voor de werkstations
• Voorzie elk werkstation van keukengerei

Voorraad

• Controleer de ontvangen voorraad
• Vul de voorraad aan met de ontvangen goederen
• Leg voedingsmiddelen op de juiste plaats

Organisatie

• Leg het keukengerei op zijn plaats
• Leg alle ontvangen voorraad op de juiste plaats

Zijn er nog andere belangrijke taken die je koks kunnen uitvoeren om de werkzaamheden in de keuken efficiënter te laten verlopen?

3. Openlijst voor bedrijfsleiders

Wat moeten bedrijfsleiders doen om zich voor te bereiden op een succesvolle dag? Zij stellen de specialiteiten van de dag op, leiden personeelsvergaderingen, regelen de financiën en analyseren personeelsrapporten.

Personeelsvergadering

• Stel een agenda op voor de personeelsvergadering
• Leg de doelen voor die dag vast

Menu-informatie

• Vertel personeel over de specialiteiten van de dag
• Bespreek de menu-items
• Laat personeel nieuwe menu-items proeven

Financiën

• Betaal rekeningen
• Beantwoord vragen van medewerkers over hun salaris
• Stel dagelijkse omzetdoelen (je omzetrapporten kunnen je daarbij helpen)

Organisatie

• Beantwoord e-mails, reageer op reviews en berichten op social media
• Organiseer de levering van bestelde voorraden
• Maak afspraken voor reparaties aan het pand of de inboedel

De 3 soorten afsluitlijsten voor restaurants

Laat je teams werken met deze drie afsluitlijsten en zorg dat de taken worden uitgevoerd door de juiste mensen.

Onder elk van de onderstaande voorbeelden hebben we categorieën gezet die je op je takenlijst zou moeten opnemen, en voorbeelden van enkele taken die onder die categorieën vallen, maar natuurlijk is elk restaurant anders. Pas je open- en sluitlijst aan jouw specifieke situatie aan.

1. Sluitlijst voor bediening en bar

Tijdens de laatste dienst moeten je bedieningsmedewerkers en barpersoneel ervoor zorgen dat je restaurant wordt schoongemaakt en bevoorraad en dat de ruimte overzichtelijk en veilig is. Deze medewerkers hebben meestal ook de belangrijke taak om je restaurant fysiek af te sluiten.

Schoonmaken

• Poets en ontsmet alle oppervlakken
• Zet stoelen terug op hun plaats
• Veeg de ingang
• Poets en ontsmet de menukaarten

Bar

• Controleer de voorraad
• Vul de drankvoorraad aan

Veiligheid

• Schakel het beveiligingssysteem in
• Sluit de deuren
• Sluit alle ramen

Organisatie

• Zet alle benodigdheden en apparaten terug op hun plaats

Financiën

• Tel de inhoud van de kassa
• Controleer of de inhoud overeenkomt met de cijfers in je kassasysteem

2. Sluitlijst voor de keuken

Het keukenteam moet veel doen om te zorgen dat de keuken schoon en veilig wordt achtergelaten. We raden je aan de volgende taken op de sluitlijst voor je keukenpersoneel te zetten.

Schoonmaken

• Poets en ontsmet alle oppervlakken
• Was af
• Leeg de afvalbakken

Voedselveiligheid

• Ontsmet oppervlakken waarop voedsel wordt bereid
• Berg voedingsmiddelen op de juiste plaats op
• Controleer of keukengerei en apparatuur naar behoren werken
• Controleer op ongedierte
• Controleer of de deuren van koelkasten en vriezers gesloten zijn

Voorraad

• Controleer de voorraad
• Doneer ingrediënten die niet meer gebruikt kunnen worden aan daklozenopvangcentra of gaarkeukens

Organisatie

• Leg keukengerei op de juiste locatie bij elk werkstation

Algemene veiligheid

• Controleer of ovens, fornuizen, friteuses en andere keukenapparaten zijn uitgeschakeld
• Controleer of de achterdeur is afgesloten

Zorg dat je team deze takenlijst er makkelijk bij kan pakken en geef de lijst een logische, zichtbare plaats in de keuken.

3. Sluitlijst voor bedrijfsleiders

Bedrijfsleiders houden toezicht op de dagelijkse gang van zaken, financiën en personeelszaken. Hun open- en sluitlijst wijken dan ook af van die voor je bedieningsmedewerkers en keukenpersoneel.

Personeel

• Controleer het rooster voor de volgende dag
• Controleer in- en uitkloktijden
• Noteer opmerkingen over het functioneren van medewerkers

Organisatie

• Leg spullen terug op de juiste plaats
• Ruim het kantoor op

Financiën

• Controleer of rekeningen zijn betaald (huur, energie enz.)
• Controleer of de salarissen zijn betaald
• Registreer overuren
• Zorg dat de kassa’s zijn afgestemd

Veiligheid

• Sluit de kassaystemen af
• Sluit computers af
• Schakel het beveiligingssysteem in
• Sluit de deuren af 

Open- en sluitlijst voor restaurants

Met een goed georganiseerd, schoon en goed bevoorraad restaurant zorg je voor een leuke en veilige restaurantbeleving. Gebruik takenlijsten om je personeel te helpen hun dagelijkse werkzaamheden uit te voeren, zodat er geen belangrijke taken blijven liggen. 

Maak je eigen takenlijsten voor de verschillende teams in je restaurant. Gebruik onze voorbeelden als sjabloon en pas ze aan jouw specifieke situatie aan. Neem kopieën ervan op in je personeelshandboek en leg takenlijsten op logische plaatsen in je restaurant.