Wat is inventariseren: alles over nauwkeurig je voorraad tellen

Krijg jij ook spontaan tegenzin als je denkt aan inventariseren? Veel winkeliers stellen het opstellen van de inventaris liever uit. Waarom? Omdat het tellen van alle koopwaar in je winkel veel tijd en moeite kost.

De meeste ondernemers inventariseren buiten de gebruikelijke openingstijden van hun winkel, of ze sluiten de winkel tijdelijk om hun voorraden te tellen. Beide oplossingen zijn verre van ideaal. Maar ook al is inventariseren niet je favoriete klus, het is wel noodzakelijk om de nauwkeurigheid van je voorraadniveaus te garanderen, derving te beperken en ervoor te zorgen dat je altijd de juiste hoeveelheden op voorraad hebt om aan de vraag te voldoen.

In dit artikel komen de volgende onderwerpen aan bod:

• Wat betekent inventariseren?
• Wat is een cyclustelling?
• Waarom is inventariseren belangrijk?
• Zeven tips voor een nauwkeurige inventarisatie
• Wat te doen met voorraadafwijkingen?
• Een post-inventarisatiechecklist

Inventariseren: betekenis

Wat is inventariseren? Simpel: inventariseren betekent een telling maken van alle producten in je winkel. Meestal wordt de voorraadinventarisatie uitgevoerd door een hiervoor aangewezen medewerker (of een heel team, afhankelijk van de omvang van de te tellen voorraad), die van elk artikel in je winkel en in je magazijn de hoeveelheden telt.

Daarna worden de hoeveelheden van elk artikel genoteerd. Dat kan met pen en papier, maar voor een optimaal overzicht is  digitaal de oplossing. Je voorraad tellen is namelijk ontzettend tijdrovend en veel retailers voeren deze klus dan ook maar eens per jaar uit.

Wil je een nauwkeurig overzicht hebben van je voorraadniveaus zonder alle artikelen te moeten tellen, dan kun je, zoals veel retailers, gebruikmaken van een andere populaire inventarisatiemethode: cyclustelling.

Wat is een cyclustelling

Bij een cyclustelling, ook wel een gedeeltelijke inventarisatie genoemd, tel je voortdurend selecte delen van je voorraad. Het voordeel daarvan is dat je als retailer altijd een nauwkeurig beeld hebt van je voorraad zonder dat je overuren hoeft te maken of je winkel tijdelijk moet sluiten.

Cyclustellingen worden daarom ook beschouwd als één van de meest effectieve inventarisatiemethodes voor retailers. Je kunt ze dagelijks, wekelijks of maandelijks uitvoeren en op die manier voorkomen dat je regelmatig een volledige inventarisatie moet inplannen.

Hoe werkt een cyclustelling?

Voor een effectieve cyclustelling kies je eerst een specifieke afdeling (bijvoorbeeld de schoenenafdeling) of product (bijv. een bepaald type trui) in je winkel. Tel daarna hoeveel exemplaren je hebt en vergeet niet van alle exemplaren de Stock Keeping Unit (SKU) en de maat te noteren. Vergelijk daarna de getelde voorraad met de voorraadniveaus in je kassasysteem.

Waarom is inventariseren belangrijk?

Het doel van een volledige of gedeeltelijke inventarisatie is te controleren of de geregistreerde voorraad van je winkel (de voorraadniveaus die in je kassasysteem vermeld staan) overeenkomt met de daadwerkelijke voorraad.

Retailers gebruiken een combinatie van cyclustellingen en volledige inventarisaties om de voorraadniveaus in overeenstemming te brengen, derving (vermijdbaar verlies door diefstal, beschadiging en administratieve fouten) vast te stellen en het hele jaar door goed zicht te houden op de voorraden.

Zeven tips voor een nauwkeurige inventarisatie

Volledige inventarisaties en cyclustellingen hebben elk zo hun eigen voordelen. Je kunt bijvoorbeeld elke week een cyclustelling uitvoeren en in de rustige periode na de feestdagen een volledige voorraadtelling inplannen.

