Overstappen op een nieuw kassasysteem: zo weet je dat het hoog tijd is

Je bestaande technologie ontgroeien: een bitterzoet moment voor veel ondernemers. Een van de beste dingen die je kunt doen voor jouw onderneming is zorgen dat je de middelen hebt om te groeien en succesvol te zijn.

Dat geldt des te meer voor kassasystemen. Je kassasysteem is een cruciaal onderdeel van je onderneming, dus als je huidige te wensen overlaat, kan dit een rem zijn op je succes.

Wanneer je kassa niet meer goed aan je behoeftes voldoet, is het misschien tijd om iets nieuws te overwegen. Wij hebben een lijstje gemaakt met de belangrijkste tekenen dat het tijd is om van kassasysteem te wisselen.

Ga naar een onderdeel:

• Wat is het verschil tussen een legacysysteem en een online systeem? 
• Overstappen op een nieuw kassasysteem, wanneer doe je dat?
• Hoe je van systeem wisselt

Legacy- vs. online kassasystemen

Voor we vertellen hoe je weet wanneer je zou moeten overstappen op een nieuw kassasysteem, is het belangrijk om even het verschil uit te leggen tussen legacy- en online systemen.

Legacysystemen (ouderwetse kassasystemen) zijn over het algemeen ouder (5+ jaar) en vaak lokaal geïnstalleerd. Dat betekent dat je geen toegang hebt tot je gegevens wanneer je niet fysiek in je zaak aanwezig bent. De servers kunnen namelijk alleen communiceren met het lokale netwerk van je zaak. Ouderwetse kassahardware is over het algemeen groot en weinig elegant. Daarbij kan het onderhoud van zowel de hardware als de software een aardige kostenpost zijn.

Omdat ze ouder en complexer zijn, ben je vaak aangewezen op technici die langs moeten komen voor installatie, onderhoud en updates. Naast duur, kan het onderhouden van een oud systeem ook heel tijdrovend zijn. 

In tegenstelling tot legacysystemen, slaan online kassasystemen gegevens op “in de cloud,” dus niet op lokale servers. Dat betekent dat jij overal kunt zien hoe jouw zaak het doet. Je hebt alleen een internetverbinding nodig. 

De software is ook nog eens vrij makkelijk te updaten. Een paar keer klikken en hop, je kunt aan de slag met de nieuwste software! Sterker nog, veel software (SaaS) updates kunnen automatisch gepusht worden, dan heb je er überhaupt geen omkijken naar. 

Overstappen op een nieuw kassasysteem, wanneer doe je dat?

De scheidslijn tussen een nukkig systeem en iets dat de groei van je onderneming in de weg staat, is dun. Als je niet zeker weet aan welke kant van die lijn je zit, hebben we hier een lijst met criteria om je te helpen bepalen of het tijd is voor een upgrade. 

1. Je systeem is niet gebruiksvriendelijk genoeg

Kassasystemen variëren wat complexiteit betreft. Het is goed om een kassasysteem te hebben waarmee je geavanceerdere taken kunt uitvoeren. Als het echter te lastig of tijdrovend is om met dat systeem transacties, rapporten en andere noodzakelijke taken af te handelen, is het niet ideaal. 

Het moet mogelijk zijn voor je personeel om in korte tijd het systeem te leren gebruiken en uit te kunnen leggen aan anderen. Toegang tot instructievideo’s, helpcentrums of andere hulpmiddelen is eveneens belangrijk. Houd dit in gedachte bij je zoektocht naar nieuwe kassasoftware.

2. Je huidige systeem biedt weinig mogelijkheden om te groeien

Als je van plan bent meer kassa’s of vestigingen toe te voegen, mag je kassasysteem daarin geen obstakel vormen. Als het te veel moeite kost om je producten in meerdere vestigingen te gebruiken of het aantal kassa’s uit te breiden, is het tijd om afscheid te nemen van je oude software. Je kassasysteem moet met je mee kunnen groeien en juist bijdragen aan je uitbreiding. 

