In 7 stappen uitbreiden naar een nieuwe horecavestiging

Zijn de bestellingen niet meer aan te slepen, voelt de zaak ietwat te klein voor alle gasten en wil je jouw horecazaak bekendmaken bij een nieuwe markt? Dan kan het lucratief zijn om een tweede vestiging te open. Dat wordt een mijlpaal voor jouw zaak! Maar hoe doe je dit eigenlijk? Lees hier hoe je in 7 stappen een nieuwe vestiging opent.

• Stap 1: Plan jouw strategie
• Stap 2: Kies jouw locatie uit
• Stap 3: Regel de documentatie
• Stap 4: Bestel de tools en het meubilair voor de vestiging
• Stap 5: Zet je administratie op
• Stap 6: Bestel nieuwe voorraad
• Stap 7: Train het (nieuwe) personeel

Stap 1: Plan jouw strategie

Plannen is het halve werk. Om jezelf optimaal voor te bereiden op de uitbreiding, is het een goed idee om eerst jouw strategie uit te werken. Denk zoal aan het volgende:

• Waarom overweeg je een nieuwe vestiging openen? Je kunt natuurlijk meerdere redenen hiervoor hebben, zoals het cateren van een nieuwe doelgroep of puur om de winst van jouw onderneming verhogen. Het is belangrijk om jouw doelstelling te bepalen alvorens je de uitbreiding in werk zet. Zo kun je namelijk meten hoeveel de uitbreiding heeft opgeleverd met betrekking tot jouw doel.
• Waar wil je jouw nieuwe vestiging openen? De juiste locatie kiezen – dat is natuurlijk een inkoppertje. Maar elke horecazaak is uniek en vraagt om een andere locatie. Wil je op de populairste pleinen in Amsterdam, Rotterdam of Den Haag staan? Bereid je dan voor op hoge vaste lasten. Wat je er wel voor terugkrijgt: meer mensen in de zaak en op het terras. Kijk daarom eerst naar jouw doelstelling. Wil je bekend worden in een nieuwe stad? Ga dan voor een pand op een centraal plein of een drukke straat. Lees hier meer over het kiezen van jouw locatie.
• Hoe zit het met het personeel? Het personeel draagt direct bij aan jouw succes. Zorg er dus voor dat je de juiste personen aanneemt voor jouw nieuwe vestiging. Je kan bijvoorbeeld beginnen met personeel van je eerste vestiging, aangezien zij de work flows al kennen en die aan het nieuwe personeel kunnen aanleren. Kwaliteit staat hier boven kwantiteit (want met de juiste tools, zoals een Self-Order Menu, heb je immers minder personeel nodig).
• Hoe behoud je de balans voor beide vestigingen? Je kunt natuurlijk niet op twee plekken tegelijk zijn, dus ga eerst op zoek naar een partner die de tweede vestiging kan managen. Omdat je niet altijd op locatie bent, is het belangrijk dat het personeel te allen tijde gemotiveerd blijft. Lees hier hoe je dat kunt doen. Als je met het Lightspeed Restaurant kassasysteem werkt, kun je beide zaken zonder moeite gelijktijdig managen.

Stap 2: Kies jouw locatie uit

Als jouw horecazaak nu goed draait, betekent het dat je al een goede locatie te pakken hebt. Gebruik daarom een soortgelijke checklist om de locatie van jouw tweede vestiging uit te kiezen.

Sommige zaken presteren beter dan anderen, en dat heeft een reden. Het kan zijn dat jouw zaak in een goed bezochte straat zit; daar zullen (potentiële) gasten jou eerder vinden dan in een zijstraatje. Of, je zit op een locatie dat bijdraagt aan jouw verkoop. Bijvoorbeeld, een ijsjeszaak vlakbij een school of stadspark zal meer bezocht worden dan een ijsjeszaak vlak naast een sportschool.

Maak allereerst een lijst van alle potentiële bedrijfslocaties. Kijk daarna welke locatie de grootste kans op succes biedt (naar aanleiding van jouw doelstelling). Onderzoek jouw doelgroep en wat voor type mensen de locatie bezoeken. Let ook op de concurrentie in het gebied. Het is altijd een goed idee om de lokale consumenten persoonlijk te benaderen en jouw aanbod bij een kleine groep te testen door bijvoorbeeld een pop-up restaurant op te zetten (lees hier hoe je dit kunt doen). Surf daarnaast ook naar de website van de gemeente waar je de nieuwe locatie wilt opzetten; hier vind je waardevolle informatie over het horecareglement van de gemeente.

Bekijk ook deze locatie checklist van Ondernemersplein.

Stap 3: Regel de documentatie

Wanneer je een nieuwe vestiging opent, moet je dat aangeven bij de Kamer van Koophandel. Dat doe je eenvoudig door dit formulier te downloaden, in te vullen en direct op te sturen naar de KvK.

