Zo bereken je je restaurant kostprijs (+ 3 manieren om de kostprijs laag te houden)

Als je restaurant goed loopt, wil je je waarschijnlijk meer gaan richten op groei, omzet en volume.

Voor chef-koks, restauranthouders en managers kan dat betekenen dat ze gaan kijken naar nieuwe menu’s, langere openingstijden of zelfs de mogelijkheden om een extra vestiging te openen.

Maar nu restaurants het overal ter wereld zwaar hebben, gaat vrijwel alle aandacht naar de kosten. De omzet van de horeca is sterk gedaald in het eerste kwartaal van 2020, zo blijkt uit onderzoek van het CBS. De sterkste omzetdaling, 16,8%, trad op bij restaurants. Volgens het CBS is het ondernemersvertrouwen in alle bedrijfstakken in het tweede kwartaal gedaald. Dit zijn helaas geen rooskleurige berichten. 

Maar kennis is macht.

In dit artikel gaan we kijken naar je restaurant kostprijs en geven we je enkele tips en ideeën voor acties die je kunt ondernemen. Deze onderwerpen komen aan bod

• Wat is de kostprijs van een restaurant?
• Het kostprijspercentage waarop je zou moeten richten
• Formules voor het berekenen van je kostprijs
• Voorbeeld van een kostprijsberekening
• Tips voor het verlagen van je kostprijs

Wat is de kostprijs van een restaurant?

Nu kosten centraal staan, is de kostprijs belangrijker dan ooit geworden.

Voor horeca-ondernemers is de kostprijs een magisch getal.

Als je het principe achter kostprijzen snapt en je jouw restaurant kostprijs nauwkeurig in de gaten houdt, krijg je een goed beeld van de winstgevendheid van je restaurant. 

De kostprijs is simpel gezegd de optelsom van alle kosten die je restaurant maakt om eten, drinken en producten te verkopen, de zogenaamde kosten van verkochte goederen, plus de personeelskosten van je vaste krachten en tijdelijke medewerkers. Het wordt ook vaak primaire kosten of basiskosten genoemd. 

Wat is de gemiddelde kostprijs van een restaurant?

Het gemiddelde in de sector ligt tussen de 60% en 70%. Dit zijn de kengetallen die worden aangehouden in de horeca:

• Maximaal 30% inkoopkosten 
• Maximaal 30% personeelskosten
• Gemiddel 12% aan huisvestiging

Alhoewel dit een goede richtlijn is, moet je je niet blind staren op deze kengetallen. Bekijk wat goed is voor jouw horecazaak en houd rekening met uitzonderingen. Denk maar aan een restaurant dat onderdeel is van een hotel of een sportclub. Dit soort restaurants kan misschien, heel misschien een hoge kostprijs hebben. Dat komt doordat ze vaak dienen als een soort lokkertje voor de hoofdactiviteit van het bedrijf, zoals hotelovernachtingen of jaarabonnementen.

Voor vrijwel elk ander soort restaurant is het lastig nog winstgevend te zijn als de restaurant kostprijs hoger is dan 70%. Dat is dus het getal waar je onder moet blijven.

Kostprijsformule

Op basis van die informatie zou je verwachten dat je een ingewikkelde formule moet gebruiken om je kostprijs te berekenen. Gelukkig is dat niet zo. Je restaurant kostprijs omvat alles wat je hebt uitgegeven om je menu-items en producten in te kopen, te vervoeren, te serveren en te leveren. In formulevorm ziet dat er zo uit:

Om te begrijpen hoe je kostprijs zich verhoudt ten opzichte van de eerder genoemde gemiddelden voor de sector, moet je de kostprijs berekenen als percentage van je omzet in een bepaalde periode (bijvoorbeeld een week of een maand).

Totale kosten van verkochte goederen (COGS)

Ongeveer een derde van de bruto-inkomsten van een restaurant gaan naar het betalen van de COGS. 

Totale personeelskosten

Zoals de formules hierboven aangeven, moet je de personeelskosten (loonkosten) optellen bij je COGS om je basiskosten te berekenen.

Personeelskosten zijn belangrijk omdat ze betrekking hebben op een van de belangrijkste onderdelen van een restaurant: het personeel. Maar personeelskosten bestaan uit meer dan alleen het loon van managers, chef-koks, bedieningsmedewerkers en bezorgers. 

Houd bij het berekenen van je personeelskosten ook rekening met bijvoorbeeld:

• Inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet
• Bonussen en overuren
• Vakantietoeslagen
• Pensioenkosten
• Loonbelasting

Voorbeeld van een kostprijsberekening

Tijd voor een voorbeeld, om het onderwerp wat minder theoretisch te maken.

Stel dat je een strandpaviljoen hebt, gespecialiseerd in visgerechten en met een mooi terras. Je wilt je kostprijs voor de maand juni berekenen. Normaal gesproken is juni een drukke maand, maar je hebt wat tafels van je terras moeten verwijderen om te zorgen dat mensen voldoende afstand kunnen houden. Daarom heb je besloten het aantal bedieningsmedewerkers voor je terras terug te brengen van vier naar twee. Laten we zeggen dat je omzet voor de maand juni neerkwam op € 36.000.

Je bekijkt je beginvoorraad, ingekochte voorraad en eindvoorraad. Daaruit blijkt een COGS van € 22,000.

