Tijdens je zoektocht naar het juiste kassasysteem voor jouw zaak heb je misschien advertenties gezien die een gratis kassasysteem beloven. Maar betekent “gratis” ook echt dat het je niets kost?
Als het te mooi klinkt om waar te zijn, is het dat meestal ook. Hoewel sommige onderdelen van een kassasysteem gratis kunnen zijn, is het meestal zo dat je zal moeten betalen om het hele systeem te kunnen gebruiken. In dit artikel ontkrachten we de mythe van zogenaamde gratis kassasystemen en leggen we de verschillende kosten uit die gepaard gaan met de aankoop van kassasoftware voor je zaak.
- Kassasysteem vs. kassasoftware
- Bestaat er zoiets als een gratis kassasysteem?
- Hoe gratis kassasystemen geld verdienen
- Creditcardbetalingen met gratis kassasystemen
- Hardware van een kassasysteem
- Algemene voorwaarden
- Hoeveel kost een kassasysteem?
- Zo kies je het juiste kassasysteem voor jouw bedrijf
Nieuwsgierig naar wat Lightspeed Restaurant voor jouw zaak kan betekenen?
Ontdek het in één van onze webinars op 9 of 15 februari. Of je nu een bar, hotel, restaurant of fastfoodketen runt, ons geavanceerd kassasysteem vereenvoudigt jouw dagelijkse workflow.
Kassasysteem vs. kassasoftware
De termen “kassasysteem” en “kassasoftware” worden vaak door elkaar gebruikt, maar zijn eigenlijk twee verschillende zaken. Kassasoftware verwijst alleen naar het kassaprogramma of de applicatie die je op je computer, tablet of telefoon installeert; kassasysteem omvat het hele systeem, dus zowel de software als de hardwarecomponenten die nodig zijn om de software te laten werken.
Sommige bedrijven brengen gratis kassasoftware op de markt, terwijl andere de term kassasysteem gebruiken. Hoe dan ook, hun product is waarschijnlijk niet zo gratis als hun marketing doet vermoeden.
Bestaat er zoiets als een gratis kassasysteem?
Het komt vaak voor dat bedrijven zeggen dat hun kassasystemen of -software gratis zijn, maar meestal zijn er onmisbare onderdelen waarvoor je moet betalen om ze te kunnen gebruiken. De gratis aangeboden software kan bijvoorbeeld erg beperkt zijn, in die zin dat je er maar een bepaald aantal transacties mee kunt verwerken of een beperkte hoeveelheid voorraad mee kunt beheren. In dat geval moet je betalen om de software te upgraden zodat je die voor je zaak kunt gebruiken.
Hoe gratis kassasystemen geld verdienen
Bedrijven die kassasystemen aanbieden, hebben vaak meerdere inkomstenstromen. Als de kassasoftware gratis is, genereert het bedrijf erachter waarschijnlijk op andere manieren inkomsten. Hoewel sommige bedrijven beperkingen instellen voor de gratis versie van hun software zodat je vaak geneigd bent om te upgraden naar een betaalde versie, verdienen ze ook geld door betalingsverwerking, hardware of bijkomende kosten.
- Betalingsverwerking: de kassaleverancier of de betalingsverwerker zal een bepaald bedrag aan verwerkingskosten in rekening brengen, telkens als je zaak een creditcardtransactie verwerkt. Gratis kassasystemen hebben meestal hogere verwerkingskosten, omdat dit voor hen één van de belangrijkste bronnen van inkomsten is.
- Hardware: om je kassasysteem op te zetten in je zaak, moet je waarschijnlijk bepaalde of soms zelfs alle benodigde hardware-onderdelen kopen.
- Andere voorwaarden en kosten: dit kunnen bijvoorbeeld kosten zijn die in rekening worden gebracht voor training, ondersteuning en klantenservice.
