Horecaondernemers die via telefoon of e-mail reserveringen aannemen en (nog) niet met een online reserveringssysteem werken: dit is voor jullie. Waarom? Elke tafel die niet komt opdagen, dubbel geboekt staat of door een communicatiefout te vroeg of te laat arriveert, is misgelopen omzet of een deuk in je reputatie.
Geef jezelf daarom 10 minuten de tijd om de voordelen van online reserveringssystemen voor horeca te ontdekken, welke bedrijven online reserveringssoftware aanbieden en wat dat jou als horecaondernemer zoal kost.
Navigeer naar één van de onderdelen van dit artikel:
- Hoe werkt online reserveren voor restaurants?
- Wat zijn online reserveringssystemen?
- Hoe maak je online reserveren mogelijk voor jouw horecazaak?
- Vier voordelen van horeca reserveringssystemen
- Wat kost een online reserveringssysteem in de horeca?
Maak kennis met Lightspeed Restaurant.
Ons geavanceerde kassasysteem helpt je bij het vereenvoudigen van het werk in jouw horecazaak, zodat je meer tijd overhoudt voor wat er het meest toe doet: ondernemen. Maak vandaag nog een afspraak met één van onze experts en ontdek hoe Lightspeed jouw horecazaak kan helpen.
Hoe werkt online reserveren voor restaurants?
Het antwoord: ontzettend eenvoudig en helemaal automatisch.
Je doet namelijk beroep op een externe software provider om online reserveringen voor je restaurant aan te nemen en te verwerken in plaats van dat zelf of door je medewerkers te laten doen via telefoon of e-mail.
Het enige handmatige werk dat aan online reserveren te pas komt, is ervoor zorgen dat de openingsuren en beschikbaarheid van je restaurant altijd kloppen. Wanneer je dus beslist om een weekje vrij te nemen, moet je er ook voor zorgen dat gasten in die week ook niet online kunnen reserveren.
Wat zijn online reserveringssystemen?
Het antwoord: zoals aangegeven, zijn horeca reserveringssystemen een vorm van software, ontwikkeld door bedrijven die online reserveren voor restaurants mogelijk willen maken.
Dat zijn vaak applicaties die compatibel zijn met zo goed als alle mobiele apparaten, eenvoudig gekoppled kunnen worden aan websites en bovendien integreren met online kassasystemen zoals Lightspeed Restaurant.
In de Benelux zijn bedrijven zoals Resengo, Formitable en Tablebooker toonaangevende online reserveringssystemen en belangrijke integratiepartners van Lightspeed.
Hoe maak je online reserveren mogelijk voor jouw horecazaak?
Het antwoord: in drie stappen.
Stap 1: zorg ervoor dat jouw horecazaak makkelijk online te vinden is. Dat betekent: een eigen (mobiele) website, een Google My Business profiel en éénn of meerdere social media profiel(en). Waarom? Jouw online aanwezigheid is bepalend voor het merendeel van je gasten: het aandeel gasten dat eerst online jouw zaak analyseert, reviews leest en je social mediapagina’s bezoekt, wordt elk jaar groter en groter.
Stap 2: contacteer enkele online reserveringssystemen. Vergelijk de functionaliteiten van elk systeem en toets deze af aan je eigen behoeftes en wensen. Ga ook na in welke mate de prijzen van elk reserveringssysteem van elkaar verschillen en onderzoek wat je daarvoor in de plaats krijgt: meer opties, betere customer service, gratis onboarding en training, een persoonlijke accountmanager, enzovoort. Zulke zaken kosten namelijk ook geld.
Stap 3: integreer je online reserveringssysteem met je website, GMB profiel en, – last, but not least – koppel het met je online kassasysteem. Gebruik je vloerplan en je gewenste tafelrotatie om je reserveringen zo soepel en strategisch mogelijk elkaar te laten opvolgen.
Et voilà: sit back, relax, en laat de reserveringen vanzelf binnenstromen.