Je personeelskosten zijn iets gezakt sinds je deze cijfers voor het laatst hebt bekeken, naar € 2500, inclusief belastingen en vakantietoeslagen. 

Op basis van de eerder genoemde kostprijsformule krijgen we dan het volgende:

Je totale kostprijs is dus € 24,500. Nu gaan we dat bedrag omrekenen naar een percentage. Op basis van de eerder genoemde formule ziet dat er zo uit: 

Je strandpaviljoen heeft dus een vrij hoog kostprijspercentage van 68%.

Waarom is inzicht in je kostprijs zo belangrijk?

Inzicht in de kostprijs van je restaurant is belangrijk, omdat je op basis daarvan aan de slag kunt met factoren die een negatieve invloed hebben op je winst. Nog belangrijker dan simpelweg de kosten van je restaurant te berekenen, is dat met enige regelmatig te doen; eens per jaar of eens per kwartaal is echt niet genoeg.

Waarom niet?

Omdat je kostprijs je vertelt waar je verliezen lijdt als gevolg van verspilling, diefstal, slechte planning, problemen met de prijzen op je menukaart, portionering en/of inkoop.

Als je je kostprijs niet regelmatig berekent, kunnen de kosten van deze problemen na verloop van tijd grote gevolgen hebben voor je winst- en verliesrekening. Hoe sneller je problemen herkent, hoe sneller je ze kunt oplossen.

3 manieren om je kostprijs laag te houden

Alles wat we tot nu toe hebben besproken, leidt naar één logische vraag: hoe kun je zorgen dat de kostprijs niet de pan uit rijst? Het goede nieuws is dat je daar zelf aardig wat invloed op hebt.

1. Bereken de ideale kostprijs en richt je daarop

De eerste stap om je kostprijs onder controle te krijgen, is uitzoeken wat het beste werkt voor jouw restaurant. Het gemiddelde van de sector mag dan wel tussen de 60% en 70% liggen, maar gastronomische restaurants hebben natuurlijk te maken met heel andere COGS en personeelskosten dan fastfoodrestaurants. Hoe meer inzicht je hebt in je COGS en personeelskosten, hoe beter. Het lastige daaraan is dat zowel COGS als personeelskosten variabel zijn.

Stel je nog even dat strandpaviljoen voor. Natuurlijk hebben de seizoenen grote invloed op het aantal couverts dat je gedurende het jaar kunt serveren. In de zomer hebben je koks en bedieningsmedewerkers het waarschijnlijk ontzettend druk, maar in de koudere maanden heb je beduidend minder personeel nodig.

2. Verlaag de kosten van je verkochte goederen (COGS)

Hoe lager je COGS, hoe hoger de winstmarge van je restaurant. Wat voor soort restaurant je ook hebt, het is verstandig te zoeken naar manieren om je COGS te verlagen zonder in te leveren op voedselkwaliteit en de tevredenheid van je gasten in gevaar te brengen.

Dit zijn zes praktische manieren om je COGS te verlagen:

• Houd zicht op je voorraad
• Koop in bulk in waar mogelijk
• Vergelijk leveranciers
• Beperk voedselverspilling
• Pas je menu aan
• Koop goedkopere ingrediënten

3. Verlaag je personeelskosten

Personeelskosten vertonen al jarenlang een stijgende lijn, maar er zijn manieren om ze onder controle te houden. 

We geven je drie handige tips:

• Plan zorgvuldig. Zorg dat je niet teveel personeel hebt op rustige dagen en in rustige seizoenen. Maar let wel op dat je voldoende personeel hebt op drukke dagen en tijden, zodat je gasten snel van dienst kunt zijn. Zet je personeel slim in. Je kunt bijvoorbeeld een ober of sommelier hebben die heel goed is in het aanbevelen van speciale bijgerechten of wijnen bij een bepaald gerecht. Of een chef-kok die de keuken op een manier kan runnen dat er snel wordt gewerkt en er toch kwaliteit wordt geleverd.
• Beperk overuren. Zorg dat je fulltime personeel niet overwerkt raakt en probeer vaste medewerkers af te wisselen met invalkrachten of parttimers. Je kunt ook een tijdregistratiesysteem installeren om een duidelijker beeld te krijgen voor je salarisadministratie. 
• Houd je beste medewerkers tevreden. Het is veel goedkoper om bestaand personeel te behouden en op te leiden dan om nieuwe medewerkers aan te nemen. Zorg voor een duidelijke hiërarchie onder je personeel en bied je medewerkers de mogelijkheid zich te ontwikkelen. Als je een hoog personeelsverloop kunt voorkomen, voorkom je ook hoge wervings- en opleidingskosten.

Een laatste woord over kostprijzen

Je restaurant kostprijs is dus echt een magisch getal als je je restaurant op de juiste wijze wilt beheren, runnen en laten groeien. Dat komt doordat de kosten voor voedsel, dranken, merchandise en zelfs personeel op zichzelf weinig te betekenen hebben. Het is natuurlijk belangrijk dat je weet hoe hoog die kosten zijn, maar de cijfers worden veel zinvoller als je ze bij elkaar optelt om je kostprijs te berekenen.

Benieuwd hoe Lightspeed je nog meer kan helpen bij het optimaliseren van je horecazaak? Neem vandaag nog contact op met één van onze experts en ontdek het zelf.