Tips voor het openen van een nieuwe winkellocatie

Gaan de zaken goed, en vliegt de voorraad de winkel uit? Dan is het wellicht een goed moment om uit te breiden en een nieuwe winkellocatie te openen. Met de opening van een nieuwe vestiging kun je nieuwe klanten bereiken, meer inzicht krijgen in je branche en natuurlijk meer omzet en winst verwachten. 

Hoe beheer je als retailer meerdere winkellocaties? Wij denken met je mee. Lees in de onderstaande tips hoe je al je winkels georganiseerd, winstgevend, en efficiënt kunt runnen.

• Standaardiseer je werkmethoden met SOPs
• Investeer in een cloudgebaseerd kassasysteem
• Goede en betrouwbare werknemers aannemen
• Verbeter de communicatie met je medewerkers
• Je winkel regelmatig laten beoordelen door derden (mystery shoppers)

Standaardiseer je werkmethoden met SOPs

SOP staat voor Standard Operating Procedure: een term die wordt gebruikt om een vaste manier van werken te beschrijven. In een SOP is vastgelegd wat er gedaan moet worden en hoe het moet worden gedaan. De inhoud is vaak gekoppeld aan voorschriften in de branche en wet- en regelgeving, en de manier waarop een eigenaar wil dat zijn bedrijf wordt geleid. 

Werkmethoden zijn enorm belangrijk als richtlijn voor werknemers en werkgevers om ervoor te zorgen dat alles altijd op de juiste manier gebeurt. 

Een SOP voor winkeliers met meerdere filialen kan het volgende omvatten:

• voorraadbeheer
• betalingsverwerking
• klantenservice
• retourprocedures
• klachtenmanagement

Het geheim is consistentie. Als je een draaiboek hebt waarin staat hoe het werk gedaan moet worden, krijg je meer duidelijkheid over vaste procedures, verbeter je de operationele efficiëntie en verklein je de kans op fouten. Je kunt immers niet in alle winkels tegelijk aanwezig zijn. En met een aantal basisregels zoals deze, is dat ook niet nodig.

Investeer in een cloudgebaseerd kassasysteem

Wat klinkt je makkelijker in de oren? Een verschillend kassasysteem op al je winkellocaties? Of een kassasysteem dat je in de cloud kunt koppelen aan al je locaties, inclusief je webshop?

Juist, de laatste optie.

Om betalingen te kunnen accepteren heeft een winkel software nodig die betalingen kan verwerken. In plaats van dat jij van winkel naar winkel moet rijden of elke kassa handmatig moet controleren, kun je investeren in een kassasysteem dat alles wat je nodig hebt op één plek beheert, bijhoudt en bewaart. 

Dus of je nu in één van je winkels bent, thuis werkt of op reis bent: je kunt alle bedrijfsactiviteiten waar je maar wilt, controleren. 

Dit is wat een geavanceerd kassasysteem doorgaans voor je kan doen:

• voorraadniveaus beheren
• rapporten maken over al je locaties
• klantrelaties verbeteren
• verkoopcijfers en verkooptrends bijhouden

Cloudgebaseerde kassasystemen werken gegevens ook in realtime bij. Zo heb je altijd een up-to-date overzicht van verkoopcijfers, prestaties van medewerkers, voorraadniveaus en meer. En omdat er back-ups worden gemaakt, hoef je je nooit zorgen te maken dat je gegevens kwijtraakt door technische storingen. Je hebt zelfs in de offline modus toegang tot het systeem.

Als je geïnteresseerd bent in een geavanceerde kassa speciaal voor retailers, probeer dan eens Lightspeed Retail. We laten je zien hoe het werkt, wat je ermee kunt doen en hoe het systeem jou helpt je winkel te organiseren en uit te breiden.

Voorraden van al je filialen effectief beheren

Dat je af en toe te veel of te weinig voorraad hebt, is natuurlijk niet zo erg. Toch kan het je winstmarges negatief beïnvloeden als je langere tijd niet naar je voorraadbeheer omkijkt. 

Te veel voorraad noemen we ook wel ‘overtollige voorraad’ of ‘voorraadoverschot’. Als je overtollige voorraad hebt, moet je op een aantal kostenposten letten. Dat zijn deze:

• Kapitaalkosten: de totale kosten van de artikelen in voorraad (d.w.z. de aankoopprijs van de voorraad)
• Ruimtekosten: de totale kosten van de ruimte waar je voorraad is opgeslagen (d.w.z. magazijnruimte)
• Registratiekosten: de kosten die verbonden zijn aan het registreren en inventariseren van de voorraad, bijvoorbeeld voor de boekhouding
• Risicokosten: de kosten van je voorraad die mogelijk in waarde daalt en daarmee verband houdende verzekeringspremies 

Zo nu en dan te veel voorraad hebben betekent niet het doodvonnis voor een bedrijf. Zoals we hierboven al vermeldden, kan er uiteindelijk toch veel geld ‘vastzitten’ in je voorraad als je niet voorzichtig bent, omdat je artikelen op voorraad houdt, ze moet verzekeren en ook het risico loopt dat de voorraad in waarde vermindert.