Afhankelijk van jouw horecazaak is het ook belangrijk om andere documenten te regelen. Denk bijvoorbeeld aan een drank- en/of terrasvergunning. Ook in dit geval is het slim om eerst op onderzoek uit te gaan bij de gemeente. Natuurlijk heb je deze vergunningen al eens geregeld voor jouw eerste vestiging, maar om te zorgen dat niks vergeten is, hebben wij alle essentiële vergunningen op een rijtje gezet:

• Drank- en Horecavergunning
• Exploitatievergunning
• Terrasvergunning
• Speelautomatenvergunning
• Omgevingsvergunning
• Gebruiksmelding
• Activiteitenbesluit

Stap 4: Bestel de tools en het meubilair voor de vestiging

Heb je de juiste locatie en de nodige vergunningen op zak? Dan is het eindelijk tijd om te kijken naar de inrichting van de zaak.

Volgens dit artikel van Misset Horeca kan het interieur de aantrekkingskracht van jouw horecabedrijf vergroten. Ga voor meubilair, kleuren en materialen die passen bij het thema van jouw horecazaak en jouw doelgroep.

Kijk ook verder dan enkel het interieur. Is snelheid en efficiëntie bijvoorbeeld belangrijk in jouw zaak? Werk dan met tools die je daarbij ondersteunen. Zo staat het Lightspeed Restaurant kassasysteem bekend om bestellen en afrekenen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Daarnaast kun je ook zeer eenvoudig meerdere vestigingen managen via één kassasysteem.

Jonathan Servais van moment. (Luik, België) maakt hier goed gebruik van: ‘’Met Lightspeed Restaurant kan ik elke dag de verkoop van de drie restaurants op één platform meten.’’ Ook De Pizzabakkers runnen zes vestigingen met Lightspeed Restaurant. Mede-eigenaar Siang-Lan Go: ‘’Het is onze missie om iedereen lekkere pizza’s te laten proeven, met originele Italiaanse ingrediënten. We groeien hard met zes locaties in Nederland. Lightspeed helpt ons overzicht te houden. Met zoveel locaties – en meerdere eigenaren – wilden we sowieso voor een kassasysteem in de cloud gaan. En de horeca insteek van Lightspeed past goed bij ons bedrijf.”

Stap 5: Zet je administratie op

Ieder succesvol horecabedrijf heeft een goed administratie opzet nodig. Ook in jouw nieuwe vestiging is dat belangrijk. Alles apart (en handmatig) bijhouden kan vaak zorgen voor verwarring en fouten. Juist daarom is het belangrijk om jouw administratie van alle vestigingen op één plek digitaal te beheren.

Een digitale administratie opzet is tegenwoordig veelal goedkoper dan het inschakelen van een specialist. Bij Lightspeed Restaurant kun je bijvoorbeeld jouw voorraad in het kassasysteem managen. Daarbij kun je gebruikmaken van een koppeling met boekhoud apps zoals Exact Online en Reeleezee. Deze partijen helpen ondernemers automatisch hun boekhouding bij te houden bij elke transactie van jouw vestigingen.

Stap 6: Bestel nieuwe voorraad

Administratie opgezet? Dan is nu het beste moment om jouw voorraad te bestellen. Houd je voorraad en inkopen bij in jouw digitale administratie; zo kun je te allen tijde jouw aanbod aanpassen.

Nu is ook een goed moment om te kijken of je dezelfde voorraad wilt inkopen als in jouw eerste vestiging of juist wilt overstappen naar een compleet nieuw aanbod. Gebruik automatische real-time rapportages die aantonen welke gerechten het beste verkopen in jouw eerste zaak. Verkoopt iets niet zo goed? Dan weet je zeker dat je dat menu-item uit jouw aanbod kan weglaten en dus geen ingrediënten hiervoor hoeft in te kopen.

Uiteraard is het ook belangrijk om jouw voorraad af te stemmen op jouw nieuwe doelgroep. De lokale gasten kunnen immers andere gerechten prefereren dan de gasten in jouw eerste vestiging. Verzamel ook hier verkoopdata en maak in de toekomst betere inkoopbeslissingen voor jouw nieuwe vestiging.

Stap 7: Train het (nieuwe) personeel

Tot slot, verzamel alle personeelsleden voor een laatste trainingssessie vóór de opening. Als je met eenvoudige en gebruiksvriendelijke systemen werkt, dan zou deze laatste stap geen probleem voor jou moeten zijn.

Otomat bijvoorbeeld, dé Belgische pizzawalhalla, werkt met Lightspeed in al hun vestigingen omdat het kassasysteem eenvoudig aan te leren is voor nieuwe personeelsleden. Eigenaar Bernard: ‘’Voor andere kassasystemen moest ik mensen soms 1 à 2 dagen opleiden. Bij Lightspeed duurt het maar een uur of twee voordat iedereen ermee overweg kan. Dat is écht een kracht. Lightspeed is heel eenvoudig, heel intuïtief, dat vind ik goed. En het allerbelangrijkste wat ik erover kan zeggen is dat het systeem stabiel is. Dat is wat een kassa moet zijn natuurlijk.’’