Tips om personeelskosten in de horeca onder controle te houden

Personeelskosten zijn peperduur in de horeca, en een grote kostenpost voor elke horecazaak. Naargelang de omvang van je team kunnen personeelskosten een serieuze beet uit je winstmarge nemen. Bovendien zijn ze ook niet constant. Personeelskosten schommelen doorheen het jaar, met vaak pieken in de zomer, vakanties en feestdagen. 

Daarom is het belangrijk om als horecaondernemer je personeelskosten goed in de gaten te houden, op te volgen en bij te sturen waar nodig. Dat doe je door te berekenen welk percentage van je omzet je uitgeeft – en wilt uitgeven – aan personeel, en dat consequent aan te houden. Ook het automatiseren van je personeelsplanning op basis van omzet- en reserveringsdata kan je daarbij helpen.

Dat soort tips en meer vind je in dit artikel terug. 

Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:

• Gemiddelde personeelskosten in de horeca 
• Bereken je personeelskosten percentage
• Groepeer je personeelskosten per sectie
• Bereken je personeelsverloop
• Tips om personeelskosten in de horeca onder controle te houden

Gemiddelde personeelskosten in de horeca

Hoewel het van sector tot sector verschilt welk percentage van de omzet idealiter aan personeel wordt besteed, is het algemeen aanvaard percentage voor horeca personeelskosten 35%. 

Het percentage van de kosten van je horecazaak dat opgaat in personeel hangt af van het type horecazaak dat je runt. De personeelskosten in quick-service en fast-casual zaken lopen soms slechts tot 25% op, terwijl het percentage voor fine dining restaurants een pak hoger kan liggen. 

Het percentage van je personeelskosten hangt af van verschillende factoren, zoals het type eten dat je aanbiedt, hoeveel je inzet op zaalbediening en hoe complex je menukaart is.

Toets je personeelskosten percentage daarom ook af aan het soort horecazaak dat je runt, en steek geen tijd en geld om je personeelskosten naar beneden te brengen, wanneer je zaak daar van nature om vraagt. 

_{Terug naar begin}

Bereken je personeelskosten percentage

Het percentage van je omzet dat je uitgeeft aan personeelskosten in de horeca bereken je door je totale personeelskosten te delen door je totale omzet. 

Dat klinkt uitdagender dan het lijkt. Wanneer je namelijk met een digitaal kassasysteem en personeelsplanningsoftware werkt, wordt het percentage van personeelskosten automatisch voor je berekend op basis van de data die beide systemen met elkaar uitwisselen. 

Zo werkt Lightspeed Restaurant samen met Eitje, Horeko, Planday en Strobbo – stuk voor stuk trouwe integratiepartners die gespecialiseerd zijn in het automatiseren en optimaliseren van personeelsplanning en de daaraan verbonden kosten.

_{Terug naar begin}

Groepeer je personeelskosten per sectie

Het berekenen van het percentage aan personeelskosten in de horeca is een cruciale stap om die kosten beter onder controle te krijgen. Tegelijkertijd kan dat percentage een dubbel beeld creëren. 

Wanneer je namelijk zowel bedienend personeel, barpersoneel en keukenpersoneel – en eventuele andere vaste medewerkers zoals voor ontvangst, onderhoud, operations en marketing – onder één noemer brengt, heb je geen beeld van wat je uitgeeft in elke sectie van je horecazaak.

Om personeelskosten in de horeca te verlagen en verbeteren, is het aangeraden om granulair naar je zaak te kijken zoals omzet vs. kost per medewerker of omzet vs. kost per sectie, maar ook naar uur vs. maandlonen, of loonschijven.

Wanneer je dat in beeld hebt gebracht – wat opnieuw een stuk eenvoudiger wordt met digitale integraties voor personeelsplanning – kun je wellicht een financieel voordelige bezetting creëren met personeel combinaties die je totale personeelskosten omlaag halen.

_{Terug naar begin}

Bereken je personeelsverloop

Personeelsverloop is de mate waarin personeel start en stopt met werken in jouw horecazaak – zij het omdat ze liever ergens anders werken, niet voldoende betaald krijgen of gewoonweg iets anders willen gaan doen.

Personeelsverloop is heel eigen aan de horeca, maar kan serieus wat druk leggen op je personeelskosten. Het werven en opleiden van nieuw personeel kost namelijk ook tijd en geld, en bovendien kan dat ten koste gaan van de efficiëntie van je huidige personeel.