Zie je het wel zitten om een volledige inventarisatie te combineren met regelmatige cyclustellingen? De volgende lijst bevat handige tips om je daarbij te helpen:

1. Gebruik inventarisatietechnologie
2. Kies je tellers met zorg
3. Plan volledige inventarisaties vooraf in
4. Maak een plattegrond van je winkel en magazijn
5. Voorzie je dozen en schappen van labels
6. Informeer je inventarisatieteam
7. Bedank je inventarisatieteam

1. Gebruik inventarisatietechnologie

De meeste retailers noteren voorraadtellingen op papier of in een spreadsheet, waarna ze de getelde hoeveelheden afstemmen met de gegevens in hun kassasysteem.

Deze methode werkt natuurlijk prima, maar er zitten wel wat haken en ogen aan. Je moet gegevens bijvoorbeeld vaak twee keer invoeren, het kost veel tijd en fouten kunnen vaker voorkomen dan gewenst. Gebruik je een online kassasysteem dat je toelaat je voorraad te beheren, dan heb je waarschijnlijk ook een functie om je inventaris te digitaliseren waardoor het je minder tijd kost om je voorraden te tellen.

Met de functie ‘Inventarisatie voorraad’ in Lightspeed Retail kun je met behulp van een barcodescanner tellingen uitvoeren en afstemmen, en de gegevens van verschillende periodes vergelijken. 

2. Kies je tellers met zorg

Je voorraad tellen vereist consistentie en oog voor detail. De medewerkers die je kiest voor je voorraadtelling, moeten ervaren werknemers zijn die hun taak serieus nemen en nauwkeurig kunnen werken.

Kies bij het samenstellen van je inventarisatieteam voor medewerkers die bekend zijn met je producten en die weten waar alles in je winkel en in je magazijn ligt. Eventueel kun je een aantal minder ervaren medewerkers toevoegen aan het team, zodat ze kunnen leren inventariseren en in de toekomst als volwaardige teamleden kunnen worden ingezet.

Heb je een eenmanszaak en geen tijd om in je eentje een volledige inventarisatie uit te voeren, dan is een externe inventarisatieprovider wellicht een goede optie. Zij kunnen de volledige inventarisatie uitvoeren terwijl jij de kleinere cyclustellingen doet.

Onthoud dat de inventarisatieprocedures per provider kunnen variëren. Neem dus contact op met verschillende bedrijven om te vragen welk proces zijn volgen en wat de kosten zijn. RGIS en Orridge zijn voorbeelden van externe inventarisatiebedrijven die je kunt inschakelen.

3. Plan volledige inventarisaties vooraf in

Hoe meer producten je verkoopt, hoe tijdrovender de inventarisatie. Daarom is het belangrijk om vooruit te plannen en na te denken over wanneer (en hoe vaak) je volledige inventarisaties wilt uitvoeren.

Wanneer en hoe je een volledige inventarisatie moet uitvoeren, varieert per winkel. Sommige winkels beperken het aantal volledige inventarisaties tot een per jaar, andere voeren ze elk halfjaar of vaker uit.

“Retail Doctor” Bob Phibbs adviseert op zijn blog wat de beste momenten zijn voor een volledige inventarisatie: het laatste weekend van januari en het einde van juli. Na de feestdagen en midden in de zomer zijn de voorraadhoeveelheden voor de meeste winkels namelijk het kleinst.

Het is in ieder geval belangrijk dat je je planning ruim van tevoren maakt en dat je je inventarisatieteam daarover tijdig informeert, zodat zij kunnen zorgen dat ze die dagen beschikbaar zijn.

Je wilt hoe dan ook voorkomen dat je je winkel moet sluiten tijdens de gebruikelijke openingstijden. Probeer je inventarisaties daarom buiten de openingstijden uit te voeren. Als dat geen optie is en je de winkel tijdelijk moet sluiten, informeer je klanten dan per e-mail en hang een briefje op in je etalage.

Leg uit waarom je de winkel sluit, wanneer je weer open gaat en dat je natuurlijk gewoon bestellingen blijft verwerken via je webshop.

