Wat zijn payment service providers?

Als ondernemer weet je dat een gezonde cashflow – niet alleen van contant, maar vandaag vooral van digitaal geld – de sleutel is tot succes. Daarom is het de moeite waard je te (verder) verdiepen in de wondere wereld van digitale en elektronische betalingsverwerking en payment service providers.

Nog geen payment service provider op het oog? Dan is dit artikel het lezen waard.

Het aanbod aan betalingsverwerkers is namelijk groot – en divers. Om je op weg te helpen in je zoektocht naar een geschikte partner voor jouw onderneming, zetten we een enkele belangrijke zaken op een rij:

1. Wat zijn payment service providers?
2. Hedendaagse betaaloplossingen en betaalmethodes
3. Kies zelf je eigen payment service provider
4. Controleer je payment service provider regelmatig
5. Kosten zijn onvermijdelijk, maar onderhandelbaar
6. Meer voordelen dan nadelen
7. Belangrijke eigenschappen: snelheid, veiligheid en klantenservice

Wat zijn payment service providers?

De naam zegt het zelf: payment service providers zijn bedrijven die betalingen verwerken en dat als dienst aanbieden aan handelaars die elektronische en digitale betaalmethodes willen accepteren. In eenvoudige termen: van zodra je je klanten met iets anders dan contant geld wilt laten betalen, moet je een payment service provider inschakelen om een betaalterminal of betaaloplossing te voorzien.

Omdat betalingsverwerkers dus een bepaalde dienst aan jouw onderneming leveren, vragen zij in ruil ook een kostprijs. Vaak gaat het hier enkel om transactiekosten – een combinatie van een klein bedrag en percentage dat zij aanrekenen op elke digitale transactie die jij uitvoert. Met andere woorden: van elke som die jij via een de digitale betaaloplossing van een payment service provider ontvangt, gaat een deel(tje) naar de betalingsverwerker zelf. Soms komen er ook maandelijkse abonnementskosten aan te pas, maar dat én de (hoge of lage) transactiekosten hangen af van provider tot provider.

Hedendaagse betaaloplossingen en betaalmethodes

De manier waarop klanten willen betalen voor producten en diensten verandert constant. Vandaag zijn er talloze digitale betaaloplossingen, en het is aan jou als ondernemer om te kijken welke het best bij jouw onderneming passen en welke het meest gebruikt worden door jouw klanten.

• Veel shoppers gebruiken nog amper contant geld. Vandaag betaalt de doorsnee consument voor hun dagelijkse aankopen vooral met kaart of contactloos.
• Welke payment service provider je ook kiest, je doet er goed aan om ervoor te zorgen dat je meerdere betaalmethodes kunt accepteren. Zo voldoe je aan de verwachtingen van je klanten en stel je niemand teleur.
• Naast creditcards en pinpassen, winnen ook digitale wallets zoals Apple Pay, Samsung Pay en Google Pay steeds meer aan populariteit. Ook wearables – accessoires zoals smart watches of zelf ringen of armbandjes die gelinkt zijn aan creditcards – zijn in opkomst.
• Minder bekende, maar evengoed handige betaalmethodes die je kunt overwegen zijn buy-now, pay-later (BNPL), onder rembours (betaling bij ontvangst of verzending) en per factuur – wat vaker zal gebeuren bij verkopen aan andere professionele ondernemers of groothandelaars.

Kies zelf je eigen payment service provider

Je kunt dus verschillende betaalmethodes aanbieden aan je klanten, maar je hebt zelf ook veel mogelijkheden wat betreft het kiezen van je payment service provider. Niemand verplicht je namelijk om bij één bepaalde PSP te gaan. Belangrijk bij zo’n keuze is ervoor zorgen dat de diensten van de payment service provider in kwestie goed aansluiten bij jouw eigen behoeften. Of je nu een winkel, webshop of horecazaak runt, zorg ervoor dat de provider die je gebruikt een betaaloplossing biedt die is ontwikkeld voor en toegespitst op jouw unieke branche.

Controleer je payment service provider regelmatig

Let er ook op dat je niet blijft bij een payment service provider die niet met je meegroeit. Als het je doel is om meer te verkopen, maar je bijvoorbeeld verbonden bent aan bepaalde transactielimieten, is het mogelijk tijd om te veranderen van betalingsverwerker. En zelfs als je van provider bent veranderd, is het aangeraden om alsnog zorgvuldig je verkopen voor en na de switch te meten en na te gaan in welke mate je erop vooruit bent gegaan qua kostenbesparing.

Als je bijvoorbeeld een nieuwe verwerker gaat gebruiken in augustus, bekijk dan je verkopen van augustus tot oktober. Vergelijk vervolgens die cijfers met de drie maanden voor augustus. Zo krijg je een duidelijk beeld van hoe succesvol de implementatie is geweest.

Ook transactiekosten (en de aan- of afwezigheid van maandelijkse abonnementskosten) kunnen een serieuze impact hebben op je winstmarges. Aarzel dus niet om om de zoveel tijd je payment service provider tegen het licht te houden en te vergelijken met andere betalingsverwerkers.

Kosten zijn onvermijdelijk, maar onderhandelbaar

Zoals aangegeven hangen transactiekosten af van payment service provider tot provider. Evengoed schommelen ze meestal tussen 1.5% en 3.5%  per transactie, afhankelijk van de verwerker én het type bankkaart waarmee klanten betalen. Sommige verwerkers bieden abonnementen aan waarbij je een maandelijks bedrag betaalt, maar minder per transactie. Er zijn ook providers die aanzienlijke chargeback kosten rekenen – kosten die jou aangerekend worden in het geval een klant via zijn of haar bank de mogelijkheid heeft om betalingen met kredietkaarten terug te vorderen.

