8 dingen die ik graag had willen weten voor ik mijn eigen koffiezaak opende

“Ik ga mijn eigen zaak beginnen.” Hoe vaak heb ik dat het afgelopen jaar niet geroepen? Best wel vaak, eigenlijk. Zo vaak dat mijn vrienden het al niet meer serieus namen en in reactie alleen nog maar vriendelijk knikten. Maar ik meende het wel degelijk: ik ging mijn eigen zaak beginnen. 

Ik had er genoeg van om te zien hoe dingen, in mijn beleving, op de “verkeerde manier” werden gedaan. Ik had het gehad met loondienst: een belabberd uurloon en een baas die me zonder pardon zou ontslaan als het hem beter uitkwam. Maar vooral had ik er genoeg van hoe anderen de vruchten plukten van al mijn harde werk. Ik stond immers in de frontlinie: ik had contact met de klanten. Ik was het gezicht van de onderneming.

Mijn eigen koffiezaak zou anders zijn. Mijn zaak zou beter zijn.

Ik zag het al helemaal voor me: de gezellige drukte op een typische zaterdagmorgen. Met 32 zou ik met pensioen gaan. Mijn zaak zo goed zou lopen dat ik al snel het gros van mijn tijd op een terrasje aan het water zou kunnen zitten met een cocktail in mijn hand.

Dit was het moment.

Met dat in gedachte ga ik acht belangrijke punten bespreken uit mijn eerste jaar als eigenaar van een koffiezaak. Als ik die van tevoren had geweten, had ik een stuk minder zorgen (en minder grijze haren) gehad en was ik al wat dichter bij mijn droom geweest.

1. Planning
2. Mijn netwerk inzetten
3. Mijn werkdruk beheren
4. Niet alles alleen doen
5. Kosten besparen
6. Een geoptimaliseerd menu
7. Investeren in de juiste mensen
8. Mijn veranderingen doorvoeren

 1. Planning

Dit was de meest enerverende en tegelijkertijd meest frustrerende periode van mijn leven. Maar ik zat vol met ideeën en wilde ermee aan de slag.

Ik wist dat ik een zaak wilde beginnen waar mensen konden ontspannen. Bijna elke nieuwe koffiezaak in de regio had geen banken, en ik snapte niet waarom. Ik besloot dat één bank toch wel het minimum was.

Ik wist ook dat ik zo min mogelijk branding in mijn zaak wilde hebben. Niets is zo smakeloos als tig borden die de stoep of het uitzicht door de ramen blokkeren. Dit is des te erger wanneer de borden productreclame bevatten, je kent ze wel.

Maar er waren al meteen obstakels. Mijn eerste keuze voor een locatie lukte niet (een koffiezaak in een brouwerij: de combinatie van hemels en onhaalbaar).

Toen ik eindelijke een pand had, was dat midden in een grote woonwijk. Er was enorm veel werk te doen: nieuwe plafonds, leidingwerk, elektra. Alles. Een saaie kubus in een winkelstraat zou zoveel makkelijker zijn geweest, maar dat is toch geen avontuur?

Deze locatie had karakter, perfect voor de geplande verbouwing: een ontspannen, gezellig jaren 50-thema.

Ik had onderschat hoelang de renovatie zou duren. Ik was ervan uitgegaan dat iedereen met evenveel enthousiasme zou werken als ikzelf. Ik raakte ongeduldig toen het werk niet snel genoeg gedaan werd. De riolering was nog niet eens af en ik had al ontslag genomen. Vol goede moed kondigde ik aan dat ik een week later zou openen.

Dat werd niet mijn openingsdatum.

2. Mijn netwerk inzetten

Nieuwsgierig naar mijn budget? Het was klein, maar met grootse plannen om er het meeste van te maken. Schaamteloos maakte ik gebruik van elk connectie waar ik iets mee kon.

Een koffieleverancier was geen probleem. Ik had immer ervaring in het wereldje. Ook mijn brood zou komen van dezelfde leverancier die de koffiezaak waar ik in loondienst zat gebruikte (groente en fruit hetzelfde). Vriendenprijzen zijn een zegen voor iedere beginnende horecaondernemer.

Een vriend maakte onze branding in ruil voor gratis koffie en één ontbijtje per week. Een klant van me werkte bij een krant, dus nog voor ik de sleutels in handen kreeg, hadden we al wat media-aandacht.

Zelfs het meubilair voor de verbouwing kwam grotendeels uit mijn eigen huis. Een bevriende binnenhuisarchitect regelde de rest.

Mijn punt is dat ik elke connectie die ik had heb ingezet, maar ik had achteraf nog veel meer kunnen doen. Gezien het verschil dit maakte voor mijn eerste maand, was het het waard geweest.

3. Mijn werkdruk beheren

Oké, ik pakte het in het begin niet goed aan met mijn personeelsbezetting.

De ochtenden waren prima, maar na de lunch was er een stuk minder klandizie. Tot sluit was één persoon meer dan voldoende. Ik begon een patroon te ontwaren.

In de weekenden was het, zoals verwacht, druk. Dat was voor een groot deel te danken aan de positieve aandacht voor mijn zaak in de pers. Het grappige aan persaandacht is dat als één krant of blad iets over je schrijft, andere vaak volgen.

En die heerlijke weekendopbrengsten hielpen ons draaiende te houden. Maar ik was bekaf.

Niemand had me verteld dat ik lang na sluitingstijd op de een of andere manier nog aan het werk zou zijn. Ik zeg niemand, maar waarschijnlijk is het me wel verteld en was ik gewoon te moe om te luisteren. Ik was in ieder geval toe aan een dagje rust.