4. Maak een plattegrond van je winkel en je magazijn

Geef je inventarisatieteam een plattegrond van je winkel en je magazijn, waarop je aangeeft waar elk type product zich bevindt. Daarmee maak je hun werk een stuk eenvoudiger. Met een overzichtelijke plattegrond kun je eenvoudiger tellers toewijzen aan een specifiek product of een specifieke afdeling van je winkel. Zo houd je overzicht en zie je meteen welke voorraad door wie wordt geteld.

Bob Phibbs raadt retailers aan om elk rek, elk display, elke wand en elk schap op te nemen in je plattegrond en overal aan te geven welke productcategorieën zich in welke zones bevinden. Zo’n plattegrond kan ook dienen als een handige checklist tijdens het inventarisatieproces: zodra een afdeling is geteld en eventuele afwijkingen zijn vastgesteld, kun je die afdeling markeren als voltooid.

Houd bij welke afdelingen van je winkel je aan het tellen bent, welke al geteld zijn en welke afwijkingen je per afdeling en productcategorie hebt gevonden.

5. Voorzie je dozen en schappen van labels

Wil je de inventarisatie soepel laten verlopen en fouten zoveel mogelijk vermijden, zorg er dan voor dat je winkel en magazijn opgeruimd zijn. Losse pallets en verdwaalde producten zonder doos of verpakking leiden vaak tot afwijkingen die makkelijk voorkomen hadden kunnen worden.

Een van de manieren om je magazijn overzichtelijk te houden, is dozen waarvan de inhoud niet direct zichtbaar is, te voorzien van een label en ze per type product op te slaan (bijvoorbeeld alle jeans bij elkaar). Gebruik vaste opslaglocaties voor je producten en zorg dat je personeel op de hoogte is van die locaties, en nooit producten plaatst waar ze niet thuishoren.

Zoek een oplossing voor categorieloze voorraad

Controleer voordat je begint aan de inventarisatie het rapport ‘niet gecategoriseerde voorraad’ (Uncategorized Inventory) in je kassasysteem om te zien aan welke items geen categorie is toegewezen. Als je de voorraad goed op orde houdt in je kassasysteem, beperk je het aantal afwijkingen dat voorkomen had kunnen worden. Ook vereenvoudig je op deze manier de  voorraadplanning en –inkoop, en verbeter je de nauwkeurigheid van toekomstige inventarisatierapporten. 

6. Informeer je inventarisatieteam

Voordat je begint met inventariseren moet je zorgen dat alle leden van je inventarisatieteam op dezelfde golflengte zitten. Laat iedereen weten voor welke afdeling van de winkel of het magazijn ze verantwoordelijk zijn, laat ze zien hoe ze de getelde hoeveelheden moeten invoeren en bijhouden, en beantwoord eventuele vragen.

Neem de ingevulde plattegrond van je winkel door met je team, zodat ze weten waar ze de producten kunnen vinden die ze moeten tellen. Zo wordt het tellen en afstemmen van de voorraad veel eenvoudiger.

 7. Bedank je inventarisatieteam 

Deze tip is vooral van toepassing als je de inventarisatie buiten je gebruikelijke openingstijden uitvoert. Financiële compensatie, een gratis maaltijd of snacks en een drankje kunnen wonderen doen voor de tevredenheid van je medewerkers. De inventaris opmaken is een eentonig proces; je medewerkers presteren het beste als ze geen last hebben van dorst of een knorrende maag.

Afwijkingen in je voorraad oplossen

De kans is groot dat je tijdens het inventariseren voorraadafwijkingen vindt. Dan is het belangrijk de oorzaak van het probleem te achterhalen.

Tel uitschieters opnieuw

Trek niet meteen conclusies, maar maak een nieuwe telling van producten met een opvallende afwijking (zowel hoger als lager dan de norm). In de meeste gevallen zijn afwijkingen het gevolg van inventarisatiefouten zoals een rekenfout of onjuist ingevoerde gegevens.