Door je personeelsverloop in kaart te brengen, en je personeel actief te bevragen naar hun motivatie en tevredenheid, kun je je personeel wellicht beter onderhouden, het verloop verlagen en uiteindelijk de druk op je personeelskosten verminder

Hoe je personeelsverloop in de horeca precies berekent en wat voor stappen je kunt ondernemen om je personeelsverloop te verlagen, leggen we uit in een andere blog.

_{Terug naar begin}

Tips om personeelskosten in de horeca onder controle te houden

1. Herbekijk je personeelsplanning regelmatig

Hoewel het misschien makkelijker lijkt om je werknemers maandenlang volgens een vast schema te laten werken, is het slim om je rooster regelmatig opnieuw te herbekijken. Op die manier kun je voorkomen dat je werknemers te hard moeten werken, of in een sleur terechtkomen.

Het aantal gasten in je horecazaak fluctueert namelijk dagelijks, wekelijks en maandelijks. Als je op bepaalde momenten meer werknemers rond hebt lopen dan dat er gasten zitten, ben je geld aan het verspillen. Bovendien zal je personeel het waarderen om meer flexibiliteit en controle te hebben over hun planning, dus het kan je zelfs kosten besparen die gepaard gaan met een hoger verloop.

Het aanhoudend personeelstekort in de horecasector heeft ook ruimte gemaakt voor een steeds groter wordende groep aan nieuwe arbeidskrachten, uit verschillende generaties en met verschillende verwachtingen. Inspraak en flexibiliteit worden echter steeds belangrijker, en daarom is het aangeraden om als horecaondernemer in te spelen op dergelijke verwachtingen.  

2. Houd bij hoeveel tijd aan taken wordt besteed

Het kan nuttig zijn om precies te weten hoe je werknemers hun tijd besteden. Een ogenschijnlijk kleine taak als het wegzetten van nieuwe voorraad kan bijvoorbeeld meer tijd in beslag nemen dan je beseft.

Door je medewerkers te laten bijhouden hoe lang ze aan taken besteden, kun je erachter komen welke processen je zou kunnen verbeteren of automatiseren. Of, wanneer het handig zou zijn om meer mensen in te huren tijdens de piekuren. Het bijhouden van specifieke taken om te bepalen of je werknemers hun tijd zo productief mogelijk besteden en om je personeel zo in te zetten helpt je bij het verbeteren van je personeelskosten.

_{Terug naar begin}

4. Plan op basis van verkoopcijfers en weersvoorspellingen

Het kan natuurlijk verleidelijk zijn om het hele jaar door hetzelfde aantal werknemers voor elke dienst beschikbaar te houden. Maar de daadwerkelijke behoefte aan werknemers kan gedurende het jaar variëren. Daarom is het goed om te weten wanneer jouw drukste periodes zijn. 

Dankzij de reeds vermelde digitale tools voor personeelsplanning die je met een kassasysteem zoals dat van Lightspeed kunt integreren, kun je op verschillende tijdstippen de juiste personeelsbezetting plannen. Als je bijvoorbeeld een groot buitenterras hebt, is het logisch om minder werknemers in te plannen als het gaat regenen. Of stel dat er in de buurt een evenement plaatsvindt, dan kun je meer werknemers inplannen of er een paar op oproepbasis houden voor de verwachte toename van gasten.

Ook koppel je je verkoopcijfers aan je planning, om ervoor te zorgen dat je nooit met te weinig of teveel personeel opgesteld staat, maar altijd voor de juiste marge gaat. 

5. Speel in op de sterke punten van je werknemers

Naarmate je medewerkers langer in dienst zijn, zullen hun sterke en zwakke punten duidelijker worden.

De één is bijvoorbeeld een meester in het managen van de drukste avond van de week, terwijl de ander misschien een talent heeft voor upselling. Door deze talenten te (h)erkennen, verlaag je de kans op personeelsverloop

6. Automatiseer je personeelsplanning

De tijd van prikklokken en papieren roosters ligt ver achter ons, en het beheren van het rooster van je werknemers hoeft niet enorm veel van je tijd in beslag te nemen. Door personeelplanningssoftware te gebruiken kun je jezelf tijd besparen en meer realtime inzicht krijgen in je personeelskosten.

Van verkoopcijfers tot weersvoorspellingen, van flexibele schema’s tot individuele sterktes van je medewerkers, er is enorm veel informatie die je kunt integreren in je digitale set-up om een efficiënter restaurant te runnen en je personeelskosten onder controle te houden. 

_{Terug naar begin}