Ik had al ver voor de opening besloten dat we op maandag gesloten zouden blijven, als een manier om mezelf te dwingen af en toe rust te nemen. Maar die maandagen werden al snel opgeslokt door een berg aan administratief werk.

Facturen betalen, de boekhouding bijhouden, loonzaken en berekenen wat er overbleef. Dit kon zo niet doorgaan.

Het slimste was geweest als ik toen meteen een stapje terug had gedaan en een deel van mijn werk had gedelegeerd.

4. Niet alles alleen doen

Ik delegeerde niets.

Althans, niet meteen. Maar dat had ik achteraf wel moeten doen.

Ik had een barista in dienst die ook werkte als professioneel fotograaf. Waarom heb ik hem niet de wachtwoorden voor onze sociale media gegeven, bijvoorbeeld?

5. Kosten besparen

En waarom plande ik hem in tot sluitingstijd, zes dagen per week? Ik weet dat ik mijn personeel altijd goed wilde betaalden, maar 50 uur per week hakte er financieel behoorlijk in.

Over uren gesproken: ik had zelf ook wat minder kunnen werken. Het had geen zin om open te blijven na 13.30 uur. De omzet voor de dag was dan wel gedraaid. Maar ik stond erop om pas om 15.00 uur te sluiten, waardoor ik hogere kosten had zonder dat daar echt iets tegenover stond.

6. Een geoptimaliseerd menu

Ik had meteen in mijn menu moeten snoeien. Weg met de gerechten die het ritme van de keuken omgooide of die gewoon nooit besteld werden.

Uiteindelijk heb ik dit wel gedaan, in de vorm van een vegetarisch menu. Maar ik wou dat ik het eerder had gedaan, meteen in het begin al. Ik zou minder kosten voor ingrediënten hebben gehad (groenten en fruit zijn goedkoper dan vlees, helemaal in het juiste seizoen). Daarbij had het mijn menu meer karakter gegeven. En het aanbod kon ook mee veranderen met het seizoen om altijd iets vers en anders te kunnen serveren. Had ik maar, had ik maar, had ik maar…

7. Investeren in de juiste mensen

Ik had mijn boekhouders een beetje meer kunnen betalen om zoveel meer te doen. In het begin gebruikte ik mijn accountantskantoor maar één keer per kwartaal, terwijl ik de dagelijkse administratie deed. Elke maandag voerde ik mijn facturen in in mijn boekhoudprogramma. Ik kan nog steeds amper overweg met die software, overigens.

Als ik eraan terugdenk, kan ik amper geloven hoe naïef ik ben geweest. Ik ben geen boekhouder. Ik kan net tot tien tellen.

8. Mijn veranderingen doorvoeren

Uiteindelijk ben ik wel al deze dingen gaan doen.

Mijn barista vertrok en ik maakte van die gelegenheid gebruik om zijn opvolger minder uren te geven.

Inmiddels heb ik alleen nog personeel ingepland voor de weekenden. Het is een beetje rennen geblazen tijdens de lunchspits door de week, maar ik ben er nog, dus zo erg is het niet.

Mijn boekhouders hebben eindelijk opslag gekregen, dus mijn vrije dag is nu daadwerkelijk grotendeels vrij. Ik deed mijn telefoon uit en genoot gewoon van het leven. Een bizarre gewaarwording, maar een die snel went.

De wijzigingen aan mijn menu gaf ons weer wat media-aandacht, waardoor mijn zaak nieuw publiek bleef trekken.

Ik wilde graag het soort ondernemer zijn waar ik naar op kon kijken. Een hoeksteen van de samenleving die ook andere inspireert. Steeds als ik het zwaar had, probeerde ik te denken aan dat doel.

Wat heb ik ervan geleerd?

Wat heb ik van dit alles geleerd?

Dat ik had moeten beginnen met een duidelijker beeld van wat voor zaak ik wilde hebben. Daarbij weet ik nu dat er enorm veel werk moet gebeuren nog voor je je deuren opent, dus wees geduldig.

Ik had nog beter gebruik kunnen maken van mijn netwerk. Ik had connecties met bijna elke grote horeca-speler in de regio. Een berichtje op hun sociale media-tijdlijn is een kleine gunst en had een zoveel grotere doelgroep kunnen bereiken. Deze mensen zijn mijn vrienden en hadden me graag geholpen om succesvol te zijn.

Vanaf het begin had ik meer op mijn team moeten vertrouwen. Als ik meer van mijn taken uit handen had gegeven, was ik minder uitgeput geweest en waren zij meer betrokken bij het succes van de zaak.

Ik heb geleerd dat het inroosteren van een vriend voor 50 uur per week waarschijnlijk meer was voor de gezelligheid dan slim zakendoen. Mocht je dit lezen, Jos, ik mis je.

Het is beter om een duidelijke richting te kiezen voor je menu. Je kunt toch nooit iedereen gelukkig maken en zo bespaar je een hoop kosten.

Al meteen had ik mijn begroting en boekhouding beter moeten regelen. Professionals betalen om je financiën te regelen is altijd een goede investering.

Als laatste punt: het is nooit te laat om te veranderen. Mijn zaak draaide al bijna twee jaar voor ik de eerste grote veranderingen doorvoerde. En ja, een paar van mijn minder flexibele klanten mopperden en ik zat ermee dat ik het niet eerder had gedaan, maar ik was wel veel beter af.

Hopelijk heb je iets aan mijn advies en kun je jouw eigen koffiezaak beginnen met wat kennis die ik zelf graag van tevoren had willen hebben.

Een technologiepartner die met jouw jonge onderneming meegroeit

Het flexibele kassasysteem voor de horeca van Lightspeed en het bijbehorende beheersysteem groeien mee met de ontwikkeling van jouw bedrijf. Ga in gesprek met een van onze horecaexperts voor meer informatie.