Meestal kun je zulke fouten in de toekomst voorkomen door medewerkers hun voorraad vaker te laten tellen. Met een barcodescanner kun je het aantal fouten veroorzaakt door een onjuiste invoer van gegevens en voorraadniveaus, drastisch verlagen.

Andere oorzaken van voorraadafwijkingen

Voorraadafwijkingen kunnen ook een vervelende oorzaak hebben, zoals winkeldiefstal of diefstal door personeel. Als je te maken hebt met diefstal of fraude door een medewerker of leverancier, zul je de zaak moeten onderzoeken, beveiligingsbeelden bekijken en passende juridische stappen moeten nemen. Regelmatige cyclustellingen zijn in ieder geval één van de beste manieren om systematische afwijkingen vast te stellen en de juiste actie te ondernemen.

Een post-inventarisatiechecklist

Na de inventarisatie heb je nog wat belangrijke taken om de nauwkeurigheid van je voorraad te garanderen:

Dubbelcheck je inventarisatie 

Voordat je de voorraadniveaus van een product in je kassasysteem actualiseert, is het verstandig nog eens extra te controleren of de getelde hoeveelheden kloppen. Dat kun je het beste doen door je tellers de voorraad meerdere keren te laten tellen. Of tel elke productcategorie met afwijkingen opnieuw.

Controleer je voorraadrapporten

De sleutel tot goed voorraadbeheer is je gegevens goed in de gaten houden, en die vervolgens om zetten in bruikbare informatie. De voorraadrapporten van Lightspeed Analytics geven je inzicht in je voorraadbehoeftes: 

• Gebruik het lage-voorraadrapport om items te zien die goed worden verkocht. Zodra een bepaald product een minimale voorraadhoeveelheid bereikt, stuurt Lightspeed je automatisch een melding om bij te bestellen of – een stap verder – doet automatisch een bestelling bij de leverancier van dit product.
• Gebruik het omloopsnelheidrapport om de omloopsnelheid van je voorraad te bekijken. Dit is de snelheid waarmee je de beschikbare voorraad van een bepaald product of categorie verkoopt. Hoe hoger de snelheid, hoe meer exemplaren van dat item je verkoopt. Die informatie is handig voor toekomstige voorraadinkoop en -planning.

Bepaal je risicogebieden en beperk waardevermindering

Zodra je voorraad is geteld en je een duidelijk beeld hebt van de afwijkingen per winkelafdeling, kun je bekijken of je patronen kunt ontdekken. Bevinden de afwijkingen zich in bepaald deel van je winkel, bijvoorbeeld bij de uitgang of bij de duurdere producten? Bespreek je bevindingen met je verkoopmedewerkers en train ze in het herkennen van winkeldiefstal.

Vergelijk inventarisatierapporten met elkaar

Nadat je meerdere voorraadinventarisaties hebt uitgevoerd, kun je de resultaten met elkaar vergelijken. Herken je patronen? Misschien zie je dat de afwijkingen voor goedkope accessoires in de loop van de tijd steeds groter worden. Dat is wellicht een teken dat je ze dichter bij je kassa moet plaatsen om diefstal te ontmoedigen.

In ieder geval is het vergelijken van inventarisaties de enige manier om patronen te herkennen en oplossingen te vinden.

Neem de tijd voor je voorraadinventarisatie

Een georganiseerde, systematische inventarisatie is de ruggengraat van een winstgevende winkel.

Goed voorraadbeheer en consistente inventarisaties komen niet uit de lucht vallen; ze zijn het resultaat van een zorgvuldige planning, een helder voorraadbeheerproces dat wordt begrepen en gevolgd door medewerkers, organisatie op de winkelvloer en in het magazijn, en oog voor detail.

Efficiënt voorraadbeheer leidt tot minder afwijkingen, een snellere afstemming, meer voordelige inkopen en efficiënter werkende medewerkers. Wil je meer weten over hoe Lightspeed jou kan helpen met het inventariseren van je winkelvoorraad? Neem dan contact op met één van onze experts en ontdek het zelf.