Top 10 kassasysteem instellingen voor het runnen van een club of bar

Het is vrijdag en mensen zijn er helemaal klaar voor om het weekend te vieren. Je kunt een grote toestroom naar jouw club of bar verwachten! Hoe zorg je ervoor dat je je gasten de allerbeste service biedt? De volgende functies binnen je kassasysteem zullen je hier zeker bij helpen!

1. Personeel inklokken

Een keer in de maand is het weer tijd om je personeel uit te betalen. Het is dan fijn om te weten wie wanneer en hoelang heeft gewerkt. Wanneer een werknemer op werk komt, kan hij zichzelf meteen inklokken en wordt dit geregistreerd. In plaats van dit ergens opgeschreven te hebben of alle roosters erbij te pakken en de uren op te tellen per werknemer, kun je nu in een overzicht zien wie hoeveel uur heeft gewerkt. Zo voorkom je rompslomp bij de administratie en heb je geen ontevreden personeel, omdat hun loonstrook niet klopt. En het is natuurlijk een handige manier om bij te houden wie vaak te laat komt of juist altijd netjes op tijd is.

2. Rekening delen

Wat natuurlijk echt Nederlands is, is het splitsen van de rekening. Klanten hebben samen wat besteld, maar willen graag apart betalen. Geen probleem! De rekening kan gedeeld worden en ieder betaalt zijn eigen bedrag. De betaalmethode kan ook zelf bepaald worden. Pin, cash, creditcard, etc. Welke mogelijkheden wil je beschikbaar stellen voor je klanten? Kijk naar wat het handigst werkt voor jouw bar of club.

3. Drankjes digitaal turven

Voor de mensen die snel hun drinken willen hebben en geen gedoe aan de bar willen met betalen, is er de mogelijkheid om al het drinken dat ze bestellen op hun naam te zetten. Een tab openen dus. Hiervoor sla je eerst hun gegevens op. De drankjes worden in het kassasysteem geturfd en aan het einde van de avond kan het openstaande bedrag worden afgerekend. Biertjes turven zoals vanouds kan dus nog steeds, maar dan digitaal en makkelijker, vooral met veel verschillende tabs.

Tip: maak gebruik van de klantgegevens om bijvoorbeeld mails te sturen over aankomende evenementen of happy hours en andere berichten over je bar/club.

4. Beheer de bevoegdheden van het personeel

Wat het personeel wel en niet mag kun je helemaal zelf bepalen. Niet iedereen heeft dezelfde functie en daarom niet dezelfde bevoegdheden. Na het inklokken heeft elke werknemer alleen toegang tot hetgeen waar jij hem toegang tot wilt geven . Vanuit de backend van het systeem kun je gemakkelijk de rollen en rechten van het personeel aanpassen. Ga na of je bijvoorbeeld je werknemers de mogelijkheid geeft om drankjes te verkopen met korting of dat ze producten kunnen veranderen en omzetten en data kunnen inzien.  

5. Een menu dat makkelijk aangepast kan worden voor Happy Hours

Eén keer in de week zou je je klanten het voor een (paar) uur nog leuker kunnen maken in jouw club of bar. Cocktails voor de helft van de prijs, alle drank vòòr 00:00 uur voor €3, bij een biertje krijg je er nog een gratis, etc. Een happy hour is een leuk event wat klanten trekt naar jouw club of bar. Zet je drankjes vast op een bepaalde prijs of geef korting. Als je wilt kun je de happy hour ook langer laten duren. Plezier hoef je zeker niet te beperken tot een uur. In het systeem kun je het evenement helemaal zelf plannen.

Naast happy hours kun je natuurlijk ook een maand lang een bepaald drankje in het zonnetje zetten en deze goedkoper maken of een speciaal drankje tijdelijk verkrijgbaar stellen.  

6. Overzicht bewaren met categorieën

De wand met allerlei verschillende soorten drank is kenmerkend voor je bar of club. Voor elke smaak is er wel wat in te schenken: cocktails, mixdrankjes, bier, wijn, noem maar op. Iedere variant bestaat weer uit verschillende soorten en als je aan het werk bent is het fijn als alles dan gecategoriseerd is. Denk aan de mojito en caipirinha die bij de categorie cocktails horen en bacardi cola en malibu cola bij de mixdranken. Je geeft elke categorie heel gemakkelijk een andere kleur. Zo houdt je personeel makkelijk overzicht en hoeft niet lang te zoeken. Daarmee worden de drankjes sneller bereid en de gasten sneller geholpen. 

7. Modifiers

Klanten hebben vaak een bepaalde voorkeur. Als ondernemer wil je deze klanten zo goed mogelijk helpen en zorgen voor een goede klantbeleving. Met ‘modifiers’ kun je wat extra’s toevoegen aan de bestelling of er juist voor zorgen dat er een ingrediënt wordt weggelaten. Op deze manier kun je aan de wensen van de klanten voldoen zonder dat er gedoe is met de kassa. Extra rum in de cocktail of toch liever geen aardbeien erin, het kan allemaal. Zo speel je ook probleemloos in op allergieën.

8. Reports

Rapportages zijn erg belangrijk. Je wilt graag weten hoe goed je zaak het doet, hoe goed een bepaald product verkocht wordt, welk product juist niet goed verkocht wordt, etc. Met verschillende rapportages kun je dit inzien. Voor je bar of club is het bijvoorbeeld fijn om inzicht te hebben in de voorraad van ingrediënten. Daarnaast zijn de end-of-day rapportages erg belangrijk om te weten hoeveel je hebt omgezet op een dag. Maar denk ook aan de werkrapportage waarin de uren van de werknemers staan geregistreerd. Het fijne aan het cloud gebaseerde kassasysteem van Lightspeed is, dat je de rapportages waar en wanneer dan ook kan raadplegen en dus altijd even snel kan checken hoe de zaken eruitzien zien in je bar of club, ook als je er niet bent.

9. Liteserver

Als ondernemer wil je dat de zaken soepel verlopen. De bar moet blijven draaien ook wanneer je internet een keer uitvalt. Dat kan… Met de Liteserver van Lightspeed kun je gewoon doorwerken zonder enig probleem totdat de internetverbinding is hersteld. Hierna wordt alle data weer gesynchroniseerd naar de ‘cloud’. Met Lightspeed Restaurant kun je rekenen op een systeem dat nooit stopt.

10. Plattegrond

In het kassasysteem kun je gemakkelijk een plattegrond maken van je bar met de tafelopzet. In een club komen vip booths wat vaker voor en kun je deze ook makkelijk toevoegen. Zo houdt je personeel het overzicht en kunnen bestellingen makkelijk in het systeem worden gezet en aangegeven worden waar ze naartoe moeten.

Het kan voorkomen dat je de indeling van je bar of een club wat aanpast. De veranderingen zijn makkelijk te wijzigen in de backend, maar je kunt het ook doen via de iPad–kassa.