Creditcardbetalingen met gratis kassasystemen
Creditcardbetalingen zijn nooit gratis, zelfs als je kassasysteem of -hardware gratis is, omdat alle grote creditcardbedrijven bepaalde verwerkingskosten rekenen. Kassasbedrijven rekenen een vergoeding aan voor elke creditcardtransactie die je met hun systeem verwerkt. Als de kassaleverancier geen kosten rekent voor creditcardtransacties, kunnen ze je doorverwijzen naar een externe betalingsverwerker en krijgen ze vaak commissie voor de doorverwijzing. Als je kassasoftware gratis is, ben je waarschijnlijk veel meer kwijt aan hogere verwerkingskosten.
Hardware met gratis kassasystemen
Ongeacht het soort winkel dat je runt, zal je hardware moeten aanschaffen die compatibel is met je kassasoftware. Sommige bedrijven geven je een gratis pinapparaat of zelfs een gratis tablet erbij, maar je hebt de volgende onderdelen nodig om een modern kassasysteem te gebruiken in je zaak:
- Een tablet (Android of iPad)
- Een tablethouder
- Een pinapparaat
- Een streepjescodescanner
- Een bonnetjesprinter
- Een kassalade
Andere voorwaarden en kosten
Behalve beperkingen bij software, creditcardkosten en hardware, is het belangrijk de kleine lettertjes van elk kassasysteem te lezen. Andere extra kosten om op te letten zijn onder andere:
- Training. Krijg je gratis training en informatie van de leverancier zodat je snel aan de slag kunt met hun kassasysteem?
- Installatie. Kun je het systeem zelf installeren? Zo niet, biedt het bedrijf gratis installatie aan?
- Klantenservice. Is de klantenservice gratis, of zijn er extra kosten aan verbonden als je contact opneemt met de klantenservice?
- Het recht om de softwareprijzen te verhogen. Kijk uit als er in het contract staat dat de prijzen verhoogd kunnen worden. Blijft je software altijd gratis of kan het bedrijf de prijs verhogen wanneer het maar wil?
Hoeveel kost een kassasysteem?
De totale kosten van een kassasysteem hangen af van je bedrijfsbehoeften en worden door verschillende factoren beïnvloed.
- Bedrijfsgrootte. Als je meer dan één vestiging hebt of een groter pand, zul je meerdere kassa’s nodig hebben. Je moet misschien betalen voor extra softwarelicenties en je hebt extra hardware nodig voor elke kassa.
- Functies en integratie. Elk kassapakket wordt geleverd met bepaalde functies en integraties. Hoe meer functies je nodig hebt, hoe hoger de totale kosten zullen zijn.
- De uitgebreidheid van elke functie. Als je meer geavanceerde functies nodig hebt, zoals gegevensanalyse, eCommerce of een loyaliteitsprogramma, kan de totale kostprijs van je systeem duurder uitvallen.
- Je bedrijfstak. Verschillende bedrijfstakken vereisen verschillende soorten hardware. Als je branche als risicovol wordt gezien, zoals een vapeshop, kan je systeem meer kosten.
Zo kies je het juiste kassasysteem voor je zaak
Hoewel het belangrijk is ervoor te zorgen dat je kassasysteem alles kan wat je nodig hebt om je zaak te runnen, is vooruit denken aan de toekomst nooit af te raden. Zorg ervoor dat je voor een kassasysteem gaat waar je makkelijk extra functionaliteiten of add-ons aan toe kunt voegen. De behoeftes van jouw zaak kunnen in de loop van de tijd namelijk veranderen, wat een kassasysteem dat naadloos met je mee kan groeien op langere termijn ongetwijfeld tijd, zorgen en geld kan besparen.
Op zoek naar een kassasysteem dat met je bedrijf mee kan groeien? Praat met een expert om te ontdekken hoe Lightspeed je bedrijfsactiviteiten kan stroomlijnen in een constant veranderende samenleving.
Nieuws en handige tips, speciaal voor jou.
Alle tools om jouw onderneming te groeien, direct in je inbox.