Dat wil echter niet zeggen dat je niet kunt onderhandelen over tarieven en transactiekosten. Enkele tips voor het onderhandelen:

Goedkoop(st) betekent niet altijd beter

Payment service providers die goedkope tarieven en transactiekosten hanteren, zijn daarom niet altijd de beste optie. Naast economische overwegingen zijn ook eenvoud, snelheid, veiligheid en klantenservice belangrijk.

Verkoopvolume bepaalt je onderhandelingssterkte

Vaak bepaalt je verkoopvolume in welke mate je kunt onderhandelen met payment service providers over tarieven en transactiekosten.

Ben je een start-up of een kleine zaak met een beperkt maandelijks verkoopvolume? Overweeg dan om voor een betalingsverwerker te gaan die een vast bedrag rekent per transactie, want voor meer speelruimte op transactiepercentages heb je vaker een groter verkoopvolume nodig.

Zijn er transactielimieten?

Ga ook na of jouw potentiële payment service provider met transactielimieten werkt – als je met grote verkoopvolumes werkt, zou jouw onderneming (en vooral je omzet) daardoor wel eens in het gedrang kunnen komen.

Indien er geen transactielimieten zijn en je met een groot verkoopvolume werkt, kun je eerder onderhandelen voor een all-inclusive maandelijks bedrag met een lager tarief per transactie. Vergeet niet dat hoe groter jouw verkoopvolume is, des te meer jouw payment service provider ook zal verdienen – en des te meer jij sterk in je schoenen staat om te onderhandelen.

Meer voordelen dan nadelen

De kosten die een payment service provider vraagt, vormen vaak het grootste obstakel voor ondernemers. De voordelen, daarentegen, zijn echter legio. Het valt niet te onderschatten in welke mate een efficiënte betalingsverwerking je dagafsluiting en boekhouding vereenvoudigt.

Je betaalt ervoor – zoveel is zeker – maar je moet er normaal gezien ook daadwerkelijk uren aan kassatellingen, bankoverschrijvingen en kassaboeking op besparen.

Bovendien maken digitale transacties het ook eenvoudiger om je cashflow te controleren en op peil te houden. Om maar te zwijgen van de exponentiële uitbreiding van je klantenbestand die het aanbieden van digitale betaalmethodes met zich meebrengt.

Belangrijke eigenschappen: snelheid, veiligheid en klantenservice

1) Snelheid – van transacties én betalingen

Dit geldt voor elke betaaloplossing of betalingsverwerker: eenvoud is key. Maar een volgende, belangrijke overweging bij het kiezen van een payment service provider is snelheid. Niet alleen van transacties, maar ook van hoe snel het geld op jouw rekening terecht komt.

Als je gebruik maakt van een traditioneel kassasysteem, verloopt de verwerking van betalingen waarschijnlijk langzamer dan met een modern, online kassasysteem of e-commerce platform. E-commerce platforms zijn ontworpen om grote volumes aan transacties snel en efficiënt af te handelen.

Gebruik je een traditioneel kassasysteem dan kun je investeren in een snelle kaartlezer of een mobiele betaalterminal waarmee je klanten met hun kaart of smartphone kunt laten betalen. Maar opnieuw speelt de nood aan eenvoud hier een cruciale rol: overweeg daarom om een modern kassasysteem aan te schaffen dat jouw workflow en afrekenproces zo soepel en vlot mogelijk laat verlopen.

Snelheid is aangenaam voor iedereen – zowel voor je klanten als voor jezelf.

2) Veiligheid

Naast snelheid is het ook belangrijk om aan veiligheid te denken. Vooral als je steeds meer online gaat verkopen of een omnichannel business runt. Wanneer klanten online hun creditcardgegevens invoeren, heb je technologie nodig die hun identiteit, persoons- en betalingsgegevens beschermt tegen fraude.

Ga daarom voor een betalingsverwerker die de gegevens van je klanten en van jou op een professionele manier beschermt, met proactieve fraudeherkenning en -preventieprotocollen. Check of de payment service provider die jij op het oog hebt PCI-compliant is, om er zeker van te zijn dat hun beveiliging op orde is.

3) Klantenservice

Ten slotte is het belangrijk om een payment service provider te kiezen die goed scoort op klantenservice, zeker voor zaken die voor jou belangrijk zijn. Bereikbaarheid, reactiesnelheid en efficiëntie zijn daarbij cruciaal. Denk daarbij aan 24-uur beschikbaarheid – als jouw onderneming open is op zon- en feestdagen wil je natuurlijk ook bij problemen bij je betalingsverwerking op die dagen geholpen kunnen worden.

Daarnaast is de reactiesnelheid ook belangrijk – uren zonder een werkende betaaloplossing kunnen een pak geld kosten voor een zaak die goed draait. Als je met een probleem zit, moet dat zo snel mogelijk opgelost worden. Het is daarom aangeraden om onafhankelijke online reviews van de klantendienst van payment service providers erop na te lezen om na te gaan of hun bereikbaarheid, reactiesnelheid en efficiëntie effectief zo snel is als ze zelf propaganderen op hun website.

Heb jij jouw ideale payment service provider al gevonden?

Zoals je ziet, zijn er veel zaken waar je rekening mee moet houden bij het selecteren van de juiste payment service provider voor jouw onderneming. Weet dat je zelf vrij bent om te kiezen én te onderhandelen over tarieven en transactiekosten, maar dat je onderhandelingspositie vaak hand in hand gaat met wat jij je toekomstige betalingsverwerker kunt beiden qua verkoopvolume. Houd bij je selectie ook eenvoud, snelheid, veiligheid en klantenservice in je achterhoofd.

Benieuwd hoe Lightspeed je verder kan helpen? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts en kom het zelf te weten.