En ook dit hebben we hierboven al vermeld, maar een geavanceerd kassasysteem is onmisbaar als je de voorraadniveaus van je winkel wilt beheren. Met een kassasysteem met voorraadbeheer kun je:

• voorraadniveaus in meerdere winkels bijhouden (dus nooit meer uitverkocht zijn of te veel inkopen);
• rechtstreeks nieuwe voorraad bestellen;
• snel voorraden met unieke serienummers zoeken in één zoekopdracht.

Nog niet helemaal overtuigd? Probeer dan gratis Lightspeed Retail. Je kunt de proefversie 14 dagen gratis testen, met onbeperkte toegang tot alle functies, creditcard niet vereist. 

Goede en betrouwbare werknemers aannemen

Je kunt niet op twee plaatsen tegelijk zijn. Helaas maar al te waar. Als manager is het aan jou om goede medewerkers aan te nemen aan wie je het runnen van je al je winkelfilialen kunt delegeren. 

Jouw personeel is je merk. Ze vertegenwoordigen jou, je bedrijf en jouw waarden, elke dag opnieuw. Logisch dus dat je daar rekening mee houdt als je nieuwe mensen aanneemt. Als je zeker wilt weten dat je de juiste persoon bij de baan aanneemt, stel jezelf dan de volgende vragen:

• Zijn ze in staat om verantwoordelijkheden correct, veilig en efficiënt uit te voeren? 
• Heeft de persoon in kwestie de juiste vaardigheden en ervaring voor de functie? 
• Komt hij of zij betrouwbaar en professioneel over, kan deze persoon jouw waarden hoog houden en ervoor zorgen dat alles gladjes verloopt? 

Zo ja, dan kun je uitgaan van een goede match. Zorg ervoor dat jouw mensen voldoende opgeleid zijn en dat ze op de hoogte zijn van wat er speelt in het bedrijf, dan kan het niet fout gaan.

Verbeter de communicatie met je medewerkers

Communicatie kan een bedrijf maken of breken. Moedig medewerkers aan om vrij te communiceren met hun leidinggevenden, en moedig winkelmanagers aan om te communiceren met de directie, en iedereen daartussenin. Je onderneming wordt daar alleen maar beter van. Doe je dat niet? Dan is de kans groot dat jouw werknemers zich afgemat en niet betrokken voelen, en onverschillig staan tegenover de doelen van je bedrijf met een onverschillige houding richting je klanten tot gevolg. 

Klinkt dit een beetje extreem, bedenk dan dat dit alleen gebeurt bij bedrijven met een slechte interne communicatie. Voor jou nog geen reden tot paniek. Hoe sneller je er echter voor zorgt dat alle neuzen dezelfde kant op staan, hoe beter dat voor je bedrijf is. Overweeg om het volgende binnen je onderneming te implementeren:

• regelmatige één-op-ééngesprekken met filiaalmanagers;
• regelmatige personeelsbijeenkomsten op elke winkellocatie;
• een klachtenbus, ideeënbus of een e-mailadres waar medewerkers berichten kunnen achtergelaten;
• het gesprek aangaan met medewerkers over de motivatie van ingrijpende zakelijke beslissingen en openstaan voor hun gevoelens;
• technische hulpmiddelen die een goede communicatie mogelijk maken.

Jouw personeel is je belangrijkste bezit. Zij kunnen je precies vertellen wat er in het bedrijf beter kan. Als je alle winkels die je bezit of runt effectief wilt beheren, zorg er dan voor dat je medewerkers zich gehoord voelen en dat je hun suggesties proactief implementeert.

Je winkel regelmatig laten beoordelen door derden (mystery shoppers)

Het zou kunnen dat je zo nauw betrokken bent bij je onderneming dat je potentiële problemen niet meer ziet. Ook kun je jouw eigen bedrijf niet altijd door de ogen van een klant bekijken. In dat geval raden we je aan om je winkel door externe partijen te laten beoordelen. Je kent ze misschien ook wel als mystery shoppers.

Een mystery shopper is iemand die je inhuurt om je bedrijf te beoordelen op klanttevredenheid. Ze komen meestal binnen en beoordelen je winkellocatie, je personeel en de klantenservice. Als je wilt weten of je winkels efficiënt draaien, dan kan een evaluatie door mystery shoppers een goede manier zijn om een onafhankelijk oordeel te krijgen en eventuele problemen in je winkels op te sporen.

Wil je meer weten over wat Lightspeed voor jouw winkel kan betekenen? Neem dan contact op met één van onze experts en ontdekt het zelf.