3. Je systeem ondermijnt de dienstverlening

Een onbetrouwbaar systeem kan gevolgen hebben voor je onderneming. Als er vaak problemen zijn met het afrekenen van transacties, is dit slecht voor je merk en omzet. 

Als je merkt dat je oude kassasysteem meermaals de normale gang van zaken verstoort in je zaak, moet je gaan nadenken over een platformwissel. Het is ook een goed idee om over te stappen naar een platform met een klantenservice die 24 uur per dag bereikbaar is, mocht iets het een keer niet doen. 

4. Je systeem is niet flexibel 

Horeca en retail verandert constant. Je systeem moet dan ook flexibel genoeg zijn om mee te bewegen met veranderende omstandigheden. Zoals 2020 en 2021 ons hebben geleerd, is het belangrijk om een kassasysteem te hebben dat naadloos integreert met andere tools en platformen. 

Als je huidige systeem niet in staat is te integreren met de andere tools waar jij als ondernemer mee werkt, kan dit de boel behoorlijk vertragen. Zelfs met ad hoc oplossingen, is er een groot risico op menselijke foute bij belangrijke berekeningen. 

Als flexibiliteit een belangrijke factor is, overweeg dan om te kijken naar een ondernemersplatform als Lightspeed. Met Lightspeed creëer je een systeem dat aansluit op de specifieke behoeftes van jouw bedrijf, en waar je andere functies en integraties aan kunt toevoegen wanneer je die nodig hebt. 

5. Je systeem is te duur 

De prijzen van kassasystemen variëren van praktisch gratis tot honderden euro’s per jaar. Als een nieuw kassasysteem een grotere kostenpost is dan je eigenlijk zou willen, is het goede nieuws dan ook dat er waarschijnlijk een betaalbaarder systeem te krijgen is. 

Bepaal hoeveel je maximaal wil uitgeven per maand of per jaar en zoek een systeem dat binnen je budget past. Kiezen voor een jaarabonnement in plaats van een maandabonnement kan ook een aardige besparing opleveren. 

Bedenk dat gratis kassasystemen vaak te mooi klinken om waar te zijn, en dat dan ook zijn. In de meeste gevallen zijn er veel mitsen en maren, zoals creditcardbetalingen, kosten voor hardware en diensten, om maar wat te noemen. 

Zo stap je over op een nieuw kassasysteem 

Als je hebt besloten dat het tijd is voor iets anders, hebben we hier een lijst voor je met stappen die je kunnen helpen bij de ingebruikname van een nieuw kassasysteem. 

• Check of je een nieuwe betalingsverwerker nodig hebt. Niet alle betalingsverwerkers werken met alle systemen. Controleer dus of je huidige aanbieder geschikt is, of dat je op zoek moet naar een nieuwe. Welk systeem je ook gaat gebruiken, wij adviseren een geïntegreerde verwerker te kiezen voor minder fouten en meer gebruiksgemak. 
• Ga na of je nieuwe hardware nodig hebt. Net als in het geval van betalingsverwerkers, is ook niet alle hardware geschikt voor een nieuw systeem. Check of je huidige apparaten overweg kunnen met de nieuwe software en of er misschien zaken aangepast of geüpgraded moeten worden voor je je nieuwe kassasysteem installeert. 
• Vraag om demonstraties en training. Voor je aan de slag gaat, is het belangrijk om genoeg demonstraties en trainingssessies te plannen. Zoveel als jij en je medewerkers nodig hebben om prettig en zelfverzekerd met je nieuwe systeem te kunnen werken. 
• Installeer je nieuwe kassasysteemsoftware. Als de hardware set-up klaar is, is het tijd voor de software set-up. Met een online kassasysteem is dit vaak zo eenvoudig als inloggen op een website of het downloaden van de app van je aanbieder. 

Op zoek naar meer dan alleen een kassasysteem? 

Lightspeeds ondernemersplatform geeft jou, (online) retailer of horeca-ondernemer, de middelen om overal te ondernemen en te groeien. 

Wil je weten of Lightspeed een goede oplossing voor jou is? Maak dan 14 dagen gratis gebruik van de restaurant, retail of eCommerce demo (de proefperiode verloopt automatisch).