Vier voordelen van online reserveringssystemen op een rij
De vier voordelen van online reserveringssystemen voor de horeca staan in feite lijnrecht tegenover de nadelen van reserveringen aannemen via e-mail of telefoon. Daarom zetten we die graag tegenover elkaar om je een beter beeld te geven van welk voordeel je in huis haalt en welk nadeel je tegelijkertijd vermijdt:
Zet jouw horecazaak op de kaart.
Marketing is een essentieel onderdeel van elke bedrijfsstrategie, ook in de horeca-sector. Zorg er daarom voor dat jouw horecazaak gevonden wordt – online en offline. Download onze gratis marketing gids, boordevol tips van marketingexperts.
Meer tijd
Wanneer je reserveringen online automatisch worden aangenomen en verwerkt – en bovendien perfect op je vloerplan aansluiten en overboekingen onmogelijk maken – is het eerste wat je bespaart tijd.
Tijd die je niet meer hoeft te spenderen aan het beantwoorden van de telefoon en het handmatig neerpennen of overnemen van reserveringen van e-mails.
Tijd gespaard is geld bespaard.
Sta even stil bij hoe een reservering aannemen via de telefoon verloopt – en hoeveel vragen je doorgaans moet stellen om de vereiste informatie te verkrijgen.
In het beste geval geeft de gast zelf al aan op welke dag de reservering gewenst is, en met hoeveel personen. Je haalt – in het ergste geval – het reserveringsboek of – in een minder erg scenario – het reserveringsoverzicht op je laptop erbij en herhaalt ter bevestiging de dag en het aantal personen. Je geeft vervolgens gasten de vrijheid om te kiezen hoe laat ze willen komen, maar als het uur van voorkeur 20:00 is op een zaterdagavond, is het vaak aan jou om te kijken wanneer er wel nog een tafeltje vrij is. Wanneer de gast akkoord gaat, vraag je naam en telefoonnummer – en e-mailadres wanneer je graag een bevestigings-e-mail stuurt – en klaar is eindelijk kees.
Hoeveel tijd spenderen jij of je medewerkers gemiddeld per dag aan de telefoon voor het opnemen van reserveringen? Zoveel tijd zou je kunnen besparen door over te schakelen op online reserveren.
De tijd die jij of je medewerkers niet aan de lijn of achter de computer doorbrengen, kan gespendeerd worden aan dat wat er écht toe doet: het je gasten zo aangenaam mogelijk maken.
Meer nauwkeurigheid
Zich vergissen is menselijk, maar het is ook één van de grootste nadelen aan reserveringen aannemen per telefoon of e-mail. Een druk moment, geluid op de achtergrond of gewoon een slordigheidsfoutje: er zijn allerlei omstandigheden en factoren die het correct registreren van een reservering in de weg staan. Typfouten, een slecht leesbaar handschrift, of simpelweg op de verkeerde dag geplaatst bij gebrek aan tijd – wel, dat soort zaken zijn dankzij een online reserveringssysteem verleden tijd.
Waarom? Naast tijd is nauwkeurigheid namelijk ook één van de sterkste pros van online reserveren voor restaurants. In plaats van jezelf of je personeel verantwoordelijk te houden voor communicatie- en schrijffouten zijn het je gasten die hun eigen informatie correct moeten doorgeven. En wanneer zij verantwoordelijk worden voor het goed doorgeven van hun gegevens, kun je er prat op gaan dat die keer op keer correct zijn.
Gedaan dus met verkeerde data of aankomsturen, het verkeerde aantal personen of incorrecte telefoonnummers.
Meer informatie
Omdat je dankzij online bookingplatform niet langer gebonden bent aan tijd is het mogelijk om meer dan de noodzakelijke gegevens van een reservering te verwerken.
Veel horecazaken die met online reserveren werken, vragen naast het noodzakelijke (datum, uur, aantal personen, (voor)naam en telefoon en/of e-mail) ook zaken zoals geboortedatum, adres en woonplaats. Maar de mogelijkheden zijn legio: je kunt vooraf polsen naar voedselvoorkeuren, intoleranties en allergieën, of speciale opmerkingen en vragen.
Meer informatie maakt het iedereen alleen maar makkelijker: je keukenteam weet onmiddellijk wat te verwachten, je bedienend personeel waar ze op moeten letten en – zeker niet onbelangrijk – je gasten dat er met hen rekening wordt gehouden.
Dankzij de koppeling tussen je online reserveringsysteem en je kassasysteem, kun je al deze informatie ook koppelen aan wat er aan je tafels besteld wordt. Dat stelt je in staat om bestellingen te koppelen aan gastinformatie en zo profielen te creëren. Horecazaken die sterk inzetten op een persoonlijke beleving en bediening kunnen beroep doen op deze profielen om hun service te perfectioneren.
Die informatiestroom werkt echter in beide richtingen. Wanneer je bijvoorbeeld op bepaalde avonden enkel met een vast menu werkt, kun je dat ook ingeven in je reserveringssysteem. Wanneer een gast vervolgens op één van die dagen een online reservering aan het maken is, verschijnt vervolgens de boodschap van het vaste menu. Op die manier vermijd je ook onverwachte (en onaangename) situaties aan tafel ter plaatse.
Bovendien kunnen horecazaken die met specifieke evenementen werken ervoor kiezen om op bepaalde dagen of periodes telkens praktische informatie over evenementen te communiceren via hun online bookingsplatform.
Meer bescherming tegen no-shows
In een recente blog hadden we het over hoe reserveringssystemen een hulpmiddel bieden tegen zogenaamde no-shows, gasten die een reservering hebben geplaatst, maar niet komen opdagen. Zij het uit onverschilligheid of vergeetachtigheid, no-shows zijn geen lachertje.
Een online reserveringssysteem voor restaurants geven je extra middelen om je hiertegen te beschermen. Zo kun je ervoor kiezen om automatisch een dag van tevoren een reminder te sturen. Zo herinner je vergeetachtige gasten aan hun reservering, of zet je gasten die mogelijk andere plannen hebben gemaakt aan om hun reservering te annuleren.
Een andere manier om no-shows tegen te gaan, is het vragen van een aanbetaling. Dat zien we steeds vaker gebeuren bij fine dining-zaken of horecazaken die op bepaalde dagen enkel met een vast (en uitgebreid) menu werken. Wanneer je gasten verplicht om vooraf een aanbetaling te doen of hun creditcardgegevens te verstrekken ter indekking verlaag je de kans op no-shows tot een absoluut minimum. Niemand gooit namelijk graag geld weg.
Wat kost een online reserveringssysteem in de horeca?
Stel jezelf eerste de volgende vraag: weet je hoeveel het kost om je personeel reserveringen per telefoon of email op te nemen? Als je dat niet weet, raden we je aan om die kosten eens in kaart te brengen. Je zou wel eens versteld kunnen staan van het resultaat.
Naargelang de gewenste functionaliteiten, features en personalisatiemogelijkheden, schommelen de prijzen voor online horeca reserveringssystemen tussen de €50 en €250 per maand. Sommige bedrijven factureren op jaarbasis, andere per maand en zijn ook maandelijks opzegbaar.
Het is aan jou om na te gaan welke functies noodzakelijk zijn, welke wenselijk en welke onnodig voor jouw horecazaak.
Online reserveren: een must voor elke horecazaak
Het mag duidelijk zijn: wij zijn pro-digitalisatie in de horecasector. Online horeca kassa- en reserveringssystemen spelen daar een belangrijke rol in.
Voor moderne horecazaken is efficiëntie een prioriteit. Dat betekent vaak dat één digitaal hulpmiddel niet voldoende is, maar horecaondernemers juist op zoek gaan naar de perfecte combinatie van digitale tools die samen voor een zo harmonieus mogelijke samenwerking zorgen. Dat is ook de reden waarom de voornaamste online reserveringssystemen voor de horeca integreren met het kassasysteem van Lightspeed.
Benieuwd naar hoe die samenwerking en integratie jou kan helpen bij het optimaliseren van de workflow en efficiëntie in jouw zaak? Maak vandaag nog een afspraak met één van onze experts en ontdek het zelf.
Nieuws en handige tips, speciaal voor jou.
Alle tools om jouw onderneming te groeien, direct in je inbox.
